توصیه هایی کاربردی برای مدیران (60) / کارهای خود را با وظایف سایرین عوض کنید

بدون هیچگونه شکی نمی توان فردی را یافت که صاحب تمامی مهارت ها باشد و بتواند هرکاری را به بهترین شکل و در کمترین زمان ممکن انجام دهد. همین امر هم منجر به تفاوت افراد در مهارت های شان می شود. برخی افراد در امور رایانه مهارت کافی دارند و برخی دیگر در زمینه بازاریابی و فروش از استعداد عجیبی برخوردار هستند.

دامنه مهارت ها خصوصا در فضای کسب و کار به قدری بالاست که ذکر تمامی آنها بسیار وقت گیر خواهد بود، اگرچه انجام تمامی کارها به تنهایی از خیلی جهات دارای اهمیت است با این حال فراموش نکنید که این امر اگرچه در گذشته امکانپذیر بود برای مثال فردی یک واحد فروش را خود به تنهایی اداره کند و به امور آن بپردازد، با این حال در فضای کسب و کار حال حاضر که به شدت رقابتی شده است، انجام چندین کار توسط یک فرد بسیار زمانبر خواهد بود و همین امر باعث می شود شرکت از سایر رقبای خود عقب بماند و نتواند فرصت های پیش روی خود را از دست بدهد.

به همین خاطر است که شرکت ها همواره کارها را بین کارکنان خود تقسیم می کنند تا بتوانند آنها را در سرعت مناسب به پایان رسانند. برای مثال ممکن است یک فرد بتواند چندین وظیفه را در شرکت عهده دار شود و این امر از لحاظ صرفه جویی در هزینه ها بسیار باارزش است.

با این حال همان طور که گفته شد وی اگرچه قادر به انجام چندین وظیفه خواهد بود، اما با توجه به این نکته که وی در ابتدا باید وظیفه اصلی خود را به اتمام رساند سپس به سراغ سایر کارهای محول شده برود، انجام آنها با کندی محسوسی مواجه خواهد شد که این امر به علت وقت گیر بودن ابدا مقرون به صرفه نیست.

همین امر باعث می شود اهمیت همکاری و تعامل کارکنان با یکدیگر بالا برود. درواقع صمیمیت و در ارتباط بودن کارکنان مقوله ای بسیار مهم است که منجر به انجام بهتر و سریع تر کارها خواهد شد.

ایده

عوض کردن کارها در محیط کاری با یکدیگر کاری هوشمندانه محسوب می شود. با این حال نحوه انجام آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. برای مثال هرگز نباید در ازای کاری که تنها یک روز از وقت کاری را به خود اختصاص خواهد داد، کاری را قبول کنید که حتی تا یک هفته شما را درگیر کند. برای جلوگیری از وقوع چنین مواردی بهتر است سطح روابط خود را با سایر همکاران تان افزایش دهید، با این کار راحت تر می توانید اقدام به تعویض وظایف کنید.

با توجه به دوستی ای که بین شما و همکارتان برقرار است با خیال راحت تری می توانید نسبت به عادلانه بودن کاری که مبادله کرده اید، اطمینان داشته باشید. البته در این اقدام تنها لازم نیست که فردی از همکاران خود را انتخاب کنید. برای مثال ممکن است فردی وظیفه ای را عهده دار شود که نمی تواند در زمان مشخص شده و با کیفیت مدنظر به اتمام رساند، در این بین فرد مناسبی را نیز جهت مبادله کارها پیدا نمی کند. تحت این شرایط توصیه می شود وی فردی را در بیرون از محیط کاری جهت انجام آن بیابد.

البته باید توجه داشت که اگر کاری که قرار است انجام شود محرمانه است و جزو اسرار شرکت محسوب می شود، بهتر است وظیفه  را به فردی خارج از شرکت محول نکنید و اگر چاره دیگری نیست فردی را بیابید که از هر نظر به وی اعتماد زیادی دارید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- مبادله امری است که در هر زمینه ای می تواند به کار گرفته شود و مثال های فوق تنها جهت آشنایی با این شیوه کاری است. این اقدام در زمینه مدیریت زمان از اهمیت بالایی برخوردار بوده و در صورتی که با هوشیاری صورت گیرد، نتایج فوق العاده ای درپی خواهد داشت.

- تمامی وظایف را هرچقدر هم که سخت باشند، نباید به شخص دیگری سپرد. برخی وظایفی که به افراد داده می شود تجربه کاری فوق العاده ای محسوب می شود و با این کار شما یک فرصت مناسب جهت ارتقای سطح کاری و افزایش توانایی های تان را از دست خواهید داد. بهتر است اگر زمان در اختیار داده شده کم است و وظیفه نیز کاری با ارزش و مهم است مستقیما با مدیر خود راجع به افزایش زمان انجام آن صحبت کنید.