پیشنهادهایی برای مدیریت واحد حسابداری / چگونه مدیران را از اوضاع مالی شرکت مطلع کنیم؟

در سازمان ها رسم بر آن است که ماحصل کار حسابداری در قالب گزارشات مالی در اختیار مدیریت و استفاده کنندگان قرار می گیرد. گزارشات مالی درقالب صورت های مالی تهیه و ارائه می شود. تجزیه و تحلیل و روشن کردن موقعیت مالی شرکت و آینده مالی برعهده مدیریت مالی مجموعه است.

بنابراین یکی از مهارت های مورد نیاز حسابداران و مدیران مالی علاوه بر تسلط بر صورت های مالی، تجزیه و تحلیل گزارش ها و تسلط بر نحوه ارائه گزارش به مدیریت است.

تعریف گزارش نویسی

گزارش نویسی عبارت است از به تحریر در آوردن اخبار، اطلاعات، حقایق، علل مسائل و رویدادها و تجزیه و تحلیل منطقی و متوالی آنها، برای رسیدن به راه حل های صحیح که همراه با اختصار و روشنی تدوین شده و بر دو اصل «ساده نویسی» و «سالم نویسی» استوار باشد. در این تعریف به خودی خود اجزای یک گزارش نیز ذکر شده است.

در واقع گزارش نویسی فنی است که با آگاهی از این فن، مطالب هر موضوعی را می توان طوری طبقه بندی کرد و نظم بخشید که هدف موردنظر را در کوتاه ترین زمان و با ساده ترین کلام به دست آورد.

فایده گزارش نویسی

فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است و مهم این است که نویسنده گزارش قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم کند.

خواننده گزارش کیست؟

قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، براساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.

دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات و تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و اینکه آیا او خود تصمیم می گیرد یا آنکه گزارش را برای اظهارنظر به نزد دیگران ارسال می دارد، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است زیرا با آگاهی از مسائل فوق می توانید گزارش خود را به شکلی تهیه کنید که رسیدن به هدف را سریع تر و مطمئن تر کند.

مراحل چهارگانه گزارش نویسی

به منظور اجتناب از نارسایی گزارش و انتقال صحیح افکار و اطلاعات به خواننده، در تهیه و تدوین هرگونه گزارشی باید چهار مرحله زیر را رعایت کرد:

1- مرحله تهیه و تدارک

2- مرحله طرح ربط منطقی مطالب

3- مرحله نگارش

4- مرحله تجدیدنظر و اصلاح.

مرحله اول: تهیه و تدارک

قبل از آنکه نوشتن را آغاز کنیم باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم، هدف را بیابیم و بدانیم که خواننده گزارش ما کیست و چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری می کند و چه اطلاعاتی باید به او داد تا در نتیجه گیری نهایی سودمند باشد.

مرحله دوم: طرح ربط منطقی مطالب (ترتیب)

اغلب اتفاق می افتد که گزارش بسیار ساده است و احتیاج به تهیه افکار و طرح ربط منطقی ندارد ولی باید دانست که بیشتر گزارش های اداری، فنی، اجتماعی و فرهنگی به ترتیب منطقی نیاز دارند.

البته پس از آشنایی کامل با فن گزارش نویسی و آیین نگارش و کسب مهارت در تنظیم گزار ش ها، این کار به صورت عادت در خواهد آمد، به این معنی که نویسندگان گزارش ها، آنچنان نظم فکری پیدا می کنند که توالی منطقی مطالب را به صورت ذهنی رعایت می کنند.

نکته مهم

مرحله اول گزارش نویسی (تهیه و تدارک) و مرحله دوم (ربط منطقی مطالب) پیوند ناگسستنی با هم دارند یعنی مرحله اول، مرحله جمع آوری و مرحله دوم، مرحله ترتیب و توالی منطقی است و این دو مرحله که مراحل دقت و تمرکز فکر هستند، روی هم موجب تکوین گزارش می شوند. به عبارت دیگر پایه و اساس گزارش را تشکیل می دهند و با تحقق این مرحله آماده خواهید شد که گزارش خود را با اطمینان خاطر روی صفحه کاغذ بیاورید.

موفقیت هر گزارشی بستگی به نحوه طرح ریزی آن دارد، بنابراین طرح هر گزارش، باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد:

الف-کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.

ب- نظم منطقی مطالب را براساس رعایت تقدم و تاخر و طبقه بندی صحیح به دست دهد.

ج- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد.

د- برای هرکسی حتی اگر با جزییات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد در مراجعات بعدی قابل قبول بوده و دچار سوءتعبیر نشود.

مرحله سوم: نگارش

خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، مایه نگارش است و نگارش خوب به سرمایه های علمی، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد. گزارش اثربخش گزارشی است که علاوه بر شیوایی سخن، به نکات اساسی زیر توجه کند:

الف- فکر کردن قبل از نوشتن

ب- توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی

پ – در نظر گرفتن خواننده

ت- آگاهی به نکات دستوری و جمله بندی در حد لزوم

ث- ترجیح ساده نویسی به پیچیده نویسی

ج – پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن

چ – به کار بردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخص دارند

ح – بیان حقایق، بی آنکه قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم

خ- دانستن فن گزارش نویسی.

فکر نویسنده (گزارشگر) قبل از هر چیز باید متوجه هدف موضوعی باشد که درباره آن باید گزارش تهیه کند، چراکه هدف، هم آغاز حرکت است و هم پایان آن و اگر موضوع را فراموش کند، قادر به ابلاغ پیام خویش نخواهد بود.

نباید فراموش کرد هر جمله گزارش باید حامل پیام باشد و زمانی این مقصود حاصل می شود که روحِ هدف و موضوع در کالبد جمله ها و بندها نفوذ کرده باشد.

نوشته شما چه یک گزارش ساده باشد چه یک گزارش پیچیده، در هر دو صورت باید هدف و مقصودی داشته باشد و قبل از آغاز کار باید دید، نوشته شما برای رساندن کدامیک از هدف های زیر است:

- برانگیختن علاقه خواننده.

- اثر گذاشتن روی حالات روحی او.

- دادن پاره ای اطلاعات.

- حل و فصل یک مسئله پیچیده یا ساده.

- اعلام نتیجه یک مأموریت فردی یا گروهی.

- اعلام نتیجه یک تحقیق علمی، اقتصادی، اجتماعی و...

- ارزیابی به وسیله خواننده، صدور حکم نهایی توسط او.

نویسنده نباید اجازه دهد که خواننده در طول گزارش؛ یعنی مقدمه، متن و نتیجه یا پیشنهاد دچار سردرگمی و آشفتگی شود و از همان آغاز باید به وی درباره گزارش، یک نظر کلی داده شود و معمولا نویسنده، این وظیفه را در مقدمه گزارش انجام می دهد.

وظیفه مقدمه آن است که خواننده را بدون آنکه دچار سردرگمی کند، در جریان فکر و هدف نویسنده قرار دهد و او را آماده سازد تا پیام نویسنده را به روشنی دریافت کند.

هر مقدمه دارای سه وظیفه اصلی است:

الف- روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده

ب- مشخص کردن هدف نویسنده از نوشتن گزارش

ج- به دست دادن طرح و نقشه ارائه مطلب.

مرحله چهارم: تجدیدنظر و اصلاح گزارش

پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجدید نظر شود و با مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جای خود درج شود یا آنچه زائد بر اصل است، حذف شود.

اگر تجدید نظر با دقت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد.

علمای فن، انجام دادن سه کار را در مرحله تجدیدنظر توصیه می کنند:

الف- گزارش را به یکی از همکاران بدهیم تا او بخواند و از زاویه دید خود مفهوم آن را بازگو کند و چنانچه در انتقال فکر، مانعی یا نقصی مشاهده شد، بتوانیم آن را جبران کنیم

ب-گزارش را بلند بخوانیم تا از راه گوش و چشم، معایب و کمبودها مشخص و سپس برطرف شود

ج- گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی ها و مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم.

تجدید نظر نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب می شود. در این مرحله است که شخص آنچه را که می خواسته بگوید، می بیند نه آنچه را که نوشته است.

کافی است در تجدید نظر، خود را به جای خواننده قرار دهیم و از دریچه چشم او به موضوع بنگریم.

برای اطمینان بیشتر، بهتر است که نوشته خود را به دیگری بدهیم، او بخواند، سپس سؤالات زیر را با توجه به ادراکی که از نوشته کرده، پاسخ گوید:

- آیا مفهوم نوشته روشن است؟

- آیا نظم و ترتیب کلی نوشته درست است؟

- آیا عنوان گزارش، فهرست مطالب، مقدمه و خلاصه با هم هماهنگ هستند؟

- آیا کلمات خوب، انتخاب شده اند؟

- آیا نکات مهم مورد تأکید قرار گرفته است؟

- آیا جمله بندی صحیح است؟

- آیا فکر به آسانی از یک مطلب به مطلب دیگر منتقل شده است؟

- آیا اجزای اصلی و فرعی، درست و منطقی انتخاب شده است؟

- آیا مثال ها و نمونه ها کافی است؟

- آیا پاراگراف ها با هم همبستگی لازم را دارند؟

- اگر به زیرنویس یا ضمائم گزارش اشاره شده، آیا زیرنویس یا ضمائم روشن، گویا و قابل فهم است؟

- آیا هدف گزارش به خوبی درک می شود؟