توصیه هایی کاربردی برای مدیران (81) / نحوه تصمیم گیری در برابر مشکلات را به سایرین آموزش دهید

این بخش می تواند پرکاربردترین قسمت برای مدیران باشد. بدون شک هر مدیری از مشغله کاری بالایی برخوردار است و همین امر باعث می شود آنان فرصت زیادی برای تعامل با سایر افراد حاضر در شرکت نداشته باشند. با این حال همواره پیش آمده که افراد وارد دفتر مدیر شده و از وی در انجام کارها مشورت یا کمک بخواهند.

برای مثال ممکن است شرکتی با مشکل مواجه شود و مسئول آن بخش فورا به دفتر مدیر مراجعه کند. حال اگر بخواهد از اول توضیح دهد که دقیقا چه شده است و چرا این اتفاق رخ داده، زمان زیادی از دست خواهد رفت. اگرچه مشورت گرفتن یا درخواست کمک از مدیر چندان بد نیست و بیانگر آن است که تمامی بخش ها به تصمیمات مدیر شرکت اطمینان زیادی دارند اما برای همه موارد نباید وقت مدیر را گرفت. به همین خاطر لازم است به فکر راه حلی برای آن باشید.

ایده

اغلب از خود مدیران شنیده می شود که صبح تا عصر مشغول امور بوده و با این حال نمی توانند به همه مسائل سازمان و اداره تحت امر خود رسیدگی کنند. همچنین کارکنان سازمان به دلیل عدم سهولت دیدار وی، آزرده خاطرند. افراد متفرقه یا ارباب رجوع هم با دیدن تابلوی نصب شده در دفتر منشی مدیران مبنی بر پذیرش آنان در روزهای به خصوص، احساس خوشایندی ندارند.

برخی مدیران اظهار می کنند که گرفتاری آنها بیش از اندازه است و باید به همه چیز، خودشان رسیدگی کنند تا از گردش کار مطمئن شوند. برخی از آنها کیفی پر از پرونده های اداری و میز کاری مملو از نامه ها و پوشه های اداری دارند.

به طور خلاصه مسئله از این قرار است که اغلب مدیران مشغله بیش از اندازه ای دارند، بنابراین هم خود از وضعیت خود ناراضی هستند و هم کارکنان، مراجعه کنندگان و حتی خانواده های آنان. با این اوصاف به احتمال زیاد می توان نتیجه گرفت که کارایی آنان هم ضعیف است چون با این همه مشغله، مشکل است بتوان کار مشخصی را به طور تمام و کمال به پایان رساند. با این حال آیا لازم است همه کارها را مدیران به تنهایی انجام دهند؟

این امر درواقع پرسشی است که لازم است به آن پاسخ داده شود. با توجه به این مسئله که حجم کاری مدیران به قدر کافی بالاست به همین خاطر لازم است از مواردی که به این حجم می افزاید جلوگیری شود. یکی از این موارد میزان مراجعه زیاد به مدیران است.

بدون شک هرشرکتی با مشکلات ریز و درشتی در بخش های مختلف مواجه خواهد شد که ضرورتی ندارد همگی آنها در همان لحظه به مدیر گزارش شود و بهتر است مسئول آن بخش خود فکری برای رسیدگی به آن کند و در فرصت مناسب و تصمیم خود را برای مقابله با آن مشکل گزارش دهد. با این حال لازم است مدیران جلسات آموزشی  را برای نحوه رویارویی با مشکلات برای مدیران هر بخش ترتیب دهند تا از تصمیمات اشتباه و نادرست آنان جلوگیری شود. اما مدیرانی که بیش از اندازه مشغله دارند به احتمال زیاد مدیرانی هستند که:

1- مایلند اکثر تصمیمات را خود اتخاذ کنند و بقیه تصمیمات نیز با اطلاع و مطابق سلیقه آنان انجام شود.

2- خودشان را نسبت به همه کارکنان لایق تر و کاردان تر می پندارند، از این رو تصور می کنند با دخالت در هر کاری، تاثیر مثبتی بر جای می گذارند.

3- برداشت صحیحی از نظارت و کنترل نداشته و آن را صرفا به حساب کشیدن از کارکنان یا اطلاع از نحوه انجام وظیفه آنها می پندارند. به عنوان مثال مدیری که طی بخشنامه ای از کلیه واحدها می خواهد نسخه  همه مکاتبات خود را جهت اطلاع به وی ارسال کنند، به خیال خود درصدد کنترل آنهاست در حالی که پس از اندک مدتی در داخل کوهی از نامه ها گرفتار خواهد شد و علاوه بر آن، قسمت ها را نیز نسبت به خود بدبین خواهد کرد.

4- مدیران دیگری را برای پذیرش مسئولیت تربیت نکرده اند و بنابراین تعداد افراد شایسته و با صلاحیت به ویژه از دیدگاه مدیران این سازمان ها کم هستند.

آنچه در عمل باید انجام دهید

همواره پرمشغله بودن یک ویژگی مثبت برای مدیران محسوب نمی شود. لازم است به سایرین نیز اطمینان داشته باشید و فرصت را برای بروز توانایی های شان ایجاد کنید.