توصیه هایی کاربردی برای مدیران (80) / موضوع روشن تر - جلسه کوتاه تر

واقعیت این است که بسیاری از جلسات بدون دستور کار مشخصی برگزار می شوند و همین امر باعث می شود تا عملا وقت حاضران گرفته شود. در این گونه مواقع روند جلسه به شکلی خواهد بود که در رابطه با موضوعاتی که ضروری است، صحبتی به میان نمی آید. همین به درازا کشیده شدن مکرر جلسات باعث می شود تا ماهیت آن دچار لطمه شود و دیگر به مانند روزهای اول از آن استقبال به عمل نیاید.

میزان انحراف جلسه از دستور کار خود امری است که از آن تحت عنوان آفت یاد می شود. بدون شک افراد بنابر دلایل مشخصی گرد هم می آیند و می خواهند محور اصلی صحبت ها مشخص باشد تا به بیراهه نروند. در همین راستا لازم است تا موضوع جلسه کاملا روشن باشد.

با این کار احتمال اینکه از مسیر اصلی گفت و گو ها منحرف شوید، به شدت کاهش خواهد یافت و قادر خواهید بود تا از به درازا کشیدن آن جلوگیری کنید. با این اقدام حتی می توانید جلسه را زودتر از زمان تعیین شده به پایان برسانید که این خود گامی موثر در راستای مدیریت زمان است.

ایده

نخستین پرسشی که لازم است قبل از تشکیل یا شرکت در جلسه به آن بیندیشید این امر است که آیا مقصود روشن و مهمی برای تشکیل جلسه وجود دارد یا خیر.

نکته دیگری که باید نسبت به آن توجه شود این است که نباید جلسات را صرفا چون همواره در زمانی خاص مثلا شنبه ها تشکیل شده، حتما باید در آن روز برگزار شود. تحت شرایطی که موضوع مهمی برای بحث وجود ندارد، لازم است تا جلسه تشکیل نشود زیرا با تشکیل جلسه همگان باید از زمان کاری خود برای شرکت در آن بزنند. این اتفاق خصوصا اگر جلسه مفید نباشد بسیار برای شرکت مضر خواهد بود و اقدامی مضر در راستای مدیریت زمان محسوب می شود.

در راستای مشخص ساختن موضوع جلسه بد نیست نگاهی به انواع جلسات رایج بیندازیم:

1-جلسه حل مسئله: این گونه جلسات زمانی خوب جواب می دهند که مشکلی وجود داشته باشد و تمایل به تغییر آن در همگان دیده شود.

2-جلسه تصمیم گیری: جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مشکل است و الزاما تصمیم گیری نیست. در حالی که در یک جلسه تصمیم گیری فشار برای تصمیم گیری نهایی است. در این دسته از جلسات یا مدیران از قبل تصمیمات را اتخاذ کرده اند و حاضران بیشتر نقش شنونده را دارند یا همگان در روند تصمیم گیری مشارکت دارند.

 3- جلسه گزارش دهی و اطلاع رسانی: هدف مدیران از برگزاری چنین جلساتی، برقراری اعتماد و حصول اطمینان از انجام کارهاست. در این گونه جلسات تاکید و محوریت اصلی در خبر رسانی است.

 4-جلسه ارزشیابی: این جلسات برای تمامی حاضران از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است چراکه فرصت مشارکت و گوش دادن به نظریات تک تک افراد حاضر در جلسه را پیدا خواهند کرد. موردی که ممکن است در سایر جلسات رخ ندهد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- جلوگیری از مطرح شدن موارد جانبی و بی ارتباط با جلسه همچنین قاطع بودن در مورد جدول زمانی دستور کار از اقداماتی است که برگزار کنندگان هر جلسه ای باید روی آن تاکید داشته باشند.

- یکی از اقداماتی که در اکثر جلسات رخ می دهد و زمان زیادی را می گیرد، پخش کردن آمارها و اطلاعات و به طور کل تمامی موارد مرتبط با جلسه است. برای این کار بهتر است قبل از ورود حاضران جلسه این اقدامات صورت گیرد. با این کار دیگر نه تنها وقت افراد گرفته نخواهد شد بلکه منجر به حواس پرتی آنان نیز نمی شود.

- در رابطه با دستور جلسه لازم است تا نکاتی را مورد بررسی قرار دهید: 1- دقیقا مباحث موردنظر مطرح شود و در صورتی که زمان اضافه ای در اختیار داشتید می توانید راجع به سایر موضوعات نیز به گفت و گو بپردازید.

2- اهداف جلسه باید صریح، روشن و واضح بیان شود. 3

- در صورت امکان زمان بررسی هرکدام روشن شود.

4- با توجه به زمان جلسه، تعداد اهداف تعیین شود. اگرچه بهتر است تا جلسه به درازا نکشد اما این امر به آن معنا نیست در صورتی که حجم مطالبی که باید در رابطه با آنها صحبت شود زیاد است، ادامه آن را به جلسه ای دیگر موکول نکنید.

5- زمان برگزاری جلسات بهتر است زمانی باشد که همگان بتوانند در آن حضور یابند.