توصیه هایی کاربردی برای مدیران (77) / شفاف سازی کنید

همواره شاهد این امر بوده اید که برخی شرکت ها (حتی شرکت های بزرگ و با ریشه) دچار بحران می شوند و خیلی زود از مسیر پیشرفت عقب می مانند و از دور رقابت با سایرین کنار گذاشته می شوند. اگر از مدیران این گونه شرکت ها علت را جویا شوید یک پاسخ بین تمامی آنها مشترک خواهد بود. در واقع همه آنها بر این باور هستند که کاری را باید انجام می دادند که ندادند یا برعکس کاری نباید انجام می شد که متاسفانه صورت گرفته است. با این حال چه امری موجب غفلت آنان یا انتخاب اشتباه شده است.

مطرح کردن این سوال که چه باید می کردند و چرا برخی اقدامات را انجام داده اند پرسشی است که بعدها باید به آن پاسخ داده شود. به هر دلیل شرکت دچار مشکل شده است و تحت این شرایط تنها موردی که باید ذهن شما را به خود مشغول سازد، نحوه مدیریت آن است.

درواقع شما باید خیلی زود مشکل را شناسایی کرده و در صدد برطرف ساختن آن گام بردارید و سپس برنامه ریزی درستی را اعمال کنید تا عقب ماندگی شرکت جبران شود. با این حال بهتر است قبل از وقوع یک بحران از آن جلوگیری کنید. یکی از کارهایی که هر شرکت باید انجام دهد شفاف سازی است.

درواقع یک مدیر باید از تمامی بخش ها و اتفاقات آن آگاه باشد تا در صورتی که نقصی در بخشی وجود دارد سریعا برطرف شود. همچنین نحوه عملکرد افراد مهم در شرکت نیز باید برای بالاترین نهاد شرکت کاملا روشن باشد. مواردی پیش آمده است که فردی در شرکت به فکر خرابکاری باشد و به این علت که مدیر در وظایف وی چندان دخالتی نمی کند و نسبت به کارهای وی آگاه نیست عملا شرکت خود را از دست می دهد. با این حال این شفاف سازی به چه شکل باید صورت گیرد؟

ایده

در راستای شفاف سازی امور لازم است در ابتدا تمامی بخش های شرکت و افراد مهم هر بخش را مشخص سازید. با این کار شما دقیقا می دانید که باید از چه بخش هایی توقع شفاف سازی را داشته باشید. در مرحله بعد باید یک سیستم نظارت برای خود تعیین کنید. در این امر هر مدیری باید با توجه به شرایط خاص خود عمل کند.

با این حال توصیه می شود سیستم به طریق گرفتن گزارش های مرتب از تمامی بخش ها و اطلاع یافتن از درستی آنان باشد. همچنین نباید از اهمیت دوربین های مدار بسته غافل شد. هر مدیری در دفتر خود باید تلویزیونی داشته باشد که به وسیله آن بتواند تمامی بخش های شرکت را مشاهده کند.

این امر نیز بهتر است به صورت روزانه انجام شود اما نباید مقدار آن به قدری طولانی باشد زمان زیادی را از مدیر بگیرد. همچنین در این امر بهتر است که زمان بازدید هر چندوقت یکبار تغییر کند با این کار شما می توانید نظارت کامل تری را صورت دهید. یکی از اقدامات دیگری که لازم است صورت گیرد شفافیت مالی است.

 یک مدیر کاملا باید از میزان دخل و خرج شرکت خود آگاهی داشته باشد. البته صرف آگاهی به میزان آن کافی نیست و باید دقیقا بدانید که چرا هر تغییر مالی رخ داده است. در این امر تنها به دریافت رسید اکتفا نکنید و همواره قیمت ها را پیگیری کنید. یکی دیگر از شفافیت هایی که باید مورد توجه قرار بگیرد وضعیت روابط کارکنان با یکدیگر است.

این امر اگرچه کمی بی ربط با موضوع به نظر می رسد اما کاملا ضروری است زیرا اگر دو کارمند باهم مشکل داشته باشند، در صدد ضربه زدن به یکدیگر گام خواهند برداشت که این به ضرر شرکت است. به همین خاطر لازم است فضایی را مهیا سازید که هر کارمند حرف خود را خیلی راحت بتواند بیان کند و حتی در بین کارمندان فردی را تعیین کنید که اتفاقات را به شما گزارش دهد.

توجه داشته باشید که شفافیت در هر سطحی باید صورت گیرد و به همین خاطر عملکرد همین افراد نیز باید به طور مرتب مورد بررسی و پیگیری قرار گیرد تا از درستی گزارش های آنان اطمینان حاصل کنید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- نگران این نباشید که کارمندان اقدامات را بی اعتمادی شما نسبت به خودشان تلقی کنند. این امر کاری ضروری برای شرکت است و هرکسی که کار خود را به درستی انجام می دهد نباید نگران آن باشد.

- فرصت شانس مجدد را به افراد خطاکار بدهید اما در این شرایط لازم است میزان نظارت نسبت به آنان افزایش یابد.