توصیه هایی کاربردی برای مدیران (87) / زمان بندی جلسات

زمان بندی انجام هرکاری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. درواقع شما باید در راستای مدیریت زمان مشخص کنید که هرکاری در چه موقعی باید انجام شود. البته صرفا دانستن این امر مهم نیست و شما باید دقیقا بدانید که چه زمانی مناسب ترین برای شروع هرکاری است. با آگاهی نسبت به این موضوع خیلی زود حس خواهید کرد که تعادل فوق العاده ای بین کارهای تان صورت گرفته است و تحت این شرایط خیلی زود پیشرفت خواهید کرد.

درواقع موفقیت چیزی جز انجام کار صحیح، به شیوه درست و در زمان مناسب نیست و اگر هر سه این موارد را رعایت کنید بدون شک در هر کسب و کاری موفق خواهید بود. یکی از مواردی که باید همواره مورد بررسی قرار گیرد، زمان بندی جلسات است. به هر دلیلی افراد مجبور به ایجاد یا شرکت در جلسه ای هستند با این حال بهترین زمان برای این کار چه وقتی است؟

ایده

 امروزه  عواملی  چون  بزرگ  شدن  سازمان ها، پیچیدگی  ساختار و فعالیت های  آنها، افزایش  متغیرهای  محیطی  تاثیرگذار و... مدیران  را برای  انجام  بهتر وظایف  و اداره  موثر سازمان ناگزیر كرده  از سایر اعضا كمك  بگیرند. به این  منظور، مدیران  معمولا  جلساتی  را تشكیل  می دهند و با همفكری  و تعامل  در مورد موضوع های  مطرح  شده  به  تبادل  اطلاعات  می پردازند یا تصمیماتی  را به صورت گروهی  اتخاذ می كنند.

تشكیل  جلسات  نه  تنها منجر به  تبادل  اطلاعات  و اتخاذ تصمیمات  مطلوب  می شود بلكه  تا اندازه  زیادی  به  بهبود ارتباطات  و درك  متقابل  واحدها از همدیگر نیز كمك  می كند. البته  موارد مذكور در صورتی  صادق  است  كه  جلسات  نیز همانند سایر فعالیت های  سازمانی  از مدیریت  مناسب  برخوردار باشد وگرنه  تشكیل  جلسات  نه  تنها به  بهبود كارایی  و كارآمدی  سازمان  كمك  نخواهدكرد بلكه  به عنوان  یك  غده  سرطانی  موجب  اتلاف  منابع  و ایجاد تضادهای  درون  سازمانی  خواهد شد. جلسات  بی حاصل  احتمالا  بزرگ ترین  عامل  اتلاف  وقت  در موسسات  دولتی  و بازرگانی  است.

نتایج  یك  بررسی  كه  در مجله  وال استریت  به  چاپ  رسیده  است، نشان  می دهد كه  در نقاط  مختلف  جهان، مدیران  عالی  و میانی  سازمان ها به طور متوسط  در هفته  حداقل  17ساعت  از وقت  خود را در جلسات  سپری  می كنند.

این  در حالی  است  كه  آنها اظهار می كنند تنها 56درصد از جلساتی  كه  در آن  حضور داشتند مفید بوده  و بیش  از 25درصد جلسات  غیرضروری  بوده  و می توانست  از طریق  مكالمه  تلفنی  یا ارسال  یك  یادداشت   انجام  گیرد.

باتوجه  به  این  آمار و ارقام  می توان  اظهار كرد كه  اگر جلسات  زائد در سازمان ها حذف  شود، حداقل  25درصد از زمانی  كه  صرف  جلسات  می شود كاهش  می یابد و همچنین  می توان  با مدیریت  اثربخش  بقیه  جلسات ، میزان زیادی از زمان  صرف  شده  در جلسات  را كاهش  داد.

در نتیجه  با برگزاری  جلسات  اثربخش  می توان  زمان  صرف  شده  توسط  مدیران  در جلسات  را از 17 ساعت  در هفته  به  10 ساعت  كاهش  داد. جلسات  بخش  ناگزیری  از محیط های  كاری  مدرن  است  ولی  برگزاری  آنها باید ضروری  تشخیص  داده  شود و مفید باشد در غیر این  صورت  به  هیچ وجه  نباید جلسه  تشكیل  شود.

با این حال ممکن است شما بهترین زمان را برای برگزاری جلسه انتخاب کنید اما بازهم نکاتی وجود دارد که در صورت رعایت نکردن منجر به عدم موفقیت شما خواهد شد. خارج شدن از بحث اصلی جلسه، آمادگی ضعیف، رسانبودن صدای سخنران، پرحرفی شرکت کنندگان، طولانی بودن مدت جلسه و نبود امکان مشارکت حاضران در روند جلسه همگی از نکاتی هستند که می تواند منجر به بی نتیجه ماندن جلسه شود.

به همین خاطر نه تنها زمان جلسات بسیار مهم است بلکه نحوه مدیریت آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- زمان بندی جلسه تنها به این معنا نیست که بهترین وقت ممکن را برای برگزاری آن انتخاب کنید بلکه باید در طول برگزاری جلسه تقسیم بندی های زمانی مناسب را ایجاد کرده تا در نهایت به تمامی مواردی که قصد بیان آن را دارید برسید.

- اگر زمان جلسه طولانی است زمانی را برای استراحت به حاضران اختصاص دهید تا این طولانی بودن منجر به کلافگی حاضران نشود.

- در ابتدا مسائل کم اهمیت را مطرح کنید تا ذهن ها برای گفتن مطالب اصلی آماده شود.

- حتما جلسه را در زمانی که ذکر کردید به پایان رسانید. عدم انجام این کار نوعی بی احترامی به حاضران محسوب می شود.