توصیه هایی کاربردی برای مدیران (85) / روش صحیح

استفاده موثر از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه کار و زندگی است. در محیط کسب و کار با توجه به فضای رقابتی نحوه استفاده از زمان بسیار مهم است.

این امر به قدری مهم است که به یکی از مهم ترین وجه تمایز شرکت های موفق نسبت به سایرین تبدیل شده است. شاید در امر مدیریت زمان در محیط کار هیچ چیز به اندازه اولویت بندی تاثیر نداشته باشد. با این کار شما دقیقا می دانید که چه کاری را در چه زمانی باید به اتمام رسانید و دیگر دچار سردرگمی نخواهید بود.

با این حال یکی از گام های اساسی در راستای مدیریت زمان انتخاب نحوه صحیح انجام کارهاست. برای مثال ممکن است کاری را ظرف دو ساعت به پایان رسانید در حالی که اگر با شیوه متفاوت آن را انجام می دادید، نهایت نیم ساعت از وقت شمار را درگیر می ساخت.

به همین خاطر دانستن این امر که هرکاری را بهتر است به چه روشی انجام داد، از ضروریات مهم قبل از اقدام به انجام هرکاری است. بدون شک برای به اتمام رساندن هرکاری روش های زیادی وجود دارد که هرکدام مزایا و معایب خود را دارد و صرف کوتاه مدت ترین روش همواره به معنای بهترین روش موجود نیست.

در شرایطی ممکن است یک روش نسبت به سایرین زمان کمتری را از شما بگیرد اما هزینه بالایی داشته باشد و به همین خاطر باوجود مزیت بزرگی که دارد، گزینه ایده آلی نخواهد بود. بنابراین لازم است تا روش مناسب را با توجه به امکانات و شرایط محیط کار و شرکت خود برگزینید.

ایده

زندگی و کار در محیط اداری، نیازمند رعایت نکات خاص و ظریفی در ارتباط با کار و همکاران است که عدم رعایت و توجه به آنها شما یا سایرین را دچار مشکل خواهد ساخت.

این امر یک واقعیت است که افراد ممکن است با انجام کار خود به شیوه یک روش خاص راحت تر باشند. هرچند که این روش بهترین روش موجود نباشد، اما به دلیل راحتی و مهارتی که در انجام کار خود با این روش دارند، بدون شک بهترین روش برای آنان همین مورد خواهد بود زیرا یک روش جدید زمان می خواهد تا فرد به آن عادت کند و در صورتی که فرد روشی را در اختیار دارد که به وسیله آن کارها با سرعت خوبی به اتمام می رسند، دیگر ضرورتی برای عوض کردن آن وجود ندارد.

در برخی شرایط ممکن است همه روش های موجود آنگونه که می خواهید شما را قانع نکند. در این گونه مواقع لازم است برای خود روشی جدید بسازید. این امر اقدامی است که در صورتی که به خوبی ساخته و پرداخته شود، نتایج دور از تصوری در پی خواهد داشت. در این راستا لازم است در ابتدا مشخص سازید که چه کاری را می خواهید انجام دهید و چه امکانات و توانایی هایی در اختیار دارید.

حال لازم است چند روش رایج را انتخاب کرده و دلایل ایده آل نبودن هریک را یادداشت کنید. حال می توانید با بررسی تمامی موضوع ها به جمع بندی خوبی برسید و روشی را ایجاد کنید که به مانند یک پیراهن دست دوز کاملا مناسب شماست.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- ایجاد روش مخصوص به خود امری است که نیاز به بررسی مجدد و تقویت آن دارد. این امر به آن معناست که همواره باید روش خود را بررسی کنید تا نسبت به مفید بودن آن اطمینان حاصل کنید. این یک واقعیت است که هر روشی خصوصا روش های نوپا ایرادات و نقص هایی داشته باشند. به همین خاطر لازم است آنان را همواره تکمیل کنید تا به روشی کامل تر تبدیل شوند.

- روش های جدید را همواره مطالعه کنید. این امر کمک شایانی به شما در راستای تقویت روش ابداعی خواهد کرد.

- همواره لازم نیست روشی جدید ایجاد کنید، می توانید روش های دیگر را که تصور می کنید می تواند مفید باشد، برای مدتی محدود امتحان کنید و در صورتی که مناسب بودند و با آن احساس راحتی کردید، انتخاب کنید.

- اگر در یک روش مواردی وجود دارد که برای شما مشکل است می توانید آن را تغییر دهید. اگرچه با این کار روش متفاوت خواهد شد اما ماهیت آن تغییری نخواهد کرد. شما تنها تغییرات کوچکی در آن اعمال کرده اید تا سازگاری بهتری با محیط کاری شما داشته باشد. به همین خاطر نباید نگران عدم نتیجه گرفتن از آن باشید.

- برخی روش ها اگرچه قبلا مفید بودند اما با گذشت زمان دیگر تاثیر اولیه را ندارد و به همین خاطر لازم است تا جایگزین شوند.