دلایل عدم بهبود جلسات چیست؟

همه می دانیم که برگزاری جلسه گاهی اوقات فقط هدر دادن زمان ارزشمند است. در این راه پیشنهادهای زیادی به شما می شود که بعضی از آنها را عملی کرده و بعضی را پشت گوش می اندازید.

اما چرا باید این تصور وجود داشته باشد که برگزاری جلسه تنها هدر دادن زمان است و کارمندانتان از برگزاری جلسه شاکی هستند و چرا توصیه هایی که در این خصوص می شود موجب بهبود جلسات نمی شود؟  

داشتن ذهنیت روشن

از نظر بعضی از افراد سازمان، جلسه به مثابه غولی است که زمان با ارزش آنها را می بلعد! برای غلبه بر این حس ما نیاز به ابزارها و قواعدی برای کنترل افراد داریم.

جلسه به خودی خود مشکلی ندارد و تنها برای ارتباط بیشتر افراد حاضر در جلسه با یکدیگر است. اما نحوه برگزاری و آنچه در  آن می گذرد سبب می شود گاهی فکر کنیم این جلسات بی فایده هستند.

جلسات باید به خوبی روند مشخص و صریحی داشته باشند. اگر در مورد چیزی که قصد انجامش را دارید، ذهنیت روشنی نداشته باشید نمی توانید آن را به خوبی به دیگران نیز منتقل کنید. در این حالت افراد حاضر در جلسه احساس پوچی خواهند کرد.

اگر در مورد زوایای آنچه می خواهید در خصوص  آن صحبت کنید اطلاعات و پیش زمینه کافی نداشته باشید، در جلسه شکست خواهید خورد. در واقع شما بدون برنامه ریزی قدم در اتاقی پر از جمعیت می گذارید و آنها را با محتواهای مختلف بدون هدایت تنها می گذارید. در این حالت باید چه کرد؟

تصویرسازی ایده ها

شما باید موضوعی را كه مورد توجه یا اهمیت طرف مقابل است مطرح كنید. ضمنا باید توجه كنید كه سعی در توضیح موضوعی معمولا با گفتار صرف كار بسیار مشكلی است. شما می توانید ایده های خود را هر موقع كه لازم باشد به صورت تصویر نشان دهید.

مثلاً روی یك تكه كاغذ با رسم نمودار برنامه خود را نشان دهید یا با اقدامی جالب از اشیا روی میز مثل خط كش، جا سوزنی و فنجان به عنوان نماد استفاده كنید. همان طور كه برنامه و نقش خود را با این نمادها می سازید راجع به هر قدم و مرحله توضیح دهید كه برای چیست. به این ترتیب کارمندان شما به وضوح از نقش و هدف شما آگاه خواهند شد و جلسه را روندی پوچ و کسل کننده نخواهند دانست.

ابزارها: صورتجلسه و چارچوب زمانی

ابزارهایی نظیر صورتجلسه از ابزارهای مهم برگزاری جلسات هستند. بیشتر صورتجلسه ها در پی کاهش زمان جلسه هستند، اما تنظیم و قالب بندی آنها خود می تواند سبب هدر رفتن زمان شود. چنانچه ضروری بودن جلسه برای شما قطعی به نظر می رسد، هدف واضحی را برای جلسه تعیین کنید و آن را در قسمت بالای صورتجلسه بنویسید. یک از ابزارهای عالی مدیریت زمان، نوشتن یک پاراگراف درخصوص هدف برگزاری جلسه است.

با این جمله شروع کنید: ما این جلسه را جهت دستیابی به اهداف زیر برگزار می کنیم. سپس به شرح تفضیلی اهداف بپردازید، این کار به صورت چشمگیر و قابل توجهی به جلسه شما نظم می بخشد.

 یک دستور جلسه یا یک لیست از هر آنچه باید در جلسه مطرح شود تنظیم کنید. سپس مقابل هر آیتم نام فردی که انتظار می رود آن آیتم را انجام دهد بنویسید و ۲۴ ساعت قبل از شروع جلسه (در صورت امکان) آن را منتشر کنید تا هر فرد بداند در چه مواردی مشارکت دارد و همه بدانند که درخصوص چه موضوعاتی در جلسه بحث خواهد شد. این روش را در جلسات با رؤسا، پرسنل زیر دست، مشتریان، تامین کننده ها و هرکس دیگری می توانید به کار بگیرید. همین طور زمانی برای شروع و پایان جلسه مشخص کنید.

اکثریت صورت جلسه ها چگونگی هدر رفتن زمان را تعیین می کنند، اما کاری برای جلوگیری از آن انجام نمی دهند. همچنین چارچوب زمانی یکی دیگر از ابزارهای مهم برگزاری جلسه است. برای جلسه خود چارچوب تعیین و تنها در همان بازه جلسه را برگزار کنید.

 تأخیر و تعجیل در آن می تواند یکی از دلایل دلسردی و شکست میتینگ ها باشد. برای مثال اگر زمان شروع و پایان جلسه را ۸ تا ۹ تعیین کرده اید دقیقا رأس ساعت ۸ جلسه را شروع کرده و رأس ساعت ۹ آن را به اتمام برسانید. مشخص نبودن زمان پایان جلسات یکی از عوامل اصلی شناخته شده در اتلاف وقت در جلسه ها است.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com