توصیه هایی کاربردی برای مدیران (68) / در چه جلساتی حضور یابید و از کدام یک سر باز زنید

برای تمامی افراد بارها پیش آمده است که وقتی از جلسه بیرون می آیند با سردرگمی خاصی مواجه هستند و ابدا از حضور خود رضایت ندارند. این دسته از افراد با سوالاتی نظیر اینکه درآن مکان چه می کردند و اصلا چرا جلسه برگزار شد رو به رو می شوند که همه آنها به علت مفید نبودن جلسه است.

اصل برگزاری یک جلسه زمانی است که افراد باید راجع به موضوعی مهم صحبت کنند، حال اگر برای هر موضوع کوچکی قرار باشد این اقدام صورت گیرد عملا ماهیت تشکیل جلسه زیر سوال خواهد رفت. یک جلسه مفید باید خروجی داشته باشد و افراد پس از پایان یافتن آن به یک جمع بندی برسند.

یکی از راه هایی که می توان فهمید تا چه اندازه گفت و گو ها ثمربخش بوده این است که از تک تک حاضران در رابطه با جلسه برگزار شده سوال شود. با این کار می توان دریافت که جلسه تا چه اندازه ضروری و مفید بوده است و آیا نیازی به اعمال تغییرات در نحوه برگزاری آن و انتخاب موضوعاتی دیگر هست یا خیر. شرایطی وجود دارد که در صورت رعایت کردن باعث خواهد شد یک جلسه کاملا کاربردی و بجا باشد.

1- جلسه را رأس ساعت برگزار کنید. افرادی که به وقع در سالن کنفرانس حاضر شده اند نباید حتی پنج دقیقه برای حضور فرد دیگری صبر کنند. به هر میزان که تاخیر به وجود بیاید آرامش و میل افراد برای مشارکت در روند جلسه کاهش خواهد یافت.

2- اهداف جلسه کاملا مشخص باشد. با این کار از پرداختن به مواردی که ضرورتی ندارد جلوگیری خواهد شد

3- تعداد افراد را در حد معقولی نگه دارید. با این کار فرصت برای صحبت همگان فراهم خواهد بود.

4- زمان جلسه بیش از حد طولانی نباشد. صحبت های خود را بیش از اندازه کش ندهید و مانع از خستگی افراد حاضر شوید.

با این حال پرسشی که مطرح است این که در چه جلساتی لازم است حضور پیدا کنید و از چه جلساتی سر باز زنید.

ایده

جلسات کاری درون یک سازمان را می توان به شمشیر دو لبه ای تشبیه کرد. این جلسات می تواند بهترین ابزار برای معرفی، برنامه ریزی، تصمیم گیری، افزایش خلاقیت و بسیاری از کارکردهای مهم کسب و کار باشد. از طرفی ممکن است این جلسات تبدیل به محفلی برای جدل ها  و مباحث غیر کاربردی نیز باشد. تا به اینجا در رابطه با شرایط لازم برای برگزاری یک جلسه مفید صحبت شد، اما در صورتی که فردی مسئول برگزاری آن نباشد چه باید بکند.

درواقع او می تواند تشخیص دهد که در کدام جلسه حتما باید حضور پیدا کند و در کدامیک نیازی به شرکت کردن نیست. در این راستا نخستین مورد این است که بدانید جلسه در چه راستایی برگزار می شود و محتوای آن چه ارتباطی به شما دارد.

برای مثال ممکن است جلسه ای در راستای معرفی تکنیک های جدید بازاریابی و فروش برگزار شود، این امر برای آن دسته از افرادی که در شرکت مسئولیت بازاریابی و فروش محصولات را بر عهده دارند بسیار کاربردی است اما برای سایر افراد ضروری نیست. در ضمن باید نسبت به تکراری نبودن جلسه اطمینان کسب کنید.

قدم دیگر آن است که بدانید جلسه توسط چه کسانی مدیریت می شود و اگر تیم برگزار کننده همواره ناموفق بوده بهتر است وقت خود را صرف حاضر شدن در آن تلف نکنید. با آگاهی یافتن از کسانی که در جلسه حضور به عمل خواهند آورد می توان به میزان ارتباط جلسه با جلسه پی برد و از مفید بودن آن اطمینان یافت.

درآخر نیز لازم است به زمان و مکان برگزاری آن توجه داشته باشید. اگر زمان آن درست مصادف با کاری مهم برای شما باشد بی تردید بی خیال آن شوید یا اگر در مکانی است که رفت و برگشت آن زمان زیادی از شما خواهد گرفت بهتر است در صورتی که برای تان مهم است از همکار خود بخواهید گفت و گوها را ضبط کند.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- برای تصمیم گیری جهت حضور در یک جلسه کاری به این شیوه عمل کنید: یک برگه تهیه کرده و دلایل خود را برای رفتن در سمت راست و نرفتن در سمت چپ یادداشت کنید. حال می توانید به مانند یک ترازو عمل کرده و ببینید که دلایل برای کدام یک منطقی تر و بیشتر است با این کار می توانید تصمیم گیری بهتری را صورت دهید.