توصیه هایی کاربردی برای مدیران (66) / در مکالمات خود زیاده روی نکنید

یک سازمان، شرکت، واحد تولیدی و... مجموعه ای از افراد است که گرد هم جمع می شوند و هدف مشترک دارند. این دسته از افراد همکاران هم محسوب می شوند و به این واسطه با یکدیگر آشنا بوده و روابط دوستانه ای دارند.

با این حال سطح روابط کارکنان می تواند به مشکلی جدی تبدیل شود. به عنوان مثال گفت و گوی صبحانه افراد که به طور معمول باید شامل صبح بخیر و جویا شدن احوال یکدیگر باشد، می تواند به قدری طولانی شود که نصف وقت صبحگاهی را بگیرد. با این حال نباید تصور کرد که لازم است روابط کارکنان را به طور کل متوقف کرد. چنین امری نتایج اسفباری در پی خواهد داشت و تحت هیچ شرایطی توصیه نمی شود.

بدون صمیمیت افرادی که درون یک سازمان با یکدیگر همکاری دارند نمی توانند جو لازم جهت یکدلی و اتحاد را در خود شکل دهند. در نهایت این امر باعث کاهش تعاون و تاثیرگذاری آنان بر یکدیگر خواهد شد.

تحت این شرایط شرکت نیز آنگونه که باید نمی تواند به اهداف خود دست پیدا کند. در این میان یک مرز جدا کننده توصیف ناشدنی بین گفت و گوهای اجتماعی و موضوعات کاری وجود دارد و محدود کردن هرچیزی که قادر نباشیم روی آن برچسب «کاری» را بزنیم نه تنها خوب نیست، بلکه می تواند تاثیرات لازم گفت و گوهای کاری را نیز از بین ببرد.

تصور غالب افراد از یک کارمند خوب این است که وی متمرکز روی کاری که می کند باشد و به سایر مسائل توجهی نشان ندهد. این جمله بیشتر به تعریفی از یک روبات شبیه است تا یک انسان. روابط انسان ها پیچیدگی های بسیاری دارد و نمی توان از آنان توقع داشت که مانند یک روبات رفتار کنند. اگرچه دقت عمل روی کاری که قرار است انجام شود امری مهم و ضروری است، با این حال یک سازمان از مجموعه ای از افراد شکل گرفته است که کار تیمی آنان، شرکت را به موفقیت خواهد رساند.

البته بالا بودن میزان مهارت های یک فرد به نفع کل سازمان است و تیم را قوی تر می کند اما اگر این مهارت در غالب کار تیمی به کار گرفته نشود، موفقیت چندانی نصیب شرکت نخواهد شد. چنین سازمانی در رقابت با سایر شرکت هایی که از کار تیمی مناسبی برخوردار هستند و جو دوستانه و گرمی بین کارکنان آن وجود دارد، یا شکست رو به رو می شود. در صورتی که به موفقیت نیز دست پیدا کنند بدون شک مقطعی بوده و خیلی زود از مسیر پیشرفت دور می شوند.

ایده

کاری که لازم است جهت جلوگیری از هدر رفتن زمان کارکنان خود و عقب نماندن از وظایف شان انجام دهید آن است که به نحوی زمان خود را مدیریت کنید که تعادلی منطقی بین میزان ساعتی که فرد باید به کار خود مشغول باشد و ساعت هایی که مختص به استراحت وی است شکل گیرد. با این اقدام شرکت در دراز مدت دچار مشکل نخواهد شد.

برخی کارمندان بر این باور هستند که نیازی به برقراری ارتباط با سایرین ندارند. نکته ای که این دسته از افراد نسبت به آن بی توجه هستند این است که قرار نیست آنان تا آخر عمر در همان جایگاه فعلی خود بمانند و اگر خواهان پیشرفت و دستیابی به مقام های بالاتر هستند باید سطح روابط خود با سایرین را افزایش دهند تا در صورتی که در رقابت با فرد یا افراد دیگری برای دستیابی به مقامی بهتر در شرکت قرار گرفتند، از حمایت آنان برخوردار باشند.

حتی اگر شرایط و امکانات لازم برای پیشرفت را نیز نداشته باشند از این منظر که کار تیمی باعث آسان تر شدن انجام کارها خواهد شد، لازم است تا سطح روابط خود را با سایرین در حد مناسبی نگه دارند. البته در این مورد نباید افراط زیادی به خرج داد، به نحوی که از وظایف اصلی خود عقب بمانید. در نهایت اگر همه این موارد را نیز کنار بگذارید انسان موجودی اجتماعی است و ارتباط با سایرین منجر به ایجاد حس خوب و کاهش استرس خواهد شد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- زمان های خطرناک عبارتند از:

1- اول صبح، زمانی که افراد تازه یکدیگر را می بینند و همواره این امکان وجود دارد که گفت و گوی آنان طولانی شود.

2- ناهار، پشت یک میز نشستن خود بهانه خوبی برای شروع صحبت های طولانی است.

3- استراحت، در این زمان افراد راجع به مسائل مختلفی حرف می زنند که می تواند به درازا بکشد.