توصیه هایی کاربردی برای مدیران (90) / به استقبال موارد غیرمنتظره بروید

در هر کسب و کاری انجام برخی کارها آسان و برخی دیگر مشکل است. اشتباه اکثر افراد این است که نمی توانند مدیریت درستی روی این دو دسته از کارهای خود داشته باشند. برخی تمام وقت خود را روی وظایف آسان تر خود گذاشته و تصورشان این است که با به پایان رساندن این ها می توانند تمام تمرکز خود را متمرکز بر موارد سخت  تر کنند.

این امر در حالی است که آنها این نکته را فراموش کرده اند که انجام یک یا چند فعالیت دشوار، به همان میزان که وقت گیر است، انرژی زیادی نیز از افراد خواهد گرفت و همین امر باعث می شود آنان نتوانند شادابی و خلاقیت لازم را از خود بروز دهند. برخی دیگر نیز ابتدا سراغ موارد سخت می روند که این کار نیز مانند مورد اول کار را سخت می کند.

درواقع انرژی افراد با به اتمام رساندن وظایف دشوار به مقدار زیادی تحلیل خواهد رفت. این امر در حالی است که کارهای راحت نیز بر اثر تلنبار شدن دشوار خواهند شد که خود باعث می شود فرد در انجام آنها غافلگیر شده و برایش بسیار سخت تر از آنچه تصور می کرد باشد.

روش توصیه شده این است که برنامه کاری افراد شامل هر دو دسته از وظایف باشد. با این کار در کنار رسیدگی و جلوگیری از جمع شدن کارهای آسان، سختی های موارد دشوار نیز کمتر به چشم خواهد آمد. با این حال دلیل اینکه بسیاری از افراد با اینکه نسبت به این امر آگاه هستند اما بازهم به شیوه سابق خود عمل می کنند چیست؟

یکی از مواردی که باعث می شود افراد در انجام کار خود همواره جسارت کافی نداشته باشند، ترس از وقوع رخدادی غیرمنتظره است. تصور این دسته از افراد این است که با تغییر در برنامه یا عادت کاری خود ممکن است اتفاقی رخ دهد که از کنترل آنان خارج باشد. به همین خاطر ترجیح می دهند به همان شیوه سابق (حتی ناکارآمد) خود عمل کنند. با این حال آیا همواره موارد غیرمنتظره فاجعه هستند و باید از آنان دوری کرد؟

ایده

درست است که وقوع اتفاقی از قبل پیش بینی نشده باعث می شود کنترل کافی روی آن نداشته باشید اما شما می توانید تهدید ها را نیز به فرصتی برای خود مبدل سازید. برای مثال فرض کنید یک شرکت دچار بحران شود. حال اگر یکی از کارمندان بتواند تحت این شرایط توانایی های خود را در معرض نمایش قرار دهد و برای کمک به بهبود این اوضاع اقدام موثری را صورت دهد، خیلی زود پیشرفت خواهد کرد.درواقع یکی از دلایل اهمیت افراد حرفه ای در این است که آنان تصمیمات درست را در زمان های سخت و حساس می گیرند.

مثال دیگر را می توان در رابطه با یک صنعت زد. اگر کل این صنعت دچار مشکل شود، خیلی زود تمامی شرکت های فعال در این حوزه با مشکل مواجه خواهند شد و در این شرایط بحرانی ممکن است خیلی از شرکت ها قید ادامه دادن را بزنند و حرفه خود را عوض کنند.

حال اگر شرکتی بتواند تحت این شرایط به جای مقابله با مشکل به فکر راه حل و تبدیل آن از یک تهدید به یک فرصت باشد، می تواند خیلی سریع از سایر رقبای خود (حتی اگر قبلا به مراتب برتر نیز بودند) پیشی بگیرد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- یکی از مواردی که بسیار کمک می کند تا بتوانید در شرایط بحرانی، اقدامات موثر انجام دهید مطالعه نحوه عملکرد شرکت هایی است که تجربه مشابه داشته اند. همچنین لازم است برای شرکت خود یک تیم مدیریت بحران ایجاد کنید که بتوانند اوضاع بازار را پیش بینی کرده و در شرایط سخت پیشنهادهای سودمند ارائه دهند.

- اگرچه صداقت مدیر با کارمندان یکی از شروط اصلی برای ایجاد و حفظ رابطه خوب است، اما فراموش نکنید که همواره نباید همه اتفاقات را به آنان گزارش داد زیرا ممکن است خبر بد شما تنها باعث شود که تمرکز کاری خود را از دست بدهند و تحت شرایطی که شما نیاز به مشارکت همگانی آنها دارید با تیمی بی انگیزه و کم روحیه مواجه شوید.