توصیه هایی کاربردی برای مدیران (73) / برنامه های کاری خود را رشد دهید

تمرکز روی اولویت ها یکی از عوامل کلیدی در راستای مدیریت زمان است. تمرکز به این معنی است که بتوان با آگاهی کافی نسبت به وظایف و کارهای خود، بهترین طبقه بندی ممکن را صورت دهید. توانایی دسته بندی خوب کارها به نحوی که فرد قادر باشد هرکاری را در زمان خود انجام دهد بدون اینکه تداخلی با کاری دیگر ایجاد شود امری است که به آن تمرکز کاری گفته می شود. یکی از دلایلی که افراد با وجود برنامه ریزی برای زمان خود همچنان در این زمینه دچار مشکل هستند این است که آنان حتی تمرکز کافی روی برنامه ریزی خود ندارند.

همین امر هم باعث می شود که مجبور شوند در برنامه ریزی خود دائما تجدیدنظر و آن را به کل عوض کنند. البته یکی از ویژگی های یک برنامه ریزی خوب این است که بتوان در آن تغییراتی اعمال کرد، اما میزان آن نباید به حدی باشد که به اصل برنامه ضربه بزند. همین عدم تمرکز و دقت روی برنامه در راستای مدیریت و استفاده بهتر از زمان باعث می شود تا افراد زمان زیادی را از دست بدهند.

یکی از دلایل نیاز به تمرکز در کار این است که هیچ وقت برای انجام تمام کارها وقت کافی وجود ندارد به همین خاطر در انجام آنها باید اولویت بندی کرد. با این کار قدرت این را پیدا می کنید که کارهای غیرضروری خود را پیدا کرده و در صورت نیاز حذف شان کنید. بدون شک هر فردی دوست دارد کارهای خود را با سرعت بیشتری نسبت به سایرین به پایان رساند.

این امر یک امتیاز برای هر کسب و کاری محسوب می شود و تحت عنوان مهارت فرد از آن نام می برند. برای انجام سریع تر کارها، همچنین انجام کارهای بیشتر باید هربار روی یک کار تمرکز کرد. درواقع لازم است سایر عواملی را که تمرکز را مختل می کند یا میزان آن را کاهش می دهد شناسایی و رفع کرد.

اصولا زمانی یک شخص می تواند کاری را به درستی انجام دهد که بتواند روی آن تمرکز کند و توانایی آن را داشته باشد که تمام جزییات مربوط به آن کار را مشاهده کند. علت این امر هم به این دلیل است که انجام یک کار بدون توجه به تمام زوایای پیدا و پنهان آن بدون شک نتیجه مطلوب را برای شما به ارمغان نخواهد آورد.

ایده

در انجام اولویت بندی کارها هیچ گونه محدودیتی وجود ندارد و این خود فرد است که باید تصمیم بگیرد که کدام یک از کارها نسبت به بقیه اولویت دارد. با این حال توصیه می شود که به عامل زمان نیز توجه شود. درواقع هرکاری که زودتر باید انجام شود از اولویت بالاتری برخوردار است.

برای مثال ممکن است یک کاری برای شرکت حیاتی باشد، اما برای انجام آن یک سال وقت در اختیار داشته باشید و کار دیگری اگرچه چندان مهم نیست ولی یک روز بیشتر وقت نداشته باشید، پس لازم است تمرکز خود را معطوف مورد دوم کنید. به همین خاطر صرفا عامل اهمیت کار مطرح نیست و عوامل دیگری در انتخاب اولویت کاری نقش دارد.

توجه داشته باشید که ممکن است برنامه ریزی اولیه شما چندان پخته و کارآمد نباشد، این امر طبیعی است زیرا تاکنون در این رابطه اقدامی نکرده اید، اما مهم قدم برداشتن در این راه است و می توانید برنامه خود را همواره تقویت کرده و کارآمدتر و حرفه ای تر کنید.

آنچه درعمل باید انجام دهید

- شرایط افراد با یکدیگر متفاوت است به همین خاطر هیچ گاه یک برنامه جامع کاری که برای همگان مفید و کارآمد باشد وجود ندارد. درواقع دلیلی نیز وجود ندارد که به شیوه همکار خود که موفق است عمل کنید، تنها کافی است با توجه به شرایط و میزان توانایی خود بهترین برنامه را برای مدیریت زمان خود بیابید.

این برنامه قرار نیست از ابتدا فوق العاده باشد بلکه می تواند مانند یک گیاه رشد کند و مرحله به مرحله بهتر شود. به همین خاطر صرفا برنامه ریزی مهم نبوده و باید همواره تکمیل تر و حرفه ای تر شود تا میزان موفقیت شما را افزایش داده و به برنامه ای تکراری و کهنه تبدیل نشود.

- در چیدمان برنامه خود دقت لازم را داشته باشید که منجر به افزایش استرس کاری شما نشود. همچنین برنامه باید اصولی باشد نه اینکه یک روز کار کمی داشته باشید و روز دیگر از فشار بالای کاری به ستوه بیایید.