توصیه هایی کاربردی برای مدیران (64) / از ارتباطات خود دور نشوید

بسیاری از افراد زمان زیادی را به علت پیام های نادرست از دست می دهند. یک پیام برای آنکه فهمیده شود و بتواند تاثیرگذار باشد، در ابتدا باید قابل فهم برای همگان باشد. خرابی یا ناقص بودن پیام موردی است که ابدا منجر به نتایج خوب نخواهد شد.

این امر خصوصا در شرکت های بزرگ می تواند به یک معضل تبدیل شود. اگر پیام ها در کسری از ثانیه و به درستی پخش نشوند، اقدامات لازم در بهترین زمان صورت نخواهد گرفت و کارها به کندی پیش خواهد رفت. اطلاعات ناقص و نادرست زیادی در رابطه با برقراری ارتباط با مخاطب یافت می شود که این دو گروه را از هم دور می سازد.

این پیام ها ممکن است مشکل متنی  نداشته باشند اما به نحوی بیان شده باشند که نمی تواند تاثیر لازم را داشته باشد. درواقع در رابطه با پیام ها نباید تصور کرد که اگر مورد استقبال قرار نگرفت حتما ایراد متنی دارد. به همان میزان که درستی متن با اهمیت است درستی محتوا نیز مهم است. یکی از ترفندها در این رابطه این است که به سراغ ارتباطی بروید که قبلا کسی به سراغش نرفته باشد.

این  کار نگاه مخاطب را به سمت شما معطوف می سازد و توجه شما را جلب می کند. در این راستا بهتر است تا پیام تان با متنی که به اشتراک می گذارید تا حد امکان صادقانه باشد. این اقدام احتمال اینکه پیام تان مورد توجه بیشتری قرار گیرد را بالاتر می برد.

البته در این مسیر ممکن است چندین پیام شما مورد توجه قرار گیرد ولی به مرور از اهمیت آن کاسته شود. به همین خاطر و در راستای مقابله با تکراری شدن متن و محتوای پیام ها لازم است تا روی یک نوع شیوه خاص متوقف نشوید و در صورت لزوم تغییری اساسی در شیوه ارتباطی خود اعمال کنید.

ایده

یک سیستم ارتباطی خوب در راستای مدیریت زمان از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا این سیستم به علت نقص کمی که دارد نیازی به بازبینی مجدد پیام ها، رفع نقص یا ارسال مجدد نیز نخواهد داشت و به علت سرعت بالایی که دارد پیام را در کمترین زمان به دست فرد مورد نظر می رساند. سیستم پیام رسان فقط در رابطه با ارتباط شرکت با مشتری کاربرد ندارد و در رابطه با ارتباط مدیران با کارکنان نیز به کار گرفته می شود.

برای مثال یک کارخانه را فرض کنید که مسئول آن باید دستورات مختلف را به تمامی واحدها برساند تا روند کاری واحدهای تولیدی با مشکل مواجه نشود. حال اگر نوع سیستم ارتباطی وی با کارکنان ضعیف باشد مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد. یک شرکت با در دست داشتن سیستم ارتباطی خوب می تواند سطح خدمت رسانی خود را بالاتر برده و اطلاعات لازم را در اختیار مشتری قرار دهد و مطالبی را که می خواهد دیده شود ، ارسال کند.