بسیاری از توصیه هایی که هرروز در خصوص افزایش کارایی و بهره وری می شنویم، فاقد قطعیت اند و ما را به نتیجه دلخواه هدایت نمی کنند.

در دوران کودکی چنین عباراتی را زیاد شنیده ایم: «اگر هویج بخوری، چشمت ضعیف نمی شود» یا «اگر با صورتت ادا دربیاوری، همیشه چهره ات به همین شکل می ماند» و داستان ها و پندهای مختلف دیگری که حالا می دانیم واقعیت ندارند، اما جالب است که بسیاری از ما هنوز باورهای فانتزی و نادرستی را در خصوص بهره وری شخصی دنبال می کنیم.

تا به حال مطالب و راهکارهای زیادی در مورد تکمیل بهینه فهرست کارهای روزانه ارائه شده است. چگونه می توانید بفهمید که کدام یک از این توصیه ها و هشدارها درست هستند؟

بیایید نگاهی به پنج باور نادرست و رایج بهره وری داشته باشیم که باید یک بار و برای همیشه آنها را کنار بگذاریم:

چندوظیفگی اساسا اشتباه است

البته انجام هم زمان چندین کار مهم، اگر به معنی از یک شاخه به شاخه ی دیگر پریدن باشد، اثرات بسیار بدی روی بهره وری شما خواهد داشت. ولی مسئله این است که مولتی تسکینگ لزوماً چنین مفهومی ندارد. شما می تواند به طور هم زمان به چند کار مشغول باشید و از نتایج مثبتی هم بهره مند شوید.

برای مثال:

• وقتی مشغول ظرف شستن هستید، سخنرانی آسانسوری (تلاش برای متقاعد کردن مخاطبان در ۳۰ ثانیه یا اثبات اعتبار و تجارب حرفه ای در کوتاه ترین زمان ممکن) خودتان را تمرین کنید.

• هنگامی که در حال رفت وآمد هستید، یک پادکست آموزنده گوش دهید.

• وقتی دوچرخه سواری می کنید به ایده های شام هفته ی آینده هم فکر کنید.

مثال های فوق نشان می دهند که شما می توانید با استفاده از چندوظیفگی، از اوقاتتان استفاده ی بهتری داشته باشید و حتی عملکردتان را بهبود دهید. نکته ی کلیدی این است که این وظایف، باید مکمل یکدیگر باشند نه رقابتی، یعنی همه ی آن ها مستلزم یک نوع تمرکز نباشند.

بنابراین دفعه بعد که یکی از نزدیکانتان از معایب هم زمانی کارها صحبت کرد؛ می دانید که مشاوره ی کاملاً درستی به شما ارائه نمی کند.

افراد سحرخیز موفق ترند

اگر ازجمله افرادی هستید که خواب آلودگی (یا حتی چرت زدن) زیادی در طول روز تجربه می کنید، احتمالاً تابه حال افراد زیادی از جادوی سحرخیزی برایتان سخنرانی کرده اند. ممکن است بارها شنیده باشید که افزایش بهره وری روزانه بدون سحرخیزی ممکن نیست.

مطلب مرتبط :انجام هم زمان کارها بهره وری شما را افزایش نمی دهد

هیچ شاهد و مدرکی علیه افراد سحرخیز وجود ندارد؛ ولی این عادت لزوماً کارایی شما را بهبود نمی دهد.

محققان دانشگاه لیژ بلژیک، ۳۱ نفر را مورد آزمایش قراردادند که ۱۵ نفر از آن ها عادت داشتند شب ها تا دیروقت بیدار بمانند و ۱۶ نفر هم در گروه سحرخیزها قرار داشتند.

این افراد دو شب را در لابراتوار خواب دانشگاه گذراندند. الگوی خواب آن ها، چهار ساعت تفاوت زمانی داشت؛ یعنی اگر گروه سحرخیز ساعت هفت صبح بیدار می شدند، گروه شب بیدار ساعت ۱۱ صبح از خواب بر می خواست.

محققان واکنش ذهنی و تمرکز این افراد را در دو نوبت (۱.۵ ساعت و ۱۰.۵ ساعت بعد از بیدار شدن) با MRI مغزی اندازه گیری کردند. تست صبحگاهی که در فاصله ی کوتاهی از بیدار شدن افراد انجام می شد، تفاوت چندانی بین این دو گروه نشان نمی داد. اما در تست شب، افرادی که دیرتر بیدار می شدند واکنش های بسیار هوشیارانه تر و سریع تری نسبت به گروه سحرخیز نشان می دادند. نتیجه اینکه افرادی که صبح دیرتر از خواب بیدار می شوند، به مدت طولانی تری آمادگی ذهنی خود را حفظ می کنند. نتایج MRI این یافته ها را تصدیق می کرد. فعالیت مغزی افراد سحرخیز، نسبت به گروه دیگر بسیار پایین تر بود.

درعین حال برخی از مطالعات دیگر نشان می دهند که اشخاص شب بیدار، احتمالاً باهوش تر از افراد سحرخیز هستند. یکی از تحقیقاتی که روی ۴۲۰ شرکت کننده ی داوطلب صورت گرفت، ثابت کرد که اشخاص شب بیدار در تست های هوشمندی، حافظه ی کاری و سرعت پردازش، برتر از افراد سحرخیز هستند.

بهترین راه اجتناب از خستگی و رکود کاری، استراحت کردن است

هیچ چیز بدتر از این نیست که سرتان را روی میز کارتان بگذارید و با خستگی، به فایل هایی که منتظرتان هستند خیره شوید.

در این خصوص با توصیه های مختلفی روبه رو هستیم. مثلاً کمی پیاده روی کنید، روی یک فعالیت دیگر متمرکز شوید یا کمی استراحت کنید و کاری که شما را خسته کرده است، کنار بگذارید.

ممکن است این اقدام ها حس و حال بهتری به شما ببخشد؛ ولی بهترین راه غلبه بر خستگی نیست. مؤثرترین راهکار برای فائق شدن بر موانعی که راه خلاقیت را سد می کنند، اقدامی است که تصورش را هم نمی کنید: باید به کارتان ادامه دهید.

مطالعات دانشگاه نورث وسترن تأیید می کنند که استقامت و پیگیری، بهترین راه پیشبرد ایده های خلاقانه است.

در مرحله اول تحقیقات، محققان از داوطلبان شرکت کننده خواستند که در یک بازه ی زمانی کوتاه مدت، ایده های خلاقانه  خود را یادداشت کنند و تحویل بدهند. در مرحله ی دوم از شرکت کنندگان خواسته شد ایده های بیشتری را در همان بازه  زمانی خلق کنند. درحالی که شرکت کنندگان پیش بینی می کردند به طور متوسط ۱۰ ایده ی جدید داشته باشند، در پایان مهلت تعیین شده، متوسط ایده های ارائه شده ۱۵ عدد بود.

نکته ای که شاید برای شما هم جالب باشد این است که ایده های مرحله ی دوم، بسیار خلاقانه تر بودند.

روز خود را باکارهای کوچک آغاز کنید

اغلب مردم روز کاریشان را با وظایف کم اهمیت تر، نظیر پاسخ دادن به ایمیل ها، تکمیل کارهای نیمه تمام و پر کردن گزارش هزینه ها شروع می کنند و تصور می کنند استراتژی هوشمندانه ای در پیش گرفته اند؛ چراکه در این صورت مسائل کوچک را کنار می زنند و می تواند بقیه ی روز، روی کارهای مهم متمرکز شوند.

شاید این ایده مزایایی هم داشته باشد؛ ولی روان شناسان معتقدند بهتر است روز خودتان را با یک کار بزرگ و پر مفهوم، حتی مسئولیتی که از انجام آن دلهره دارید، آغاز کنید.

حتماً این عبارت را شنیده اید: «قورباغه ات را قورت بده.» اگر سخت ترین کارها را زودتر انجام دهید، تسلط و احاطه ی بیشتری روی سایر وظایفتان خواهید داشت؛ زیرا میدانید که بدترین ها را پشت سر گذاشته اید.

اما نحوه عملکرد مغز هم با این روند همسازی بیشتری دارد. ران فریدمن، روانشناس، در آیدیاکست نشریه کسب و کار هاروارد توضیح می دهد که ما در سه ساعت اول روز کاری، از بالاترین سطح تمرکز برخورداریم.

اگر ما این سه ساعت را با مشغول شدن به کارهای جزئی مثل ایمیل زدن یا توجه به درخواست ها و انتظارات دیگران هدر دهیم، بهترین زمان کارایی مان را از دست داده ایم و دیگر نمی توانیم به خوبی کارمان را ادامه دهیم. به علاوه بعدازظهر ما کاهش عملکرد شناختی را تجربه می کنیم (همه ی ما به خواب آلودگی و رخوت ساعت سه بعدازظهر آشناییم). بنابراین مهم ترین کارتان را پیش از همه انجام دهید و یک روز کاری بسیار مفید را برای خودتان رقم بزنید.

بهره وری بیشتر به معنی انجام وظایف بیشتر است

زمانی که می خواهید یک روز پربازده را توصیف کنید، چه می گویید؟ متأسفانه بسیاری از مردم، پرمشغله بودن را با بهره وری اشتباه می گیرند.

آن ها می خواهند صندوق دریافت ایمیل را صفر کنند و خط خوردن بیشتر موارد لیست وظایف روزانه شان را یک نشان افتخار می بینند. اما واقعیت این است که این معیارها، نشانگر بهره وری واقعی نیست.

ممکن است وقتی اینباکس خود را از ۵۸۲ به ۲۰۰ می رسانید، حس کنید کار زیادی انجام داده اید. ولی باید از خودتان بپرسید آیا واقعاً این کارآمدترین استفاده ای بود که می توانستید از زمانتان ببرید؟ بهتر نبود همه ی این ساعت ها را به پیشبرد یک وظیفه ی مهم و تأثیرگذار بگذرانید؟

هنگامی که به بهره وری واقعی فکر می کنید، این قانون طلایی را به یاد داشته باشید:«کیفیت برتر از کمیت است.» اگر می توانید در راه اجرا و تکمیل پروژه ی بزرگ و مهمی که در دست دارید، قدمی بردارید، شکی نداشته باشید که این قدم بهره وری شما را بیش از خط زدن ۱۵ مورد از کارهای حاشیه ای فهرست وظایف روزمره افزایش می دهد.

روش های شخصی افزایش بهره وری

اگر همیشه مشتاقید بهره وری بالایی داشته باشید، احتمالاً توصیه های مختلفی را که این روزها همه جا منتشر می شوند، به کار بسته اید. بااین حال به یاد داشته باشید که بهره وری، موضوعی شخصی است و هوشمندانه ترین کاری که می توانید انجام دهید، این است که راهی را در پیش بگیرید که به شما بهتر جواب می دهد.

بسیار خوب است اگر روش شخصی و منحصربه فرد شما، مورد تأیید کارشناسان و روانشناسان باشد؛ اما اگر این طور نیست، نباید فوراً رویکردتان را تغییر بدهید. درنهایت هر روشی که به شما کمک می کند کارهایتان را بهتر انجام دهید، بهترین راهکار افزایش بهره وری است.