صرف نظر از اینکه شما چه پیشنهاد فوق العاده ای مطرح می کنید؛ بیان برخی از جملات در آغاز ایمیل باعث می شود مخاطب علاقه خود را به مطالعه محتوا از دست بدهد.

تصور کنید ایمیل زیر را دریافت می کنید. هرچند فرستنده را شخصا نمی شناسید، ولی به هرحال تصمیم می گیرید متن ایمیل را مرور کنید:

«آقای الف عزیز

امیدوارم آخر هفته خوبی داشته باشید. برای من که مسلماً همین طور است! قصد دارم بخشی از امروزم را با دوستانم سپری کنم. ما می خواهیم به دیدن مسابقه  .. برویم.

می خواستم از شما بپرسم آیا متمایلید...»

آیا به خواندن ایمیل ادامه می دهید؟ شکی نیست که نویسنده قصد داشت مطلبی را با شما در میان بگذارد و به همین دلیل می خواست باب صحبت را باز کند. ولی چرا شما باید به برنامه های تفریحی آخر هفته کسی که نمی شناسید، اهمیتی بدهید؟

احتمالاً در ذهنتان می گویید :«واضح است که چیزی می خواهید. می توانید اصل مطلب را بگویید؟»

حالا ایمیل دیگری را تصور کنید:

«از شما می خواهیم که در برنامه رادیویی ما حضور پیدا کنید و در مورد کتابتان صحبت کنید. پادکست ما را می توانید همیشه در فهرست ۱۰ پادکست برتر در بخش پادکست های کسب و کار بیابید...»

مطلب مرتبط: ۱۰ توصیه بی نهایت کاربردی برای افزایش اثربخشی بازاریابی ایمیلی

آیا بازهم به خواندن ادامه می دهید؟ پاسخ منفی شما کاملاً قابل درک است. همه ما از ایمیل های تبلیغاتی که بدون ظرافت و جذابیت تهیه و ارسال می شوند، گریزانیم. حتی اگر به واسطه دوستان و آشنایان، ناچار شویم چنین ایمیل هایی را بخوانیم، بازهم ذهنیت منفی ما روی پیشنهادی که به ما ارائه می کنند، تأثیر می گذارد. پاسخی هم که ارسال می کنیم، تفاوت زیادی با سایر ایمیل های دلخواهمان خواهد داشت.

تاکنون چند بار خواندن ایمیل های زیر را شروع و آن ها را تا به آخر مطالعه کرده اید؟

می خواستم مجدداً برخی مسائل را برایتان شرح دهم

اگر مخاطب به ایمیل قبلی پاسخ نداده است، چرا حالا باید به این ایمیل توجه کند؟ مخصوصاً که اغلب اوقات، محتوای ایمیل های یادآوری، کپی و پیست شده ی محتوای سابق است.

اگر این موضوع را فراموش کرده اید

شاید مخاطب موضوع را فراموش کرده؛ ولی بسیار محتمل تر است که علاقه ای به این موضوع نداشته باشد.

گاهی اوقات ممکن است ایمیلی برای مخاطب ارسال کنید و بعد احساس کنید او ایمیل را ندیده است؛ ولی در این صورت نیز باید طرف مقابل را به خوبی بشناسید. اگر مخاطب شما فرد نسبتاً مشهوری است که روزانه صدها ایمیل دریافت می کند؛ عدم دریافت پاسخ، به این معنی نیست که او ایمیل شما را ندیده است. احتمالاً او نمی تواند به همه ایمیل ها جواب بدهد، ولی بدون تردید اگر به موضوع مطرح شده علاقه ای داشته باشد، به موضوع رسیدگی می کند.

بهتر است راه خلاقانه تری برای درخواست مجدد خود پیدا کنید. جمله ی «اگر فراموش کرده اید...» تضمین می کند که مخاطب برای بار دوم و سوم هم نگاهی به ایمیل شما نخواهد داشت.

می خواستم یادآوری کنم

گاهی اوقات پیگیری درخواست هایی که ارسال می کنید، ضروری است. اگر مخاطب قول داده (یا متعهد شده) که کاری را انجام می دهد، ولی برخلاف انتظار اتفاقی نیفتاده، باید مسئله را پیگیری کنید.

ولی اگر صرفاً می خواهید موضوعی را یادآوری کنید، اینجا هم باید از روش خلاقانه تر و جدیدتری استفاده کنید. بهتر است به آنچه در اولین ایمیل خود نوشته اید، نگاهی بیندازید. شاید فقط خواسته هایتان را مطرح کرده اید و هیچ پیشنهاد متقابلی که نفع مخاطب را نیز در بر داشته باشد، ارائه نکرده اید.

همیشه پیش از آنکه چیزی بگیرید، چیزی برای بخشیدن داشته باشید.

امیدوارم این پیشنهاد را دوست داشته باشید

این جمله ای است که در بسیاری از ایمیل ها به کار برده می شود. فرستنده ی پیام به طور ضمنی اذعان می کند که به نظر مخاطب احترام می گذارد؛ ولی جمله ی «امیدوارم دوست داشته باشید/خوشتان بیاید» فریاد می زند که این دو نفر یکدیگر را نمی شناسند.

درست است که هر دوستی، باید شروعی داشته باشد؛ ولی بعید است که «امیدوارم خوشتان بیاید» آغاز مناسبی باشد!

امیدوارم آخر هفته خوبی داشته باشید

این جمله برای یک ایمیل دوستانه مناسب است، همان طور که اگر نویسنده بپرسد «مسابقه چطور بود؟» نشان می دهد که شما را شخصاً می شناسد؛ یا اگر بپرسد «کتاب بعدی شما چه زمانی منتشر می شود» نشان می دهد که به لحاظ حرفه ای با شما آشنا است.

مطلب مرتبط: Gmail چگونه دنیای بازاریابی ایمیل محور را عوض کرد / بازاریابی سنتی در قالبی جدید

جمله «امیدوارم آخر هفته ی خوبی داشته باشید» تلاشی برای دوست شدن با فرد دیگر است. ولی آیا شما واقعاً می خواهید مخاطب در مورد برنامه ی تعطیلات خود صحبت کند؟ مسلماً نه. شما می خواهید پاسخ درخواست اصلی تان را بشنوید.

در طول زمان، برخی از روابط حرفه ای به روابط دوستانه تبدیل می شوند. ولی ارتباطات اولیه که از طریق ایمیل صورت می گیرند، همیشه باید حرفه ای عنوان شوند. در چنین شرایطی اصلاً مناسب نیست که تظاهر کنید با مخاطب دوست هستید.
شگفت زده می شوید اگر بدانید

مطمئن باشید مخاطب نه تنها از پیشنهاد شما شگفت زده نمی شود، بلکه حتی ترغیب نمی شود ادامه ی ایمیل را بخواند. این جمله نیز درست مثل وانمود کردن به یک دوستی غیر واقعی است. آیا مخاطب باید احساس کند که مجبور است این پیشنهاد را بپذیرد؟ اگر پیشنهاد ارائه شده جالب و هیجان انگیز باشد، نیازی نیست شگفت زدگی مخاطب را پیش بینی کنید.

آیا می دانستید

شاید سؤال پرسیدن، راه خوبی برای جذب مخاطبان باشد. ولی شروع کردن ایمیل با چنین جملاتی، بدان معنی است که مخاطب از یک سری مسائل آگاهی ندارد و شما می توانید مشکل او را حل کنید، البته در برابر دریافت حق الزحمه!

عباراتی نظیر «آیا می دانستید» یا «مطمئناً از این پیشنهاد شگفت زده می شوید» سیگنال هایی واضح و روشن را ارسال می کنند مبتنی بر اینکه به زودی چیزی به فروش می رسد. شاید شما چنین منظوری نداشته باشید، ولی همه ی مخاطبان این طور برداشت می کنند. ایمیل شما پیشاپیش شکست خورده است.

نام من ... است

مخاطب نام شما را از قبل می داند، زیرا نامتان در صفحه ی اینباکس دیده می شود!

می خواهم خودم را معرفی کنم

گاهی اوقات مشکلی نیست که از ابتدای کار، خودتان را به مخاطب معرفی کنید. ولی بازهم بهتر است پیش از هر چیز، درخواست و پیشنهاد متقابلتان را مطرح کنید. اگر مخاطب به موضوع علاقه مند شود، بررسی می کند که شما چه کسی هستید و از چه جایگاهی با او تماس گرفته اید.

می دانم که مشغله های زیادی دارید

طبیعتاً چنین جمله ای با یک «اما» ادامه پیدا می کند. (که بسیار شبیه به عبارتی است که همه ی ما به خوبی با آن آشنا هستیم: می دانم ناراحت می شوی اما...) اگر تشخیص می دهید که شرایط مخاطب برای دریافت پیشنهاد شما مناسب نیست، چرا باید مزاحم او بشوید؟

در عوض اگر می دانید طرف مقابل برنامه ی شلوغی دارد، بهتر است با کوتاه کردن ایمیل و بیان واضح و موجز درخواستتان، وقت او را کمتر بگیرید.

می خواستم سریعاً خواهشی داشته باشم

همه ما می دانیم که این «سریعاً»، هرگز سریع و کوتاه نیست! به علاوه خواهش و تقاضای که همراه با خود، پیشنهاد متقابلی برای مخاطب نداشته باشد، سرگرم کننده به نظر نمی رسد. پیشنهادتان را به شیوه ای مطرح کنید که مخاطب متوجه شود در ازای لطفی که به شما خواهد داشت، شاهد نتایج رضایت بخشی خواهد بود.

مطلب مرتبط: بازاریابی ایمیلی دیجیتالی برای امروز با فناوری فردا

نکته آخر اینکه، ممکن است شما اهدافی عالی در سر داشته باشید. ممکن است تلاش کنید دوستانه، صمیمی، مؤدب و حرفه ای به نظر برسید. ولی اگر ایمیل هایتان را با جملات بالا شروع کنید، مخاطبان درک و برداشت جالبی از زحمات شما نخواهند داشت.

راه دیگری برای بیان صمیمیت، احترام حرفه ای بودن خود پیدا کنید، مخصوصاً اگر می خواهید مخاطبان ایمیل هایتان را تا پایان مطالعه کنند.