مدیریت مجازی

در گذشته بیشتر مدیران خواهان برگزاری جلسات سنتی در قالب گروه‌های مشارکت‌کننده بودند؛ بدین ترتیب که گروهی از کارکنان همراه مدیر دور میز یا در اتاق کنفرانس می‌نشینند تا آنچه را در جلسات در ذهنشان می‌گذرد به دیگران منتقل کنند. امروزه به دلیل افزایش محیط‌های کاری جهانی و وجود دفاتر اداری در شهرها یا کشورهای دیگر، برگزاری جلسات رو در رو با کارکنان عملا دشوار است. بسیاری از مدیران خود را در موقعیتی می‌یابند که طی آن باید مدیر تیمی مجازی باشند، بدین ترتیب که در فاصله دورتر از دفتر مرکزی باید اعضای تیم خود را هدایت کنند.

مدیریت یک تیم پراکنده نیازمند هدایت جنبه‌های مختلف فاصله از قبیل مسافت جغرافیایی، فرهنگی، زبانی و موقعیتی (یعنی تعداد اعضای مرتبط در هر مکان) است. هرکدام از این جنبه‌ها، پویایی‌های تیم را تحت تاثیر قرار می‌دهد و بر اثربخشی و عملکرد نیز تاثیرگذار است. درست است که این کار در وهله اول دلهره‌آور می‌نماید، اما شیوه مدیریتی مناسبی برای شرکت‌های بزرگ با پروژه‌های تحقیقاتی زیاد است که می‌تواند احتمال موفقیت را دوچندان کند. اما بهتر است ابتدا دریابید که کدام جنبه پویایی‌های تیمی که تحت تاثیر مسافت قرار نمی‌گیرد، برای‌تان اهمیت دارد. برای آگاهی بیشتر از نحوه مدیریت یک تیم مجازی گزارش زیر را دنبال کنید.

تاثیرات مسافت در مدیریت

در حالی‌که همه انواع مختلف مسافت‌های شرح داده شده در بالا بر مدیریت تاثیرگذار است، مدیران می‌توانند توسط دو مکانیزم مرکزی، این تاثیرات را به حداقل برسانند: هویت مشترک و زمینه مشترک. درک این موارد به شما کمک می‌کند برنامه‌ای هدفمندتر برای مدیریت خود توسعه دهید. ابتدا بهتر است درک کنید مسافت چگونه بر احساس شما نسبت به کارمندان‌تان تاثیرگذار است. نخستین حس به وجود‌ آمده در ارتباط با انواع مسافت‌های لیست شده در بالا (که اغلب تحت عنوان مسافت‌های موقعیتی شناخته می‌شوند)، فاصله اجتماعی و حس هویت غیرمشترک است.

مطالعات انجام شده در این زمینه نشان می‌دهد که هویت غیرمشترک ناشی از فاصله اجتماعی، مشکلات هماهنگی را افزایش می‌دهد. این چشم‌اندازها و چالش‌های تازه‌ را در کسب‌وکار جهانی خود پذیرا باشید. درک اینکه جهان درواقع بسیار بزرگ‌تر از فرهنگ و کشور مادری شماست، نشانه فروتنی است. همه کارکنان شرکت‌تان را برای ساخت کسب‌وکاری موفق به یک چشم ببینید و تفاوتی قائل نشوید. اگر شما مشتاق و در برقراری ارتباط عدالت داشته باشید، به موفقیت دست خواهید یافت.

ایجاد رابطه نزدیک‌تر با زیردستان

مسافت بر آنچه شما درباره زیردستان‌تان فکر می‌کنید تاثیر می‌گذارد. این مشکل را می‌توان «مشکل درک دوطرفه» دانست. عدم درک می‌تواند ناشی از تفاوت‌های فرهنگی یا زبانی باشد و به این معنی است که آنچه شما می‌دانید آنها نمی‌دانند و برعکس. این مشکل از عدم درک مشترکی ناشی می‌شود که محرک کلیدی برای هماهنگی و مشارکت است. تیم‌هایی که درک مشترک دارند کارا‌تر هستند. آنها زمان را هدر نمی‌دهند و هر فرد مسئولیت خود را می‌داند و مشکلات به وجود آمده در ارتباط با سوء درک کمتر است.

در خاطر داشته باشید هنگام ارزیابی اثر مسافت بر تیم‌تان، باید احساسی را که دارید و آنچه درباره کارکنان‌تان می‌دانید مدنظر داشته باشید. سعی کنید به فرهنگ کارکنان نقطه مقصد خود در نقطه دیگر نزدیک‌تر شوید. زندگی کردن در جغرافیایی دورتر، به این معنی است که شما باید برای حفظ روابط با کارکنان و مشتریان بیشتر تلاش کنید. برای تماس تلفنی هفتگی با کارکنان برنامه‌ریزی کنید. خیلی ‌وقت‌ها ارزیابی شرایط کار از طریق ایمیل مشکل است و می‌توان با شنیدن صدای افراد بینش بیشتری پیدا کرد. وقتی نیازمند کمک هستید، غرور را کنار بگذارید و از دیگران کمک بگیرید. همکاری‌های مفید دوطرفه، برای یک کسب‌وکار، فراملی یا بین‌المللی موفق لازم است.

دقت در انتخاب کارمندان مجازی

به‌عنوان یک مدیر بهتر است بر استخدام و آموزش کارمندان خود نظارت داشته باشید و افرادی را انتخاب کنید که خصوصیات بهتری برای اجرای پروژه‌های راه دور شما دارند. آنان باید نسبت به شناخت اعضای تیم اقدام کنند. خصوصیات کارکنان مجازی موفق شامل، خود‌انگیزشی، اعتماد‌به‌نفس و توانایی تحمل ابهام است. آنها می‌توانند مستقل از دیگران کار کنند اما انزواطلب نیستند، اعضای خوبی در تیم بوده و در برقراری ارتباط بسیار قوی هستند. رهبران مجازی کارا و تاثیرگذار این را به خوبی درک کرده‌اند که فقدان تعاملات حضوری در تیم‌های مجازی، ممکن است در فرآیند اعتماد‌سازی مشکل به وجود آورد و این وظیفه مهم بر دوش آنهاست.

رهبران این تیم‌ها به فراست دریافته‌اند که دریافت بازخوردهای منظم، مشاوره و هدایت بین اعضا، به ایجاد ارتباطات مناسب و اعتماد میان اعضای تیم کمک می‌کند. در تیم‌های موفق، رهبران تیم به دقت پیشرفت پروژه را به‌وسیله ابزارهای نرم‌افزاری و سایر تکنولوژی‌ها پیگیری می‌کنند.

مدیریت تاثیرات فاصله

برای مدیریت بهتر تیم‌های مجازی خود بهتر است این موارد را به یاد داشته باشید. اول اینکه از هراس و دستپاچگی بپرهیزید. تیم‌های پراکنده، مجازی و جهانی متشکل از افرادی شبیه دیگر تیم‌هاست. هرچه شما و تیم‌تان بهتر این مسئله را در ذهن بسپارید، نتایج بهتری خواهید گرفت. به‌عنوان مدیر سعی کنید نقش خود و کارمندان را در ذهن‌تان برعکس کنید و ببینید اگر جای آنها بودید دوست داشتید مدیرتان چگونه باشد. به یاد داشته باشید که همکاری با یک تیم مجازی کار هراس‌انگیزی نیست و تنها نیازمند تلاش است. ثانیا اینکه اصول اولیه و قواعد را به یاد داشته باشید.

با مدلی که با ساختار ذهنی شما هماهنگ و تاثیرگذاری‌اش ثابت شده باشد شروع کنید. این مدل باید مدلی باشد که بر اهداف تیم متمرکز، چالشی و شفاف باشد. در انتها اینکه از هر مدلی که برای رهبری تیم مجازی خود انتخاب می‌کنید، حمایت کرده و آنچه را که به‌عنوان نتیجه باقی می‌ماند ارزیابی کنید تا میزان رسیدن به اهداف و سطح موفقیت خود را بسنجید.