چگونه در شرکت خود از کاغذ کمتری استفاده کنیم

امروزه مسئله محیط زیست به قدری مهم است که هر فردی باید به آن توجه ویژه داشته باشد. در این رابطه بدون شک تاثیر برندها به مراتب بیشتر از اقدامات فردی است. دلیل این امر نیز به این خاطر است که از آنها به عنوان یکی از عوامل اصلی آلودگی محیط زیست نام برده می شود. با این حال اگر به این مسئله بی توجه باشیم، بدون شک جهان آینده بسیار خطرناک و حتی غیرقابل سکونت خواهد شد. تحت این شرایط دیگر هیچ دستاوردی ارزشمند نخواهد بود. درواقع حفظ محیط زیست امروزه به یک ترند جدی تبدیل شده و بسیاری از مشتریان توقع دارند که برندها در این زمینه اقدامات جدی را انجام دهند. همین امر باعث شده است تا میزان رشد برندهای سبز (اصطلاحی که به برندهای حامی محیط زیست اطلاق می شود) در چند سال اخیر رشدی فوق العاده را داشته باشد. در این رابطه اگرچه اقدامات متنوعی را می توان در دستور کار خود قرار داد، با این حال یکی از ساده ترین این موارد کاهش حجم کاغذهای مصرفی است. درواقع استفاده از این وسیله به عادت روزانه بسیاری از کارمندان تبدیل شده که تولید آنها به معنای نیاز به قطع درختان است. در ادامه چهار راهکاری را بررسی خواهیم کرد که باعث می شود تا تمایلات به کاهش استفاده از کاغذ افزایش پیدا کند و بهتر بتوانید در این زمینه اقدام نمایید. 

1-مزایای کاهش میزان استفاده از کاغذ را بیان نمایید 

برای این امر که کارمندان شما یک تغییر بزرگ را قبول نمایند، لازم است تا مرحله قانع شدن طی شود. در این رابطه در کنار آمارهای منفی درباره کاغذها و تاثیر آن در محیط زیست، لازم است تا به مسائلی نظیر افزایش سرعت کارها و کاهش حجم اسناد اشاره نمایید. درواقع شما می توانید میلیون ها کاغذ را به صورت عکس و فایل پی دی اف در درون یک پوشه قرار دهید که حجم زیادی را نیز اشغال نخواهد کرد. با این حال در حالت عادی شما به یک اتاق مجزا برای این موضوع نیاز خواهید داشت. همچنین پیدا کردن موارد موردنیاز نیز با چنین اقدامی به مراتب ساده تر خواهد بود. تحت این شرایط افراد می توانند با سرعت بالاتری به کارهای خود رسیدگی نمایند. با این حال نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید مسئله امنیت اطلاعات است. درواقع شما نیاز دارید که از فردی خبره کمک بگیرید تا امنیت اطلاعات شما حفظ شود. یکی از مزایای اسناد کاغذی این است که لو رفتن آنها به مراتب سخت تر از حالت دیجیتالی است. با این حال با انجام اقدامات و ملاحظات لازم، درصد آن بسیار کم خواهد شد. 

مطلب مرتبط: بهبود «محیط کسب وکار» هم روی کاغذ ماند، هم افت کرد!

2-قوانین را تغییر دهید 

برخی از قوانین ممکن است وجود داشته باشد که انجام چنین طرحی را سخت نماید. شما باید آنها را شناسایی کرده و قوانین جدید تعیین نمایید. همچنین کاهش استفاده از کاغذ باید به صورت مرحله ای اتفاق بیفتد تا تمامی افراد شرکت بتوانند خود را با شرایط جدید هماهنگ سازند. در آخر شما باید قوانین مشخصی را داشته باشید تا افراد مجبور به رعایت طرح جدید شوند. از این اقدام خود می توانید به عنوان ابزار بازاریابی استفاده کنید که بدون شک مورد توجه جدی قرار خواهد گرفت. با این حال این نکته را فراموش نکنید که همواره ترندهای جدید معرفی می شود. همچنین می توانید با بررسی اقدامات انجام شده از سوی سایر برندها، به اقدامات خلاقانه و تاثی گذار بیشتری دسترسی پیدا کنید. درواقع بسیاری از راهکارها وجود دارد که به وسیله آن می توان میزان استفاده از کاغذ را در شرکت کاهش داد که لازم است تا به صورت مداوم به دنبال روش های بیشتری باشید. همچنین می توانید راهکارهای خود را به عنوان توصیه هایی منتشر نمایید و برای برندهایی که با آنها همکاری دارید، ارسال نمایید. این امر باعث خواهد شد تا زمینه‎ساز استفاده از کاغذ کمتر حتی خارج از محل کار خود شوید. 

3-صرفه جویی را به فرصتی برای سرمایه گذاری تبدیل نمایید 

درواقع تنها مزیت کاهش کاغذ، حفظ محیط زیست و سرعت بخشیدن به کارها نبوده و این اقدام در زمینه کاهش هزینه ها نیز بسیار مهم است. درواقع شما در کنار خرید کاغذ، به مواردی نظیر نوشت افزار، دستگاه پرینت، جوهر و... نیاز خواهید داشت. بدون شک چنین اقدامی باعث می شود که هزینه های شما کاهش پیدا کند. در این زمینه توصیه می شود که برای کارمندان خود مشخص نمایید که این صرفه جویی، صرف چه اقدام جدیدی می شود تا انگیزه ها افزایش پیدا کند. همچنین توصیه می شود که آمار استفاده از کاغذ خود را به صورت مداوم بررسی نمایید و نتایج را برای تیم خود منتشر نمایید. این نکته را فراموش نکنید که مواردی نظیر کارت های ویزیت و بروشور هم در گروه موارد استفاده از کاغذ قرار می گیرد که می توانید از نمونه های دیجیتالی استفاده کنید. در این زمینه امروزه رستوران ها و کافه ها اقدام جالبی را انجام می دهند. تعدادی از آنها کیو آر کد را جایگزین منوهای چاپی کرده اند که با استقبال بسیار خوبی همراه بوده است. 

مطلب مرتبط: 5 ایده طلایی صرفه جویی در هزینه ها برای کسب و کارهای کوچک

4-آموزش های لازم را داشته باشید 

در آخر توصیه می شود که با یک گروه دغدغه مند در زمینه محیط زیست همکاری داشته باشید و از آنها بخواهید تا دوره های آموزشی برای تیم شما تعیین نمایند. درواقع این افراد به صورت مداوم به دنبال راهکارهایی هستند تا اثرات مخرب به محیط زیست کاهش یابد. این اقدام نیز می تواند برای بازاریابی شرکت یک فرصت ایده آل باشد. بدون شک هنگامی که افراد آموزش درستی را داشته باشند، رفتارهای مثبت بیشتری هم از خود بروز خواهند داد. این نکته را فراموش نکنید که اگر آموزش ها برای خانواده کارمندان شما نیز انجام شود، به کاهش مصرف کاغذ در منازل نیز کمک کرده اید.

در آخر بهتر است که دور انداختن کاغذ را به آخرین اقدام تبدیل نمایید. برای مثال اگر تنها در یک طرف کاغذ مطلبی چاپ شده، طرف سفید آن را برای چاپ بعدی قرار دهید. همچنین استفاده از کاغذهای بازیافتی می تواند شما را به رسیدن به عدد صفر در زمینه استفاده از کاغذ نزدیک تر نماید. در این رابطه اگر از مشتریان خود بخواهید که روش های بیشتری را به شما معرفی نمایند، باعث خواهد شد تا ارتباط شما نیز با آنها قوی تر شود که خود نتایج فوق العاده ای را به همراه دارد.