مایکروسافت تیمز چیست و چگونه با آن کار کنیم؟

با شیوع ویروس کرونا، بسیاری از مردم در سراسر جهان دورکار شدند و همین موضوع نیاز به نرم‎افزارها و برنامه ها برای ارتباط با همکاران و انجام کارها از خانه را افزایش داد که یکی از این برنامه ها، Microsoft Teams است. در این مطلب به معرفی این برنامه و قابلیت های آن می پردازیم و همچنین نحوه کار با مایکروسافت تیمز را آموزش می دهیم.

مایکروسافت تیمز از سال ۲۰۱۷ در بازار وجود دارد، اما تا به امروز و با شیوع ویروس کرونا، میان بسیاری از کاربران شناخته شده نبود. حالا که دورکاری کارکنان افزایش پیدا کرده، افراد بیشتری به سمت این پلتفرم آمده اند.

مایکروسافت تیمز چیست؟

این محصول مایکروسافت یک پلتفرم همکاری و ارتباطات برای کسب و کارها، تیم های حرفه ای و همچنین سازمان ها است. کاربران می توانند در این برنامه به چندین تیم مختلف سوییچ کنند که هر یک از آن ها کاربران و کانال های مخصوص به خود را دارند. Microsoft Teams به عنوان جایگزین اسلک شناخته می شود، با این حال به لطف سازگاری با سایر برنامه ها و نرم‎افزارهای مایکروسافت قابلیت های بیشتری دارد.

مطلب مرتبط: مایکروسافت تیمز در دسترس کاربران عادی قرار گرفت

برخی از ویژگی های مایکروسافت تیمز به شرح زیر است:

• کانال های متنی که اعضای تیم می توانند در آن ها عضو شوند و دنبال کنند.

• برنامه ریزی و زمانبندی جلسات و کنفرانس ها

• تماس صوتی و تصویری

• اشتراک گذاری نمایشگر در تماس ها

• اشتراک اسناد و همکاری با سایر اعضا

از طریق ادغام با برنامه هایی مانند OneDrive و ورد، شما می توانید اسناد را درون کانال های تیمز آپلود کنید تا اعضا بتوانند آن ها را ویرایش کنند.

مایکروسافت تیمز رایگان است؟

این برنامه در نسخه استاندارد خود رایگان است، اما نسخه های پولی برای سازمان های بزرگ‎تر نیز دارد. نسخه رایگان به ویژگی های زیادی مجهز شده که بخشی از آن ها به شرح زیر هستند:

• پیام های متنی نامحدود

• تماس صوتی و تصویری

• ۱۰ گیگابایت حافظه ذخیره سازی فایل ها

• ۲ گیگابایت فضای ذخیره سازی شخصی برای هر کاربر

• ادغام با برنامه های آفیس

• امکان ادغام با برنامه های شخص ثالث مانند ادوبی و ترلو

• ارتباط و همکاری امن

بیشتر کاربران شخصی و کسب و کارهای کوچک به ویژگی های موردنظر خود در نسخه رایگان دسترسی پیدا می کنند و می توانند نیازهای خود را رفع کنند. در نسخه های پولی که مناسب سازمان های بزرگ است، ویژگی های بیشتری مانند فضای ذخیره سازی بالاتر، همکاری غنی تر، کنترل های پیشرفته IT و امنیت در سطح سازمانی دارد.

نحوه کار با مایکروسافت تیمز

شما می توانید توسط سایت به این برنامه دسترسی داشته باشید یا نرم‎افزار آن را برای کامپیوتر دانلود کنید. مایکروسافت تیمز اندروید و iOS نیز توسعه پیدا کرده اند. با این وجود، این برنامه بهترین عملکرد را روی کامپیوتر دارد و برای استفاده از آن باید وارد حساب مایکروسافت خود شوید.

پس از نصب، باید مایکروسافت تیمز را راه ‎اندازی کنید و سپس در آن تیم بسازید یا وارد یک تیم شوید. برای ساخت یک تیم پس از ورود به حساب خود، وارد تب «Teams» شوید و گزینه «Join or create a team» را انتخاب کنید و در نهایت روی گزینه «Create a new team» کلیک کنید.

شما در این بخش می توانید با کلیک روی گزینه «Build a team from scratch»، یک تیم کاملا جدید بسازید یا با انتخاب گزینه ...Create from»، یک تیم از گروه های موجود ایجاد کنید.

پس از این کار می توانید تیم را خصوصی کنید تا تنها افراد با دعوت بتوانند عضو آن شوند یا با انتخاب گزینه عمومی، امکان پیوستن افراد را با ارسال درخواست فراهم کنید. پس از انتخاب گزینه موردنظر در بخش تنظیمات، نام تیم خود را وارد کنید و سپس گزینه «Create» را بزنید. در نهایت اعضای تیم را به وسیله لیست مخاطبین یا ایمیل به تیم دعوت کنید.

آیا گفت ‎و گوها در مایکروسافت تیمز خصوصی هستند؟

باید بدانید که امکان کنترل و برچسب گذاری چت ها در Microsoft Teams در صورت تخطی از سیاست های ارتباطی محل کار وجود دارد. این ویژگی برای دفاتری که تیمز را با سرویس های مایکروسافت ۳۶۵ ادغام می کنند، در دسترس است. مایکروسافت در این زمینه اعلام کرده:

«شما می توانید برای انطباق گفت‎وگوها با سیاست های ارتباطی، پیام ها را در یک یا چند پلتفرم ارتباطی به عنوان گروه یا منبع مستقل، بررسی کنید.»

در حالت کلی اگر می خواهید پیام شما توسط مدیران یا مدیرعامل شرکت دیده نشود، آن را درون تیمز ارسال نکنید.

امکان تماس ویدئویی در تیمز وجود دارد؟

این پلتفرم مایکروسافت گزینه های مختلفی برای تماس های تصویری دارد که شامل کنفرانس ویدئویی و استریم زنده می شود. شما می توانید تصویر پس‎زمینه را در مایکروسافت تیمز عوض کنید. برای برقراری تماس ویدئویی با اعضای تیم خود، مخاطب را انتخاب و سپس روی آیکون تماس تصویری کلیک کنید.

کاربران در این پلتفرم می توانند یک کنفرانس برگزار کنند یا کار خود را ارائه دهند. این ویژگی به شما اجازه می دهد که یک کنفرانس را برای زمان مشخصی تنظیم کنید و سپس برای اعضا، دعوتنامه بفرستید. در حال حاضر ۹ کاربر به صورت همزمان روی نمایشگر ظاهر می شوند، اما مایکروسافت قصد دارد در آینده تعداد آن ها را به ۴۹ کاربر افزایش دهد. علاوه بر این موارد، می توانید در جلسات نمایشگر خود را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید.

اگر می خواهید به جای تماس تصویری، کار خود را ارائه دهید یا استریم زنده داشته باشید، می توانید در هنگام تنظیم جلسه جدید، گزینه «New Live event» را انتخاب کنید. شما همچنین می توانید در زمان برگزاری جلسه، فرد موردنظر برای ارائه کار را از میان شرکت کنندگان انتخاب کنید.

در حالی که نسخه استاندارد این پلتفرم به صورت رایگان در دسترس است، می توانید نسخه پریمیوم آن را با اشتراک مایکروسافت ۳۶۵ دریافت کنید. این برنامه همچنین بخشی از برنامه ابری آفیس 365 E3 است.

هزینه استفاده از مایکروسافت تیمز چقدر است؟

اگر نسخه پریمیوم یا سازمانی تیمز را بخواهید، باید آن را از طریق اشتراک آفیس ۳۶۵ یا مایکروسافت ۳۶۵ بخرید. هزینه استفاده از این پلتفرم به نوع اشتراک شما بستگی دارد.

مایکروسافت ۳۶۵ تجاری پایه هزینه ماهانه ۵ دلار را از شما طلب می کند که شامل ویژگی های جدیدی نسبت به نسخه رایگان می شود. در این نوع اشتراک امکان پشتیبانی از ۲۵۰ کاربر در جلسات ویدئویی وجود دارد و همچنین می توان جلسات را ضبط کرد.

مدل بعدی، مایکروسافت ۳۶۵ تجاری استاندارد با هزینه ماهانه ۱۲.۵۰ دلار است که شامل تمام ویژگی های نسخه قبلی به همراه ویژگی های اپلیکیشن و کنترلی می شود. در اشتراک آفیس 365 E3 که هزینه ماهانه ۲۰ دلاری دارد، امکان برگزاری رویدادهای بزرگ با حضور ۱۰ هزار نفر، فضای ذخیره سازی ابری نامحدود و ویژگی های دیگری برای سازمان ها و کاربران فراهم می شود.

موسسات آموزشی می توانند اشتراک آفیس 365 A1 را تهیه کنند که شامل تیمز به صورت رایگان می شود، البته می توانند نسخه پولی آن را نیز سفارش دهند. مایکروسافت 365 A3 و A5 به ترتیب هزینه اشتراک ماهانه ۲.۵ و ۶ دلار دارند.

امنیت مایکروسافت تیمز در چه وضعیتی قرار دارد؟

مشکلات امنیتی برنامه زوم نگرانی های زیادی میان کاربران ایجاد کرد، اما آیا مایکروسافت تیمز امنیت بالایی دارد؟

مطلب مرتبط: رشد 70 درصدی کاربران مایکروسافت تیمز طی یک ماه

به گفته مایکروسافت، ارتباطات شبکه ای در تیمز به صورت پیش‎فرض رمزگذاری می شوند، با این حال برخلاف برنامه هایی مانند واتس‎اپ از رمزگذاری سراسری پشتیبانی نمی کند. با وجود این موضوع، پلتفرم های مایکروسافت به علت زیرساخت های امنیتی از محصولات شرکت های کوچک‎تر امنیت بالاتری دارند. تیمز از استانداردهایی مانند ISO 27018 ،ISO 27001 و SSAE16 SOC 1 و SOC 2 پشتیبانی می کند.

با وجود موارد بالا، باید بدانید که هیچ پلتفرم کاملا امنی در بازار وجود ندارد و امکان حمله سایبری به همه آن ها وجود دارد. اگر از هک شدن حساب خود می ترسید، مایکروسافت قابلیت احراز هویت دو مرحله ای را برای شما در نظر گرفته است.