وبینار: همه آن چیزی که باید بدانید

در جهان امروز تنها افرادی می توانند به موفقیت برسند که از ابزارها و امکانات موجود بهترین استفاده را داشته باشند. در این رابطه از جمله این ابزارها، وبینارها(سمینارهای آنلاین) محسوب می شوند. درواقع شما برای برگزاری یک سمینار، به مکانی بزرگ و امکانات متعدد نیاز خواهید داشت، با این حال مزیت اصلی وبینارها این است که صرفه جویی فوق العاده ای را در رابطه با زمان و هزینه ها به همراه داشته و دیگر به مکانی مشخص نیاز نخواهد داشت.

همچنین شما دیگر نیازی به دعوت از افراد خارج کشور و یا حاضر در شهرهای دیگر نخواهید داشت که این امر امکان جذب حداکثری به وجود می آورد. برای مثال امروزه افراد و شرکت ها از این طریق حتی قادر به برگزاری جلسات با افرادی هستند که در کشورهای دیگر مشغول فعالیت بوده و ساعت ها با یکدیگر فاصله دارند. برای برگزاری آن نیز تنها اتصال به اینترنت پرسرعت و وجود یک لپ تاپ، کافی خواهد بود. با توجه به توضیحات ارائه شده، در ادامه به بررسی گام های ایجاد یک وبینار خواهیم پرداخت.

1-از GoToWebinar استفاده کنید

اگرچه سرویس های مختلفی در رابطه با برگزاری وبینارها وجود دارند، با این حال بهترین آنها را باید GoToWebinar دانست. این سایت به شما تمامی امکانات لازم نظیر تعیین فرمت، یادآوری زمان شروع، بررسی نمونه وبینارهای موجود، ضبط، عدم محدودیت زیاد در زمینه تعداد شرکت کننده و... را در اختیار شما قرار خواهد داد. این امر در حالی است که محیط کاربری آن نیز بسیار ساده بوده و سهولت کار بسیار بالایی را به همراه دارد.

در رابطه با فرمت وبینار لازم است تا قبل از تصمیم گیری، با انواع آن آشنا شوید که شامل:

1-تک سخنران: که در آن تنها برای یک نفر امکان صحبت وجود داشته و برای شرایطی است که نیازی به گفت وگو دوطرفه وجود ندارد.

2-مصاحبه ای: که در آن تمامی افراد تنها می توانند با فرد ایجادکننده وبینار ارتباط داشته باشند.

مطلب مرتبط: نکاتی برای بهینه‌ سازی وبینارها

3- تعاملی: که به تمامی افراد اجازه ارتباط یا یکدیگر داده می شود که شباهت زیادی به حالت سمینارهای معمولی در درون شرکت ها دارد، با این حال توجه داشته باشید که شما می توانید همه چیز را مدیریت کنید. برای مثال محدودیت زمانی برای صحبت ها از جمله این موارد محسوب می شود. به عنوان نکته پایانی ذکر این امر ضروری است که شما تنها 30 روز مجوز استفاده رایگان از این سایت را خواهید داشت.

2-زمان بندی های لازم را انجام دهید

اگر وبینار شما با حضور افرادی خواهد بود که از مناطق مختلف جهان هستند، ضروری است تا به تفاوت های زمانی نیز توجه داشته باشید. برای این امر توصیه می شود تا اولویت را بر روی راحتی اکثریت قرار دهید. برای مثال اگر نیمی از افراد در یک کشور خاص حضور دارند، لازم است تا زمان شروع وبینار را با توجه به آنها قرار دهید. خوشبختانه در سایت معرفی شده، امکان مقایسه اختلاف زمانی مناطق مختلف وجود دارد. همین امر نیز باعث می شود تا شما زمان دقیق شروع وبینار را با توجه به ساعت-های مختلف، اعلام کنید. در مرحله بعد نیز ضروری است تا ابزار ضبط وبینار را نیز در درون این سایت فعال کنید. علت این امر به این خاطر است که با بازبینی یک اقدام انجام شده، امکان پیدا کردن ضعف ها وجود خواهد داشت. همچنین وجود این امر باعث خواهد شد تا سندی برای تمامی توافق ها و اتفاقات وجود داشته باشد.

3-نسبت به شخصی و یا عمومی بودن وبینار خود تصمیم گیری کنید

بسیاری از وبینارها به این صورت برگزار می شوند که شرکت در آن برای عموم آزاد است. تحت این شرایط شما به تبلیغ کافی و اعلام تعداد ظرفیت نیاز خواهید داشت. با این حال اگر خواهان حضور افراد خاصی هستید، دیگر تنها اطلاع رسانی به آنها کافی بوده و ضروری است تا یک رمز عبور را ایجاد کنید. این امر باعث خواهد شد تا از حضور افراد بیگانه جلوگیری شود. از دیگر نکاتی که باید برای شروع وبینار خود مورد توجه قرار دهید این است که شما به اتاقی آرام، یک هندزفری و یا هدست و سیستمی سالم نیاز خواهید داشت. در غیر این صورت همواره این احتمال وجود دارد که اتفاقی پیش بینی نشده رخ داده و تمامی برنامه ریزی های شما را نابود سازد.

4-تمرین داشته باشید

این امر خصوصا برای افرادی که به تازگی می خواهند در این زمینه فعالیت کنند، بسیار ضروری خواهد بود. درواقع شما باید به مهارت کافی برای مدیریت یک وبینار دست پیدا کرده و با تمامی ابزارها و امکانات آن آشنایی کامل را داشته باشید. برای این امر برگزاری چند وبینار تمرینی، کاملا سودمند خواهد بود. همچنین ضروری است تا پس از پایان وبینار، یک ایمیل همگانی را برای تمامی شرکت کننده ها ارسال کنید. متن آن نیز باید شامل قدردانی از حضور و نظرسنجی در رابطه با کیفیت وبینار باشد. این امر باعث خواهد شد تا شما بتوانید نسبت به میزان موفقیت کار خود، به اطمینان لازم دست پیدا کنید.

5-سیستم ثبت نام ایجاد کنید

اگرچه الزامی در این رابطه وجود ندارد، با این حال ایجاد این بخش باعث خواهد شد تا شما قبل از شروع وبینار، نسبت به تعداد افراد آگاهی پیدا کرده و برنامه ریزی بهتری را داشته باشید، با این حال توجه داشته باشید که سیستم ثبت نام شما نباید بیش از حد زمان بر باشد. در غیر این صورت احتمال جذب حداکثری کاهش پیدا خواهد کرد. در نهایت توجه داشته باشید که حتما نیازی به حضور مستقیم شما در وبینار نبوده و شما می توانید از ویدئو های از قبل تهیه شده نیز استفاده کنید، با این حال توصیه می-شود که تا حد امکان در تلاش برای ارتباط مستقیم باشید. درواقع شما می توانید در وبینار خود یک کلیپ را نیز پخش کنید با این حال حضور خودتان، باعث افزایش رضایت شرکت کننده ها خواهد شد. در نهایت اگر مدیریت جلسه برای شما بیش از حد سخت است، می توانید از یک دستیار و یا مجری برای انجام بهتر کارها استفاده کنید.

6-قیمت گذاری مناسبی را داشته باشید

در بسیاری از وبینارها، ممکن است تنها برخی از افراد به عنوان مهمان محسوب شوند. تحت این شرایط بسیار طبیعی است که شما از سایرین مبالغی را دریافت کنید. به همین خاطر ضروری است تا در هنگام ثبت نام، یک درگاه پرداخت الکترونیکی را نیز ایجاد کنید تا افراد بتوانند در این رابطه اقدام کنند، با این حال فراموش نکنید که قیمت گذاری شما باید کاملا منصفانه باشد. برای مثال اگر برای اولین بار است که در این رابطه اقدام می کنید. بهتر است تا امکان حضور را برای همگان رایگان قرار دهید تا افراد پس از مشاهده کیفیت کار شما و میزان مفید بودن مطالب، نسبت به ثبت نام در جلسات بعدی، تصمیم گیری کنند. به همین خاطر نیز شما وبینار را نباید صرفا یک جلسه ای تصور کنید.

مطلب مرتبط: وبینار Web conferencing

در نهایت توجه داشته باشید که تمامی افراد ممکن است نسبت به نحوه کار وبینار آشنایی نداشته و یا دسترسی کافی در زمان مقرر به یک سیستم نظیر لپ تاپ برای آنها وجود نداشته باشد. تحت این شرایط ضروری است تا یک ایمیل آموزشی برای آنها ارسال کنید تا حتی با استفاده از گوشی تلفن همراه هوشمند خود نیز بتوانند در این رابطه اقدام کنند. همچنین فراموش نکنید که به سطح تجهیزات نیز توجه داشته باشید. برای مثال ممکن است در طول وبینار، نیاز داشته باشید تا بر روی تخته وایت برد، مواردی را یادداشت کنید. تحت این شرایط شما به یک وبکم باکیفیت و هدست بلوتوثی نیاز خواهید داشت. همچنین بررسی اقدامات سایرین در این زمینه، می تواند شما را به ایده های بسیار خوبی رسانده و سطح کاری را با افزایشی چشمگیر مواجه سازد.