خیلی از جلسهها با جملههایی مثل این تمام میشوند:
«باید روی فروش بیشتر کار کنیم.»
«موضوع را با تأمینکننده پیگیری کنیم.»
«قیمتگذاری را دوباره بررسی کنیم.»
«سایت باید سریعتر شود.»
همه موافقاند، جلسه تمام میشود و یک هفته بعد همان موضوع دوباره روی میز است.
مشکل این نیست که تصمیم گرفته نشده است.
مشکل این است که تصمیم به یک تعهد قابل اجرا تبدیل نشده است.
درس این هفته ساده است:
هر تصمیم باید چهار جزء داشته باشد:
اقدام مشخص + صاحب مشخص + موعد مشخص + معیار پایان
اگر یکی از این چهار جزء وجود ندارد، هنوز تصمیم ندارید؛ فقط درباره یک موضوع توافق کردهاید.
تفاوت توافق با تصمیم
فرض کنید در جلسه میگوییم:
«باید هزینه ارسال را کاهش دهیم.»
این یک هدف است، نه تصمیم.
حالا آن را تبدیل کنیم به تصمیم:
مدیر عملیات تا دوشنبه از سه شرکت حمل Quote جدید میگیرد و گزارشی شامل قیمت، زمان تحویل و شرایط پرداخت ارائه میکند.
حالا چهار جزء داریم:
اقدام: گرفتن سه Quote
صاحب: مدیر عملیات
موعد: دوشنبه
معیار پایان: جدول مقایسه سه پیشنهاد
این تصمیم قابل پیگیری است.
چرا «صاحب» باید یک نفر باشد؟
یکی از خطرناکترین جملات مدیریتی این است:
«تیم فروش پیگیری کند.»
وقتی مسئولیت متعلق به یک گروه است، اغلب در عمل متعلق به هیچکس نیست.
ممکن است پنج نفر درگیر باشند، اما برای هر تصمیم باید یک نفر Owner وجود داشته باشد.
Owner الزاماً کسی نیست که همه کارها را خودش انجام میدهد.
وظیفه او این است که مطمئن شود کار انجام میشود.
بنابراین:
همکاران میتوانند متعدد باشند؛ صاحب تصمیم باید یک نفر باشد.
چرا موعد «هرچه زودتر» موعد نیست؟
عبارتهایی مانند:
-
سریع
-
در اولین فرصت
-
این هفته
-
هرچه زودتر
-
بعداً بررسی شود
برای مدیریت مناسب نیستند.
موعد باید تا جای ممکن مشخص باشد.
مثلاً:
دوشنبه ساعت ۱۴
یا:
تا پایان ۵ مهر
چرا؟
چون کاری که Deadline ندارد همیشه میتواند پشت یک کار فوریتر قرار بگیرد.
بخش فراموششده: معیار پایان
فرض کنید به واحد بازاریابی میگویید:
«رقبا را بررسی کنید.»
چه زمانی این کار تمام شده است؟
وقتی سایت رقبا را دیدهاند؟
وقتی قیمتها را استخراج کردهاند؟
وقتی گزارش نوشتهاند؟
وقتی پیشنهاد عملی دادهاند؟
بدون تعریف «Done»، حتی مدیر و کارمند ممکن است دو برداشت کاملاً متفاوت از انجام کار داشته باشند.
پس برای هر تصمیم باید بتوانید یک جمله بنویسید:
«این کار زمانی تمامشده محسوب میشود که...»
مثلاً:
این کار زمانی تمام است که قیمت، زمان تحویل و شرایط پرداخت پنج رقیب در یک جدول ثبت شده باشد.
حالا دیگر ابهامی وجود ندارد.
ابزار هفته: Decision Log
از این هفته یک جدول بسیار ساده برای تصمیمهای مدیریتی بسازید:
| تصمیم | صاحب | موعد | معیار پایان | وضعیت |
|---|---|---|---|---|
| دریافت Quote حمل | مدیر عملیات | ۵ مهر | سه پیشنهاد کامل | در حال انجام |
| بررسی قیمت رقبا | مدیر فروش | ۶ مهر | جدول ۵ رقیب | شروع نشده |
| اصلاح صفحه محصول | مدیر دیجیتال | ۸ مهر | نسخه جدید منتشر شده | — |
این جدول را میتوانید در Excel، Google Sheet یا حتی یک دفتر ساده نگه دارید.
ابزار مهم نیست.
مهم این است که تصمیمها جایی ثبت شوند که دوباره دیده شوند.
یک قانون مهم برای جلسات
از این پس اجازه ندهید جلسه با یک «موضوع باز» تمام شود.
هر موضوع باید یکی از این سه حالت را پیدا کند:
۱. تصمیم گرفته شد → Owner و Deadline تعیین شود
۲. اطلاعات کافی نداریم → مسئول جمعآوری اطلاعات تعیین شود
۳. تصمیم گرفتیم فعلاً کاری نکنیم → زمان بازبینی تعیین شود
حتی «فعلاً هیچ کاری نکنیم» هم میتواند یک تصمیم معتبر باشد، اگر مشخص باشد:
چه زمانی دوباره بررسی میکنیم؟
تمرین این هفته
آخرین جلسه مدیریتی خود را باز کنید.
تمام تصمیمهای جلسه را استخراج کنید.
برای هرکدام چهار سؤال بپرسید:
چه کاری دقیقاً باید انجام شود؟
مسئول نهایی چه کسی است؟
تا چه تاریخی؟
چه چیزی نشان میدهد کار تمام شده است؟
هر تصمیمی که پاسخ یکی از این چهار سؤال را ندارد، دوباره تعریف کنید.
احتمالاً متوجه خواهید شد که بخشی از مشکلات «اجرایی» سازمان اصلاً مشکل اجرا نیستند.
تصمیم از ابتدا کامل تعریف نشده است.
مثال: از تصمیم مبهم تا تصمیم اجرایی
نسخه ضعیف:
«باید فروش مشتریان قدیمی را افزایش دهیم.»
نسخه بهتر:
«مدیر فروش تا ۷ مهر، ۲۰ مشتری غیرفعال شش ماه اخیر را استخراج کند، علت توقف خرید را مشخص کند و برای حداقل ۱۰ مشتری برنامه تماس تعریف کند.»
اینجا دیگر تقریباً هیچ ابهامی وجود ندارد.
کسی که باید کار را انجام دهد مشخص است.
زمان مشخص است.
خروجی مشخص است.
و هفته بعد مدیر میتواند بهجای پرسیدن:
«چی شد؟»
بپرسد:
«از ۲۰ مشتری، چند مورد بررسی شد؟»
تصمیم هفته
از این هفته در پایان هر جلسه فقط یک دقیقه اضافه کنید.
تمام تصمیمها را بخوانید و ببینید آیا این چهار جزء دارند:
اقدام
صاحب
موعد
معیار پایان
اگر ندارند، جلسه هنوز تمام نشده است.
بسیاری از سازمانها مشکل کمبود ایده ندارند.
مشکل آنها فاصله زیاد میان «تصمیم گرفتیم» و «انجام شد» است.
و این فاصله اغلب با یک ابزار بسیار ساده کم میشود:
هر تصمیم باید صاحب، موعد و تعریف پایان داشته باشد.