نکات اساسی در طراحی بودجه مراسم تجاری

برگزاری مراسم های کاری در میان برندهای مختلف امری رایج است. سالانه مراسم‏‎ های بسیار زیادی با اهداف مختلف در سراسر دنیا برگزار می ‎شود. برخی از مراسم های بزرگ مانند مراسم برند سونی، اپل و مایکروسافت علاوه بر حضور چندین هزار بازدیدکننده با استقبال گسترده ‎ای در سطح جهان نیز رو به رو می ‎شود. یکی از مهمترین نکات در زمینه طراحی مراسم‎ های کاری جذاب توجه به تعیین بودجه برای آنهاست. بسیاری از برندها در گام نخست اقدام به تعیین هیچ ‎گونه بودجه ‎ای نمی ‎کنند. این امر همیشه خطر صرف هزینه بسیار زیاد برای مراسم را به همراه دارد. نقطه مقابل این وضعیت شامل طراحی برنامه برای صرف مقدار مشخصی از هزینه و در نهایت ناتوانی برای رعایت برنامه موردنظر است. هر دو حالت فوق برای برندها به یک صورت مضر است.

طراحی برنامه بودجه برای برگزاری مراسم های مناسب اهمیت بالایی دارد. نکته مهم در این میان عدم آگاهی کسب و کارها از شرایط تعیین بودجه برای بازاریابی و جلب نظر مخاطب هدف است. همین امر موجب شکست بسیاری از کسب و کارها، علی رغم داشتن ایده‎ های جذاب، می ‎شود. هدف اصلی در مقاله کنونی بررسی هرچه بهتر بازاریابی با استفاده از تعیین بوجه مناسب برای مراسم های تجاری است. در ادامه به بررسی دقیق ابعاد مختلف این موضوع خواهیم پرداخت.

چگونه برای مراسم تجاری بودجه تعیین کنیم؟

شروع فرآیند تعیین بودجه بدون آشنایی با وضعیت کسب و کار و موقعیتش در بازار امکان‎ پذیر نیست. هر کسب و کار براساس وضعیت مالی و میزان اعتبارش باید اقدام به برگزاری مراسم های تجاری نماید. گاهی اوقات برخی از برندها به دلیل عدم جذابیت برای مخاطب هدف یا فعالیت در سطح خرد اقدام به همکاری با برندهای بزرگ ‎تر برای برگزاری مراسم های کاری می ‎کنند. این امر ایده مناسبی برای توسعه برند و کاهش هزینه‎ های اضافی خواهد بود بنابراین گام نخست در مسیر برنامه‎ ریزی مالی برای مراسم های تجاری تعیین شیوه اجرای مراسم است.

مطلب مرتبط: توسعه کسب و کار با تکنیک های طراحی بودجه

اگر یک کسب و کار در زمینه برگزاری مراسم تجاری مصمم باشد، پس از تصمیم‎ گیری در مورد نحوه برگزاری باید به دنبال معیارهایی نظیر تعداد بازدیدکنندگان احتمالی، مهمان ‎های اصلی و همچنین انتخاب مکان مناسب برای برگزاری مراسم باشد. امروزه بسیاری از برندها توانایی برگزاری مراسم های تجاری‎ شان در دفتر اصلی شرکت را ندارند بنابراین هماهنگی با سالن‎ های بزرگ یا هتل‎ ها امری ضروری خواهد بود.

روش برگزاری مراسم از سوی سازمان ‎ها

هر کسب و کار شیوه خاصی برای برگزاری مراسم های کاری دارد. این امر تفاوت میان برندها را رقم می ‎زند. امروزه برندهای بزرگ به شیوه‎ های متفاوت مراسم های تجاری را شخصی‎ سازی می‎ کنند. درست به همین خاطر مخاطب هدف نسبت به حضور در تمام آنها تمایل نشان می‎ دهد. اگر مراسم های مختلف و بزرگ دارای ماهیت یکسانی بود، کمتر مخاطبی در تمام آنها حضور پیدا می ‎کرد.

یافتن شیوه‎ ای مناسب برای ساماندهی مراسم دارای اهمیت بسیار زیادی است. برخی از برندها به طور مدام در این زمینه با مشکل مواجه هستند. توصیه اساسی در این بخش الگوبرداری از برندهای بزرگ برای کاهش هزینه ‎های مربوط به طراحی الگوی منحصر به فرد برگزاری مراسم است. مسئله اساسی در این میان ایجاد تغییرات اساسی در الگوی دیگر برندهاست. در غیر این صورت با واکنش مناسبی از سوی مخاطب هدف مواجه نخواهیم شد.

جایگاه تحقیق و مطالعه

پس از بررسی شیوه ‎های برگزاری مراسم باید به دنبال ایده ‎های جذاب برای مدیریتش بود. بدون تردید برخی از ایده ‎های کلیشه‎ ای همیشه در دسترس برندها قرار دارد. اگر یک کسب و کار از چنین ایده‎ هایی استفاده نماید، به احتمال زیاد واکنش مناسبی از سوی مخاطب هدف دریافت نخواهد کرد. امروزه مشتریان به دنبال مراسم های متفاوت و کاربردی هستند بنابراین جهت ‎گیری اصلی برندها باید به سوی رفع نیازهای مشتریان از طریق برگزاری مراسم تجاری باشد.

بخش توسعه و تحقیقات کسب و کارها نقش مهمی در فرآیند جلب نظر مخاطب هدف بازی می ‎کند. این بخش باید به طور دقیق بر روی وضعیت بازار متمرکز شود. فقط در این صورت امکان شناسایی برندهای برتر برای کاربست در مراسم و همچنین آگاهی از سلیقه مخاطب هدف وجود دارد. متاسفانه بسیاری از برندها در مسیر مطالعه بازار به دنبال یافتن داده ‎هایی برای تایید ایده ‎های اولیه‎ شان هستند. اگر وضعیت بازار با انتظارات یک برند سازگاری ندارد، باید اقدام به تغییر ایده‎ های اصلی کرد. در غیر این صورت هزینه ‎های شکست در برگزاری مراسم جذاب بسیار بیشتر از حد انتظار خواهد بود.

همکاری با آژانس ‎های مشاوره‎ ای یا دست ‎کم افراد حرفه ‎ای در زمینه برگزاری مراسم بخش قابل توجهی از نگرانی کسب و کارها را کاهش خواهد داد. کسب و کارها برای موفقیت در بازار باید آماده هرگونه همکاری با دیگر برندها باشند. در غیر این صورت شاید هزینه نهایی برگزاری مراسم تکراری و کلیشه ‎ای بسیار زیاد شود.

پیش ‎بینی خدمات اساسی

در طول برگزاری مراسم های تجاری برخی از خدمات باید به طور مداوم ارائه شود. به عنوان مثال، برخی از برندها در مراسم های تجاری ‎شان برخی مواد غذایی یا لوازم اساسی مانند کاغذ و خودکار را به صورت رایگان در اختیار مخاطب هدف قرار می‎ دهند. اگر کسب و کار شما قصد انجام چنین فرآیندی را دارد، باید پیش از برگزاری مراسم نسبت به آماده‎ سازی نیازهای اصلی اقدام نماید. در غیر این صورت مشکلات بسیار زیادی در زمینه بازاریابی و جلب نظر مخاطب هدف به صورت پایدار خواهد داشت.

امروزه بسیاری از شرکت‎ کنندگان در مراسم های تجاری شرکت ‎ها سال بعد دیگر به برند موردنظر توجه نشان نمی‎ دهند. دلیل این امر تجربه نامناسب در زمینه حضور در مراسم برندهاست. نظرخواهی از مشتریان و همچنین ارزیابی عملکرد برندهای مطرح در زمینه بازاریابی مراسم های تجاری برای بهبود کیفیت مراسم برند اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر این نکته مورد بررسی و توجه دقیق قرار نگیرد، بسیاری از برندها توانایی تکرار موفقیت‎ های ‎شان را نخواهند داشت.

مطلب مرتبط: چرا برندها باید همایش تجاری برگزار کنند؟

ارزیابی و کنترل مداوم امور

هر مرحله از طراحی فرآیند بازاریابی و جلب نظر مخاطب هدف باید با نهایت دقت صورت گیرد. مراسم های تجاری به طور معمول هزینه بسیار زیادی از برندها می گیرد بنابراین تضمین دستیابی به موفقیت در این عرصه ضروری خواهد بود.

ارزیابی و کنترل تمام امور به طور مداوم دارای اهمیت بسیار زیادی است. برخی از برندها در این زمینه فرآیندهای بسیار جذابی را طراحی می ‎کنند. این امر شامل بازاریابی و جلب نظر مخاطب هدف به شیوه ‎های مختلف و ایجاد همکاری نزدیک میان بخش ‎های مختلف برند است. وقتی میزان همکاری بخش‎ های مختلف شرکت افزایش پیدا کند، عملکرد برند به شدت بهبود پیدا خواهد کرد. این امر در مورد برندهایی با دامنه وسیعی از کارمندان و گروه‎ های کاری مختلف بیشتر صدق می ‎کند.

بودجه مراسم های تجاری چه شکلی است؟

بودجه مراسم تجاری وضعیت کلی کسب و کار و محورهای قابل دسترسی را مشخص می ‎سازد. برنامه ‎ریزی برای مراسم های تجاری بدون آگاهی از بودجه در دسترس بسیار دشوار خواهد بود. یکی از نکات اساسی در این زمینه توجه به نمونه ‎های موفق در زمینه طراحی بودجه کسب و کار است. بخی از برندها به طور مداوم در زمینه طراحی بودجه دارای مهارت و استعداد بالا هستند. این امر کار را برای برندهای مختلف بی‎ نهایت ساده می ‎سازد. تعیین بخش ‎های مختلف هزینه ‎ای و بودجه در دسترس شرکت امر مهمی محسوب می‎ شود.

برخی از کسب و کارها بر روی سودهای احتمالی کسب و کارشان برای بهبود وضعیت بازاریابی حساب ویژه ‎ای باز می ‎کنند. این امر اهمیت بسیار زیادی برای برندها در زمینه ساماندهی مراسم تجاری دارد. متاسفانه شرایط بازار گاهی اوقات امکان بررسی دقیق شرایط بازار و همچنین حساب کردن روی سودهای احتمالی را نمی ‎دهد بنابراین تعیین بودجه اولیه در زمینه مراسم های تجاری باید فقط با تمرکز بر روی بودجه و منابع در دسترس صورت گیرد. در غیر این صورت بخش قابل توجهی از مراسم شرکت به شانس و اقبال گره خواهد خورد.

بسیاری از طراح‎ های بودجه حرفه ‎ای در زمینه برگزاری مراسم های بزرگ به طور مداوم به فعالیت برندهای برجسته توجه دارند. امروزه بسیاری از مراسم های مهم با کمترین هزینه ممکن برگزار می ‎شود. با این حساب کاهش هزینه ‎های کسب و کار از طریق الگوبرداری از وضعیت دیگر برندها دارای اهمیت بسیار زیادی خواهد بود. شاید این امر در نگاه نخست بسیار دشوار باشد، اما در صورت اجرای درست از سوی کسب و کارها نقش مهمی در کاهش هزینه ‎های شرکت دارد.

دلایل اهمیت تعیین بودجه در فرآیند برگزاری مراسم تجاری

تعیین بودجه مراسم های تجاری امری مهم محسوب می ‎شود. نکته اساسی در این میان بی ‎توجهی برخی از کسب و کارها به فرآیند بازاریابی و تعیین بودجه برای مراسم تجاری است. بسیاری از کارآفرینان با تجربه نسبت به برنامه‎ ریزی بیش از اندازه روی خوش نشان نمی ‎دهند. اگر برنامه‎ ریزی دقیق برای بودجه مراسم تجاری مورد توجه قرار نگیرد، بسیاری از فرآیندهای کاری ناموفق خواهد شد. این امر به دلیل تمایل برندها برای سرمایه گذاری بیشتر و بیشتر بر روی حوزه‎ هایی نظیر مراسم های تجاری است. بسیاری از کسب و کارها پس از پایان مراسم تجاری ‎شان، علی رغم کسب موفقیت، با بدهی ‎های گسترده مواجه می ‎شوند. این امر تاثیر به شدت منفی بر روی وضعیت برندها بر جای می‎ گذارد.

یکی از مهمترین نکات در زمینه برگزاری مراسم های تجاری موفق ارزیابی مداوم شرایط و تاثیر برنامه‎ های مختلف بر روی مخاطب هدف است. اگر برنامه مشخصی از نظر مالی و تعیین معیارهای مناسب برای ارزیابی شرایط در دستور کار برندها قرار نگیرد، امکان ارزیابی شرایط کسب و کار بسیار دشوار خواهد بود. درست به همین خاطر برندهای بزرگ به صورت منظم اقدام به انتشار گزارش کسب و کارشان می‎ کنند. این امر علاوه بر ایجاد جلوه ‎ای حرفه‎ ای از کسب و کار موجب جلب نظر سرمایه گذارهای مختلف نیز می ‎شود.

برنامه ‎ریزی مالی همیشه مسئولیت زیادی برای برندها به همراه داشته است. پاسخگویی به تیم سرمایه گذارها در صورت بروز شکست به هیچ‎ وجه ساده نیست. برخی از کارآفرینان در پی بروز مشکل در مراسم های تجاری و مواجهه با شکست کارنامه حرفه‎ ای ‎شان نابود شده است بنابراین توجه به حوزه‎ های مختلف برنامه ‎ریزی مالی و تعیین شرایط برای مراسم تجاری دارای اهمیت بسیار زیادی است.

مباحث فوق در زمینه اهمیت برنامه‎ ریزی و تعیین بودجه مالی مراسم های تجاری در نگاه نخست پراکنده به نظر می‎ رسد. بدون تردید هر مخاطبی دلایل متعددی برای برنامه ‎ریزی در حوزه کسب و کار دارد. بررسی دقیق‎ تر این موضوع نیازمند تقسیم‎ بندی دلایل به گونه ‎های مهم است بنابراین در ادامه مقاله به بررسی 4 دلیل عمده در مورد اهمیت و تاثیر برنامه ‎ریزی مالی برای مراسم های تجاری خواهیم پرداخت. این بخش به طور ویژه برای کارآفرینان دارای شک و تردید گسترده در مورد تعیین بودجه مراسم تجاری مفید خواهد بود.

سازماندهی بهینه مراسم

برگزاری مراسم های تجاری مانند یک سیستم عمل می ‎کند. هرچه ورودی سیستم مشخص و روشن‎ تر باشد، امکان ارزیابی خروجی ساده ‎تر خواهد بود. برخی از کسب و کارها تمایلی برای آگاهی از ورودی و خروجی سیستم ندارند. این امر اغلب اوقات به دلیل ترس از شکست و ضررهای مالی هنگفت صورت می‎ گیرد. نکته مهم در این میان ناتوانی کسب و کارها برای ارزیابی وضعیت مراسم در صورت بی‎ توجهی به تعیین بودجه به منظور ارزیابی هزینه‎ های ورودی است.

اغلب برندها در زمینه برگزاری مراسم های تجاری گرایش یکسانی دارند. این امر شامل برگزاری مراسم به صورت سالانه است. اگر نتیجه برگزاری مراسم در یک سال مورد ارزیابی دقیق قرار نگیرد، امکان بهبود عملکرد برند در بازه ‎های زمانی بعدی وجود نخواهد داشت بنابراین ارزیابی وضعیت برند در بازه ‎های زمانی مداوم از اهمیت بسیار زیادی برای برندها برخوردار است. برخی از کسب و کارها به صورت مداوم در تلاش برای بازاریابی و جلب نظر مخاطب هدف به شیوه ‎های مختلف هستند. نکته مهم در این میان ضرورت ارزیابی نتایج تلاش‎ های قبلی برای برنامه ‎ریزی بهتر در آینده است.

مراسم های تجاری در تحلیل کلی نوعی پروژه بزرگ محسوب می ‎شوند. برندها برای کار بهتر بر روی چنین پروژه‎ هایی باید معیارهای مشخص و اندازه‎ گیری هزینه ‎های مالی را در دستور کار قرار دهند. سرمایه‎ گذارهای بزرگ همیشه صورتحساب عملکرد مالی شرکت ‎ها را رصد می ‎کنند بنابراین در صورت عدم بررسی مراسم های تجاری در صورتحساب ‎های مالی وضعیت بسیاری از کسب و کارها به هم خواهد خورد.

کنترل بیشتر بر روی مراسم

مراسم های تجاری همیشه امکان انحراف از مسیر اصلی و برجسته ساختن اهداف حاشیه‎ ای را دارد. بسیاری از برندها در عمل توانایی کنترل مسیرهای حاشیه ‎ای در مراسم را ندارند. یکی از اشتباهات رایج در این میان دعوت از مهمان‎ های غیر مرتبط با موضوع اصلی مراسم است. این امر بحث‎ های حاشیه ‎ای را در کلیت مراسم حکمفرما می ‎کند. همین امر در اغلب موارد موجب ناتوانی برندها برای تاثیرگذاری مناسب بر روی مخاطب هدف می‎ شود.

وقتی بودجه و میزان سرمایه گذاری برندها بر روی مراسم مشخص و محدود باشد، میزان سرمایه گذاری بر روی بحث‎ های حاشیه‎ ای کاهش خواهد یافت. این امر به طور خودکار دستیابی به هدف اصلی برند را ساده می ‎سازد. برنامه ‎ریزی مالی کار چندان دشواری نیست. نکته اساسی در این میان اطلاع تمام بخش ‎های کسب و کار از سیاست ‎های مالی شرکت است. در غیر این صورت وضعیت کسب و کار به طور مداوم در هاله‎ ای از ابهام قرار خواهد گرفت.

بسیاری از تیم ‎های بازاریابی و گروه‎ های کاری شرکت‎ ها در عمل به دلیل عدم آگاهی از برنامه مالی شرکت اقدام به خلق هزینه‎ های مختلف برای مراسم می ‎کنند. این امر در نهایت بار مالی سنگینی بر روی دوش شرکت باقی خواهد گذاشت. استفاده از سرویس ‎های پیام ‎رسان یا کانال ‎های ارتباطی مناسب اهمیت بالایی برای کسب و کارها دارد. اگر برندها به این نکته مهم بی ‎توجه باشند، توانایی جلب نظر مخاطب هدف در بازه‎ های زمانی مشخص را از دست می ‎دهند.

افزایش قدرت چانه ‎زنی

کسب و کارها در صورت مواجهه با محدودیت مالی اقدام به چانه‎ زنی و کسب تخفیف ‎های مختلف می ‎کنند. این امر در صورت مشخص نبودن بودجه برند تمایل کمتری در میان اعضای شرکت ایجاد خواهد کرد. نکته اساسی در این میان تعیین بودجه به صورت دقیق و درخواست از کارمندان برای کاهش هزینه ‎های برگزاری مراسم تا جای ممکن است.

برخی از تیم‎ های بازاریابی در صورت مواجهه با بودجه محدود برند دست به کسب تخفیف ‎های مختلف از طرف های قرارداد برای برگزاری مراسم می ‎زنند. مهمترین مسئله در این میان ترغیب کارمندان و اعضای تیم بازاریابی برای دریافت تخفیف بیشتر است. این امر در نهایت صرفه ‎جویی مالی قابل توجهی برای برندها به همراه خواهد داشت.

بسیاری از کسب و کارها قدرت چانه‎ زنی بسیار بالایی دارند. این امر در صورت مواجهه با بودجه محدود باورپذیری بیشتری در میان مشتریان ایجاد خواهد کرد. نکته اساسی در این میان توجه به برداشت طرف ‎های مقابل از درخواست برند برای تخفیف است. اگر صورتحساب و بودجه مالی شرکت کاملا مشخص باشد، کسب تخفیف از طرف ‎های قرارداد ساده ‎تر خواهد شد.

تهیه گزارش مالی مراسم

گزارش ‎های مالی مراسم نقش مهمی در توجیه سرمایه گذاری شرکت دارد. هیأت مدیره شرکت‎ ها اغلب مایل به بررسی وضعیت برگزاری مراسم پس از پایانش هستند. این امر از نظر مالی اهمیت بسیار زیادی برای برندها دارد. بدون تردید سود ناشی از مراسم های تجاری در بلندمدت قابل ارزیابی است. نکته مهم در این میان توجه به اختلاف میان بودجه تعیین شده در زمینه برگزاری مراسم و هزینه‎ های واقعی برند است. شاید در نگاه نخست وفاداری به بودجه اصلی برند در زمینه برگزاری مراسم امری طبیعی باشد، اما بسیاری از اوقات هزینه ‎های برگزاری مراسم بسیار بیشتر از این می ‎شود. در این صورت کسب و کارها باید به دنبال راهکاری برای توجیه هزینه‎ های گزاف‎شان باشند. در غیر این صورت تیم مدیریت در برنامه مالی تجدیدنظر اساسی خواهد کرد.

گزارش ‎های مالی به طور رایج هر سال منتشر می ‎شود. کاهش هزینه ‎های برگزاری مراسم در مقیاسی گسترده به معنای امکان سرمایه گذاری بر روی سایر حوزه‎ها و جلب نظر مخاطب هدف خواهد بود بنابراین باید تهیه گزارش برای کاهش هزینه ‎های شرکت در بلندمدت را مدنظر قرار داد. بدون شک این امر در ابتدا برای بازاریاب‎ ها و تمام اعضای شرکت دشوار خواهد بود، اما پس از مدت زمانی کوتاه بدل به عادت اصلی کسب و کار خواهد شد.