زمان مناسب برای نوشتن طرح کسب و کار برای یک کارآفرین

برنامه ریزی هزینه هایی در پی دارد. تحقیقات ما که در شماره اخیر مجله Harvard Business Review به چاپ رسیده است نشان می دهد کارآفرینانی که برای کسب و کار خود برنامه مکتوبی تهیه می کنند احتمال موفقیت بیشتری دارند، اما در عین حال که این حقیقت می تواند کارآفرینان را به سمت اولویت قائل شدن برای نگارش این برنامه ترغیب کند، تحقیقات بعدی ما هم نشان می دهد که نوشتن چنین برنامه ای در بدو امر به هیچ عنوان ایده مناسبی نخواهد بود. بهتر است کمی صبر داشته باشید و زمان زیادی را صرف نگارش چنین برنامه ای نکنید و به ویژه، این برنامه را با دیگر فعالیت های کلیدی در راه اندازی کسب و کار خود همگون و هماهنگ سازید.

برنامه کسب و کار یک شرکت نوپا در ابتدا ایده ای مناسب به نظر می رسد چرا که به سوالاتی بنیادین همانند «ما در چه نقطه ای قرار داریم؟»، «به کجا می خواهیم برویم؟» و «چطور قرار است به مقصد برسیم؟» پاسخ می دهد. با دقیق شدن در جزییات مربوط به نحوه هماهنگی میان عناصر وابسته به هم مانند مشتریان، رقبا، عملیات های اجرایی، تدارکات، بازاریابی و فروش، به نظر می آید نوشتن طرح کلی در ابتدای امر چیزی به جز زمان بندی کنش ها و تقویت رابطه میان کنش ها و عملکردهای مربوط به کسب و کار تازه نباشد.

همچنین، همان طور که پیش از این اشاره شد، برنامه ریزی بی شک امری ارزشمند است. در تحقیق پیشین، نگاهی داشتیم به بیش از 1000 کسب و کار نوپا و این کسب و کارها را به دو دسته برنامه ریزان و غیربرنامه ریزان طبقه بندی نمودیم و دریافتیم که کارآفرینانی که برای کسب و کار خود برنامه ریزی می کنند شانس بیشتری برای خلق یک کسب و کار پایدار دارند.

مطلب مرتبط:بهترین زمان برای نوشتن طرح کسب و کار

اما نکته کلیدی در موفقیت یک کسب و کار، انعطاف پذیری و واکنش مناسب در قبال فرصت ها است. کارآفرینان اغلب زمانی که در می یابند مشتری اولیه آنها به درستی هدف یابی نشده است، و یا زمانی که معلوم می شود محصول یا خدمات آنها با بازارهای دیگر تطابق بیشتری دارند، ناگزیر از تغییر در روند کسب و کار خود می شوند. به دلیل همین واقعیت ها، برنامه ای که در ابتدای کسب و کار طرح ریزی می شود چیزی به جز وهم و خیال نخواهد بود. نوشتن برنامه هم امری زمان بر است. زمانی که می تواند صرف ارزیابی فرصت ها شود. نوشتن برنامه خطر دیگری نیز به همراه دارد. ممکن است این برنامه کارآفرین را دچار نوعی حس نادرست امنیت نماید و مانع از آن شود که او فرصت های حقیقی را – به جای فرصت های ذهنی خود – تشخیص داده و درک نماید.

ما برای آنکه راهبردی منسجم و عملی در اختیار کسب و کارهای نوپا قرار دهیم، به داده های چارچوب مطالعاتی دینامیک کارآفرینی2 درخصوص 1000 کارآفرین بالقوه در ایالات متحده رجوع کردیم. با استفاده از این داده ها توانستیم تلاش کارآفرینان برای ایجاد یک کسب و کار پایدار را در یک بازه شش ساله (بین سال های 2005 تا 2011) طبقه بندی کنیم. در بررسی مسیر فعالیت این کارآفرینان در طول زمان، تحلیل های ما معطوف به کنترل پیشینه کارآفرین و شرایط کسب و کار نوپا، و شاخص هایی از جمله تحصیلات بنیانگذار و تجربه قبلی او شد، که براساس تحقیقات پیشین ما در شانس موفقیت او سهیم و تاثیرگذارند.

برای کنترل این تاثیرات، ما از یک تکنیک آماری برای تفکیک کارآفرینان آینده به دو دسته بهره بردیم: گروه برنامه ریز و گروه غیر برنامه ریز. این تقسیم بندی به ما این امکان را داد تا «زوج های آماری» مد نظر خود را – به صورت زوج هایی از شرکت های نوپای دارای مشابهت از ابعاد مختلف – انتخاب کنیم، البته با این استثنا که یکی از این دو برنامه ریز و دیگری غیر برنامه ریز باشد. در نتیجه این امکان برای ما به وجود خواهد آمد تا به شکلی منسجم به شناسایی تاثیر زمان بندی برنامه ریزی بر رسیدن به ثبات و ماندگاری در کسب و کار بپردازیم.

ما دریافتیم که به طور میانگین، موفق ترین کارآفرینان آن گروهی هستند که برنامه کسب و کار خود را در حدود 6 تا 12 ماه پس از تصمیم گیری برای شروع کسب و کار به نگارش در آورده اند. نوشتن برنامه در این بازه زمانی موجب می شود تا احتمال ماندگار کسب و کار و موفقیت در این امر به میزان 8درصد افزایش یابد. با این همه بررسی ها این نکته را به اثبات رساند که نوشتن برنامه در بازه زمانی زودتر یا دیرتر از این محدوده تاثیر چشمگیری بر موفقیت در آینده نداشته است.

در ادامه ما به بررسی مدت زمانی که بنیانگذاران کسب و کار به نوشتن برنامه اختصاص می دهند، پرداختیم. بررسی ما نشان داد که زمان بهینه برای برنامه ریزی در حدود سه ماه است. این میزان موجب افزایش 12درصدی شانس ایجاد یک کسب و کار پایدار می گردد. صرف زمان بیش از این میزان بیهوده است و دلیل عمده آن هم این نکته است که اطلاعات مورد استفاده برای اطلاع رسانی درخصوص برنامه موجب از دست رفتن فرصت به جریان انداختن آن خواهد شد. صرف زمان کمتر، مثلا یک یا دو ماه نیز به همین اندازه نامناسب است. اگر بخواهیم بین نگارش سریع یک برنامه یا ننوشتن آن یکی را انتخاب کنیم، بهتر است کارآفرین به طور کلی نوشتن برنامه را فراموش کند.

دیگر یافته ما در این زمینه نشان می دهد که تقسیم بندی و فازبندی برنامه اهمیتی بسزا دارد. نوشتن برنامه در کنار فعالیت های اولیه مانند تعریف بازار هدف یا جمع آوری اطلاعات درخصوص رقبا موجب افزایش شانس موفقیت در ایجاد یک کسب و کار پایدار نخواهد شد. نوشتن برنامه در زمانی که کارآفرین به تازگی نیروی کار مدنظر خود را استخدام کرده و یا سرمایه دیگران را به کار خود جلب نموده نیز به همین اندازه بی فایده خواهد بود. در واقع اگر برنامه در حین انجام این فعالیت ها نگاشته شود، کارآفرینان، نسبت به آن دسته که برنامه ای برای خود ننوشته اند، بخت کمتری برای رسیدن به ثبات و ماندگاری در کسب و کار خود پیدا خواهند کرد.

دیگر نکته ای که در تحقیقات ما خودنمایی می کند این مطلب است که بهترین زمان برای نوشتن برنامه موقعی است که کارآفرین در حال گفت و گو با مشتریان، آماده سازی محصول برای بازار و تفکر در باب فعالیت های ترویجی و بازاریابی است. آوردن برنامه روی کاغذ به موازات این فعالیت ها موجب افزایش 27درصدی امکان ثبات و ماندگاری کسب و کار نو می شود.

اما این از اهمیت حیاتی صرف زمان برای نوشتن یک برنامه خوب خواهد کاست. برای تاثیرگذاری هرچه بیشتر یک برنامه، می بایست در آن به ذکر جزییات درخصوص ماهیت فرصت ها، ماهیت مشتریان، این که چرا رقبا باید از حضور شما بترسند و نحوه عملکرد و درآمدزایی شرکت بپردازیم.

مطلب مرتبط: باید و نباید های نگارش یک طرح کسب و کار عالی

نکته بدیع در تحقیق ما این مطلب است که ما در این بررسی نشان می دهیم که زمان بندی به راستی حائز اهمیت است. توصیه ما به کارآفرینان آن است که خیلی زود شروع به نوشتن برنامه نکنند، زمان زیادی را صرف آن ننمایند و اطمینان حاصل کنند که این فرآیند به موازات دیگر فعالیت ها برای رشد و توسعه کسب و کار به سمت جلو به انجام می رسد.

آنچه در این مجال ذکر شد توصیه ای مناسب، نه فقط برای کارآفرینان، که برای مدیران فعال در سازمان های بزرگ تر و در حال توسعه است که نیازمند برنامه ریزی در بسترهایی هستند که –همچون استارتاپ ها – در آن اطلاعات به سرعت از دست می رود و یا محیط، ماهیتی کاملا ناپایدار دارد.