5 کاری که در صورت افت عملکرد کارکنان باید انجام دهید

حتی کارمندان نمونه و باسابقه ای که همواره بازدهی بالایی داشته اند، نیز ممکن است گاهی دچار افت عملکرد بشوند. در یک نظرسنجی 26درصد کارکنان اعلام کردند که حس می کنند مشارکتی در امور شرکت ندارند و 17درصد نیز گفتند که احساس می کنند دیگر علاقه ای به امور شرکت ندارند.

در مقام یک کافرما شاید همواره نتوانید راه معینی را برای بازگرداندن کارمندتان به راه درست پیدا کنید، اما انرژی و زمانی که برای بهبود عملکرد کارمند فعلی تان به آن نیاز دارید، بسیار کمتر از انرژی لازم برای جایگزینی و آموزش یک کارمند جدید است.

پس به این نتیجه می رسیم که منطقی تر است، علت افت عملکرد کارمندتان را پیدا کنید و چاره ای برای آن بیندیشید. آماده اید؟ پنج مرحله زیر کارمندتان را از خطر سقوط و اخراج نجات می دهد و شما را از صرف انرژی و هزینه برای جایگزینی یک کارمند جدید معاف می کند.

افت عملکرد یک کارمند موفق اتفاق گیج کننده و ناامید کننده ای است. با توجه به پنج مرحله زیر می توانید مداخله موثری داشته باشید.

مطلب مرتبط: 9 کاری که مدیران باید در زمان افت عملکرد کارمندان خود انجام دهند

به صراحت از کارمندتان بپرسید که چه مشکلی دارد

به صراحت از کارمندتان بپرسید که آیا حالش خوب است یا این که مشکلی برایش پیش آمده است. به جای آن که پیشداوری کنید و فرض کنید که همه چیز را درباره واکنش ها و شرایط فعلی این فرد می دانید، بررسی کنید که چه چیزهایی را باید درباره همکارتان بدانید. البته اگر در حال حاضر از مشکلات شخصی او اطلاع داشته باشید، یک مرحله جلوتر هستید.

احتمالاً این کارمند نمونه سابق در حال دست و پنجه نرم کردن با چالش جدیدی است و به همین دلیل حواس پرت و بی توجه شده است. در این شرایط بهتر است صادقانه درباره مشاهدات خود با او حرف بزنید: «به تازگی از خودم می پرسم که چه مشکلی برایت پیش آمده است. متوجه شده ام که فلان کار را دیگر انجام نمی دهی/ شروع کرده ای. با خودم فکر کردم که بهتر است از خودت بپرسم که چه مشکلی داری.»

برای مثال وقتی مدیر یکی از شرکت هایی که به آنها مشاوره می دهم، از کارمندی که عملکردش کمتر از حد انتظار شده بود، درباره شرایط و مشکلاتش پرسید؛ کارمندش جواب داد که چون سگش مرده است، به شدت ناراحت است. زمانی که این کارمند اندوهگین متوجه شد که رئیسش به او اهمیت می دهد، تصمیم گرفت که دوباره روی کارش تمرکز کند.

نشانه های استرس و خستگی مفرط را جست وجو کنید

خستگی مفرط و تحلیل رفتن انرژی کارمندان، سالانه هزینه ای بیش از 300 میلیارد دلار را به کسب و کارهای آمریکایی تحمیل می کند؛ دلیل این خستگی می تواند بمباران کردن کارمندان با تغییرات متعدد باشد، شاید هم این کارمندان خسته مدت های مدیدی است که کار معمولی و قدیمی شان را به سختی انجام می دهند.

مدیر باسابقه ای که مدت ها است او را می شناسم، همواره به دلیل بدبینی، اجتناب از پذیرش هر چیز جدید و پیش بردن کارها با سرعت دلخواه خود مورد انتقاد قرار می گرفت. در هر حال بعد از بررسی مشخص شد که مسئولیت های سپرده شده به گروه او بیشتر از حد توان گروه بود. بعد از آن که اعضای جدیدی به گروه تحت نظارت او اضافه شد و کارها با افزایش نیرو سرعت گرفت، رفتارش منعطف تر و متعادل تر شد.

بررسی کنید که چه تغییراتی در وظایف کارمندتان ایجاد شده است

احتمالاً مشکلات جدیدی در تجهیزات، منابع یا گردش اطلاعات به وجود آمده، شاید یکی از مشتریان عمده باعث ناراحتی کارمندتان شده یا مدیر مستقیمش رفتارش را به نوعی با او تغییر داده است.

مدیرعاملی که با او کار می کردم، از افت عملکرد یکی از مدیران اجرایی نمونه اش نگران بود. با یکدیگر بررسی کردیم و متوجه شدیم که به تازگی مسئولیت جدیدی به او محول شده که تجربه ای در زمینه انجام آن ندارد؛ هرچند او بهترین متقاضی برای این پست جدید در شرکت محسوب می شده است. مدیرعامل شرکت قبول کرد، به محض آن که این پروژه جدید به سوددهی برسد و بتوان با درآمد آن یک مدیر مجرب را استخدام کرد، این کارمند را به سر وظایف قبلی خود برگرداند که همواره در انجام آنها موفق عمل کرده بود.

به کارمندتان توضیح بدهید که چه توقعی از عملکرد او دارید

به کارمندتان توضیح دهید که افت عملکرد او چه تاثیری بر روی کسب و کار، بقیه کارمندان یا مشتریان می گذارد. اگرچه بیش از 87درصد از کارکنان شرکت کننده در یک نظرسنجی اظهار داشتند که در جست وجوی فرصتی برای رشد هستند، فقط یک سوم آنها گزارش دادند که بازخورد مناسبی را برای کمک به رشد و بهبود خود دریافت کرده اند.

بنابراین مطمئن شوید که انتظارات و تاثیرات مورد نظر خود را به وضوح بیان کرده اید. از کارمندتان سوال کنید که برای بهبود عملکرد خود چه انتظاری از شما یا کارمندان دیگر شرکت دارد و به چه چیزهایی نیاز دارد.

مجبور بودم نظرات بسیار دقیقی را در حوزه های مختلف از روابط بین فردی گرفته تا بهداشت شخصی به یکی از مدیران ارشد ارائه دهم. این گفت وگوهای طولانی و پرجزییات برای هیچ کدام از ما خوشایند نبود، اما تا زمانی که او دقیقاً متوجه نمی شد که چه عاملی باعث ناراحتی مشتریان شده است، امیدی به بهبود نبود.

قدردانی معنادار را فراموش نکنید

در یک نظرسنجی از کارمندان خواسته شد که از میان قدردانی، استقلال، دستمزد و خلاقیت عاملی را که فکر می کنند، تاثیر بیشتری بر بهبود عملکرد دارد، انتخاب کنند. جالب است بدانید که گزینه قدردانی سه برابر بیشتر از گزینه های دیگر انتخاب شد.

لازم نیست که قدردانی پرهزینه باشد یا حتی وقت زیادی بگیرد. یکی از مدیرانی که می شناسم، شروع به برگزاری جلسات روزمره کوتاهی کرده که به جز بررسی پیشرفت کار به سپاس گزاری از مشارکت های ارزنده کارکنان و عملکرد عالی آنها نیز اختصاص دارد. به این ترتیب نه تنها آمادگی کارکنان برای این جلسات روزانه بیشتر شده، کارمندان مشتاق شده اند کارهای شاخصی انجام دهند که ارزش سپاس گزاری و اعلام در جمع را داشته باشد.

مطلب مرتبط:  9 عملکرد مدیران که باعث استعفای کارمندان خوب می شود

جان کلام آن که حتی بهترین عملکردها نیز گاهی به بی راهه می رود یا تحت تاثیر شرایط افت می کند. در چنین موقعیتی به عنوان یک کارفرما چه واکنشی باید نشان دهید؟ مداخله زودهنگام باعث می شود که نظر مساعدی درباره شرایط پیدا کنید، به کسب نتیجه مثبت امیدوار شوید و این فرصت را در اختیار کارمندتان قرار بدهید که عملکردش را دوباره به سطح قابل قبول برگرداند. به این ترتیب به کارمندان تان ثابت می کنید که به آنها اعتماد دارید و آماده اید در زمان های سخت به آنها کمک کنید.

فقط بیش از حد تعلل نکنید. اگر آنقدر صبر کنید که یا از این شرایط نامساعد کلافه شوید یا دیگر تحمل کارمندتان را نداشته باشید، تغییر شرایط بسیار سخت تر خواهد شد.