۵ ویژگی مهم نرم افزار مدیریت کار

این روزها به دنبال پیشرفت تکنولوژی و صنعت، حجم فعالیت کسب و کارهای مختلف نیز افزایش یافته و مدیران پروژه را در برنامه ریزی و سازماندهی امور با چالش های بسیاری روبه رو ساخته است. تا جایی که بسیاری از مدیران در پیگیری کارها و رسیدگی به تمام دپارتمان ها با بحران مالی و کمبود زمان مواجه می شوند. طبیعی است که یکپارچه سازی تمام بخش های یک پروژه و رسیدگی صحیح به تمام امور از عهده یک فرد خارج است و به برنامه ریزی اصولی نیاز دارد. در این راستا نرم افزارهای کارآمد بسیاری تحت عنوان نرم افزار مدیریت کار وجود دارد که به صاحبین پروژه های تجاری مختلف و مدیران آن ها کمک می کند که مدیریت و کنترل بهتری بر روی امور جاری داشته باشند. این نرم افزار هوشمند در راستای تحقق اهداف تجاری کسب و کارها و پروژه های مختلف بهینه شده است. در ادامه ضمن معرفی نرم افزار مدیریت پروژه مهم ترین ویژگی های آن را شرح می دهیم.

لزوم استفاده از نرم افزار مدیریت کار

قبل از هر چیزی بهتر است لزوم استفاده از این نرم افزار را درک کنید. طبیعی است که هیچ پروژه ای بدون نظم کافی به ثمر نرسد. حتی اگر در نهایت به نتیجه هم برسد، بهره وری و بازدهی آن در مقابل حجم فعالیت های کارکنان پروژه بسیار کم است. برای هر کسب و کار، به خصوص سازمان های بزرگ، باید یک برنامه اصولی تدوین و طراحی شود و کارکنان بر اساس برنامه و قوانین تعریف شده، نوع و حجم فعالیت خود را مشخص کرده و در یک محیط رقابتی سالم فعالیت های خود را دنبال کنند. در کنار آن نیز مدیر پروژه باید با تسلط کامل تیم را هدایت کند. این مسئله خوش بینانه ترین روند یک پروژه کاری است. درحالی که حجم بالای کار در بسیاری از شرکت ها و سازمان ها امکان طی کردن این فرآیند را سلب کرده است. برای این که یک پروژه فرآیند طبیعی خود را طی کرده و بازدهی بالایی داشته باشد، لازم است که مدیران آن با کنترل و نظارت دقیق بر ارتباطات، زمان و منابع، زمام امور را در دست بگیرند.

در این راستا مدیران شرکت ها و سازمان ها می توانند با استفاده از یک نرم افزار پیگیری کارها یا همان نرم افزار مدیریت کار بخش های مختلف پروژه را منسجم و یکپارچه ساخته و با استفاده از آن به یک مدیریت اصولی و کارآمد برسند. به این ترتیب بدون اختلال در روند کار، اعتماد نیز بین اعضای گروه شکل گرفته و هم چنین بدون اتلاف وقت و سرمایه، بهره وری پروژه افزایش می یابد. آنچه در این بین اهمیت پیدا می کند، ویژگی ها و قابلیت های از پیش تعریف شده برای یک نرم افزار مدیریت امور است. برای تحقق اهدافی که از آن صحبت کردیم، چند اصل اساسی تحت عناوین مدیریت زمان، سرمایه، ارتباطات متمرکز و مستندسازی منابع اهمیت می یابند؛ بنابراین نرم افزاری که انتخاب می کنید باید این فاکتورهای مهم را پوشش دهد. نرم افزار پیگیری کار نیز یک نرم افزار هوشمند با قابلیت های بی شمار است که در ادامه پنج ویژگی مهم آن را بررسی می کنیم.

۱. مدیریت وظایف:

یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت کارهای اداری، کنترل و مدیریت وظایف پیشرفته در راستای به ثمر رسیدن اهداف تجاری است. به این صورت که یک نرم افزار هوشمند کاربردی می تواند ضمن تعریف پروژه، به تقسیم بندی آن جهت اختصاص دادن وظایف به کارکنان بپردازد و با نظارت صحیح بر امور انجام شده به روند پیشرفت، به سرعت آن افزوده و روند را بهبود ببخشد. به این ترتیب با مشخص شدن و تعیین وظایف، محدودیت ها و اولویت ها نیز مشخص شده و در مراحل بعدی می توان بر زمان و سرمایه نیز تسلط بهتری داشت.

۲. مدیریت ارتباط متمرکز:

یک مدیر زیرک و کاردرست به خوبی می داند که در نهایت، نحوه فعالیت کارکنان، موفقیت یک پروژه را تأمین و تضمین می کند . طبیعتا اگر مدیریت درستی در تقسیم بندی امور و ارتباط پایدار با کارمندان وجود نداشته باشد، نه تنها اعتماد بین آن ها از بین رفته، بلکه چند وظیفه ای بودن به سرعت موجب خستگی و کنار کشیدن کارکنان می شود. درحالی که یک نرم افزار مدیریت کار این امکان را برای کارکنان فراهم می سازد که با تبادل نظرات خود در یک بستر یکپارچه و با بحث، گفت و گو و همکاری با یک دیگر اطلاعات خود را ارتقاء داده و برای انجام امور محول شده به روز باشند. به این ترتیب کارکنان می توانند در یک بستر امن به صورت رقابتی فعالیت های خود را دنبال کرده و با سرعت بیشتری به سمت موفقیت پیش بروند.

هم چنین این تعامل، به آن ها کمک می کند که در صورت لزوم، تغییرات لازم را در نحوه اجرای فعالیت های خود اعمال کنند . این ویژگی در نرم افزار پیگیری کارها به شما امکان می دهد که با نظارت بر امور کارکنان و ارزیابی عملکرد آن ها استعداد ها و هوش های برتر را شناسایی کرده و از آن ها در راستای بهینه سازی اهداف خود بهتر استفاده کنید. 

۳. ثبت و ذخیره گزارشات و داده های مربوط به کار:

نرم افزار مدیریت کار یک بستر ایمن و کارآمد برای ذخیره سازی تمامی اسناد و گزارش های مربوط به پروژه است و این امکان را فراهم می سازد که بتوان با دسته بندی اصولی اطلاعات به راحتی و بدون اتلاف وقت به فایل ها دسترسی پیدا کرد. مهم تر آن که امکان به روز رسانی مداوم گزارش های مربوط به منابع، زمان و سرمایه وجود دارد. به این ترتیب در صورت بروز هر گونه مشکل احتمالی به راحتی می توان نسبت به رفع و بهبود آن اقدام کرد.

۴. مدیریت زمان:

نرم افزار مدیریت کار این امکان را برای کارکنان فراهم می سازد که زمان دقیق صرف شده در ارتباط با انجام امور محول شده به آن ها را پیگیری و و در تایم شیت ثبت کنند. این مسئله در گزارش دهی کارها اهمیت بسیاری دارد و به شناسایی موانع احتمالی در راستای رسیدگی به امور تعیین شده، کمک بسیاری می کند. مدیریت زمان، عملکرد کارکنان را شفاف ساخته و راندمان آن ها افزایش می دهد.

۵. مدیریت منابع و سرمایه:

یکی دیگر از مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت کار، مدیریت هزینه مطابق با بودجه تعریف شده و اختصاص یافته به پروژه است. به این صورت که سرمایه موجود بر اساس نیاز پروژه بودجه بندی شده و از بروز هر گونه مشکل مالی جلوگیری می شود. علاوه بر آن کنترل اصولی هزینه های جاری به مدیران کمک می کند که با حداقل سرمایه ممکن پروژه را اجرا کنند.

سخن پایانی

با توجه به گسترش روزافزون کسب وکارهای مختلف، استفاده از نرم افزار مدیریت کار می تواند باعث سازماندهی کارها و عوامل مختلف در بهترین حالت شود. طی این مقاله سعی نمودیم تا با شرح 5 ویژگی مهم نرم افزار مدیریت، شما را با این نرم افزار کاربردی و جذاب آشنا سازیم.