استفاده از پاورپوینت و 5 اشتباه رایج

استفاده از پاورپوینت به رایج ترین اقدام در رابطه با سخنرانی ها تبدیل شده است. اگرچه برخی در این زمینه اعتقاد دارند که یک سخنران باید در سطحی از توانایی قرار داشته باشد که بدون چنین امکاناتی بتواند مخاطب را مسحور نماید، با این حال واقعیت این است که استفاده از امکانات جدید، ابدا اتفاق بدی محسوب نمی شود. با این حال بسیاری از افراد در رابطه با این ابزار کاربردی، اشتباهاتی دارند که باعث می شود تا از تلاش های خود، نتایج لازم را به دست نیاورند. فراموش نکنید که یک سخنرانی عالی می تواند کلید موفقیت برند شما باشد. در ادامه پنج اشتباه رایج افراد در استفاده از پاورپوینت را بررسی خواهیم کرد. 

1-متن نویسی بیش از حد 

نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که پاورپوینت برای کمک به سخنرانی های شما است و قرار نیست که تمام متن در روی آن ذکر شود. درواقع تنها کافی است تا کلمات کلیدی و جملات بسیار مهم را درج نمایید. این موضوع باعث خواهد شد تا ارتباط چشمی لازم میان شما و مخاطبان نیز سریعا شکل گیرد، در غیر این صورت افراد تنها به صفحه نگاه خواهند کرد تا بتوانند متن های طولانی موجود را مطالعه کنند. نکته دیگری که در این بخش لازم است تا به آن توجه داشته باشید، عدم نیاز به خواندن متن های پاورپوینت است. درواقع شما باید در سخنرانی خود، در فضاهای مناسب به این موارد اشاره نمایید. این امر باعث خواهد شد تا شیوه بیان به مراتب جذاب تری را داشته باشید. به صورت یک استاندارد کلی، شما اجازه استفاده بیش از سه خط در یک اسلاید را نخواهید داشت. با این حال این موضوع ممکن است در برخی از اسلایدها به مراتب کمتر باشد و یا شما اصلا به متنی نیاز نداشته باشید. به همین خاطر این موضوع بسیار مهم است که از خود بپرسید که نیاز شما در هر اسلاید چه چیزهایی است. در این رابطه توجه به اقدامات انجام شده از سوی بهترین ها می تواند راهنمای عمل بسیار خوبی باشد. 

مطلب مرتبط: جایگزینی برای پاورپوینت / انتخابی هوشمندانه توسط جف بزوس

2-استفاده از فونت های نامناسب

اگرچه شما با تعداد بسیار بالایی از انواع فونت مواجه هستید، با این حال این امر به معنای آزادبودن برای استفاده از هر یک از آنها نیست. درواقع برخی از فونت ها ظاهر نامناسبی دارند و ممکن است در فواصل دور، چندان راحت دیده نشوند. همچنین لازم است تا به این نکته توجه داشته باشید که برخی از فونت ها، صرفا حالت گرافیکی دارند و اگرچه زیبا هستند، با این حال برای هر موقعیتی مناسب نخواهند بود. همچنین لازم است تا به سایز فونت خودتان هم توجه داشته باشید. براساس آمارها بیشترین استقبال از فونت 22 بوده است که اندازه مناسبی را دارد و از فواصل دور نیز به راحتی قابل مشاهده است. همچنین در بین تمامی فونت ها، Arial رایج ترین محسوب می شود و یک انتخاب بدون ریسک است. در این زمینه باید به مخاطب خود نیز توجه داشته باشید. برای مثال اگر سخنرانی شما برای کودکان است، استفاده از رنگ های شاد برای فونت ها در کنار انتخاب موارد گرافیکی تر، بدون شک انتخاب درستی خواهد بود. در نهایت حتما قبل از سخنرانی خود، فایل را در سیستم جدید امتحان کنید. ممکن است شما از مک بوک خود برای تولید پاورپوینت استفاده کرده باشید و در رایانه ویندوزی موجود در سالن جلسه، همه چیز به هم بریزد. 

3-عدم توجه به کیفیت محتواها 

اگرچه استفاده از عکس، فیلم و انواع دیگر محتواها می تواند جذابیت کار شما را افزایش دهد. با این حال اگر کیفیت آنها مناسب نباشد، نتایج عکس را به دست خواهید آورد. در این رابطه شما حتما باید به دنبال مواردی باشید که کیفیت خوبی را دارند. در صورت عدم وجود، شما حتی نیاز به تولید محتوا خواهید داشت. بدون شک به هر میزان که برای سخنرانی خود انرژی بیشتری را بگذارید، نتیجه بهتری را هم به دست خواهید آورد. با این حال لازم است تا از کمال گرایی نیز فاصله بگیرید، در غیر این صورت متحمل فشار و استرس بالایی خواهید شد که خود باعث می شود تا به دیگر بخش های کاری شما لطمه وارد شود. همچنین اکر ویدئو شما صدا دارد، لازم است تا به کیفیت آن نیز توجه داشته باشید. به عنوان نکته پایانی در این بخش، فراموش نکنید که در یک اسلاید نباید از چند نوع محتوا استفاده کرد. این امر باعث گیج شدن مخاطب شما خواهد شد. 

4-طراحی ضعیف

از دیگر اشتباهات رایج افراد این است که پاورپوینت هایی ضعیف از نظر طراحی ایجاد می کنند. این امر بدون شک جذابیت بصری کار شما را پایین می آورد. در این رابطه منظور طراحی های زمانبر نبوده و انتظار می رود که حداقل از بین طرح های آماده موجود در اینترنت، بهترین و مرتبط ترین با موضوع خود را انتخاب کنید. همچنین استفاده از رنگ های هم خانواده، نظیر رنگ های گرم، روشن و... باعث خواهد شد تا انسجام اسلایدهای شما بیشتر شود. با این حال برای جلب توجه بیشتر می توانید در برخی از اسلایدهای خود از رنگ های متضاد نظیر سفید و سیاه، استفاده نمایید. در این رابطه توصیه می شود که حتما یک دوره آموزشی پاورپوینت را سپری کنید تا با مهارت بتوانید از تمامی امکانات آن استفاده کنید. در آخر توصیه می شود که در کار خود افراط نداشته باشید، در غیر این صورت مخاطب از محتوا غافل می شود و توجهات بیشتر به سمت طراحی ها نظیر انیمیشن های به کار رفته، می رود. 

مطلب مرتبط: بهترین راهکارها برای ارائه سخنرانی همراه با اسلایدهای جذاب

5-عدم ارتباط لازم میان اسلایدها

این امر که میان اسلایدها ارتباط لازم وجود نداشته باشد، بدون شک سخنرانی شما را ضعیف خواهد کرد. درواقع هر سخنرانی به مقدمه، بحث اصلی و پایان بندی نیاز دارد که در اسلایدها نیز باید این موضوع رعایت گردد. در این رابطه بهتر است که چندنمونه پاورپوینت استاندارد را مشاهده کنید تا با اصول کار آشنا شوید. همچنین لازم است که ابزاری در دست داشته باشید تا به کلمات و یا بخش هایی که مدنظر دارید، بتوانید به خوبی اشاره نمایید. 

در آخر فراموش نکنید که پس از پایان کار خود، بازنگری نسبت به پاورپوینت ایجادشده داشته باشید. در این اقدام شما متوجه بسیاری از اشتباهات و نکات جدید خواهید شد.