رازها و ترفندهای مدیریت کارمندان غیرحضوری

گروه ترجمه «فرصت امروز» :رابرت گلیزر در ابتدا قصد ساختن شرکتی 100درصد غیرحضوری را نداشت، اما در سال 2007، هنگامی که شرکت خود به نام همکاران شتابدهنده را تاسیس می کرد، به دو چیز مهم دست یافت: اول اینکه رقابت شدید در شهرهای مرکزی مانند نیویورک و سان فرانسیسکو باعث شده است که حتی حقوق کاندیداهای نامطلوب به شدت افزایش یابد و دوم اینکه استعدادهای کشف نشده ای در زمینه شتاب دادن به بازاریابی در این روش وجود دارد.

گلیزر به مرور زمان دریافت که چگونه شرکت خود را به اندازه ای انعطاف پذیر اداره کند که بتواند کارمندانی که می توانستند غیرحضوری با او همکاری نمایند استخدام کند. در آن زمان این کار نادر بود. کار غیرحضوری صرفا فرصتی برای افراد محسوب می شد نه یک استراتژی شرکتی. همچنین پروتکل های کمی برای ایجاد یک محیط کار متمرکز وجود داشت، بنابراین گلیزر مجبور بود در روند کار خود درباره آن ها نیز اطلاعات جمع آوری کند.

بعد از 10 سال، شرکت او به طور میانگین در هر سال 30درصد رشد می کرد در حالی که برای فرهنگ کاری شرکتش از طرف سایت هایی مانند گلس دور، اد ایج، فوربس و باستون گلوب تقدیر می شد. گلیزر سیاست کاری منعطف خود را نقص نمی داند بلکه به عنوان کلید موفقیت خود به آن نگاه می کند. امروزه، کار غیرحضوری با پوشش دادن حدود 43درصد از جمعیت آمریکا، وارد جریان اصلی کسب و کار شده است. کارمندان گاهی اوقات کار خود را خارج از محدوده دفتر یک شرکت انجام می دهند. در حالی که کارفرمایان بزرگی مانند آی بی ام، بانک آمریکا، آتنا و یاهو در سال های اخیر تیترهایی با موضوع پایان دادن یا کاهش کار غیرحضوری منتشر کرده اند، تعداد استارتاپ های غیرحضوری افزایش پیدا کرده است. شرکت همکاران شتاب دهنده یکی از صد و هفتاد شرکت کاملا غیرحضوری با بیش از 20کارمند در آمریکا است. در سال 2014 توسط سایت فلکس جابز این شرکت یک بستر تخصصی آنلاین در اشتغال غیرحضوری انعطاف پذیر نامیده شده است. بنابراین، کارآفرینان چه چیزی می توانند از شرکت هایی که با موفقیت کسب و کار غیرحضوری خود را تاسیس کرده اند یاد بگیرند؟

مطلب مرتبط: کسب بیشترین بازده از کارمندان دورکار

گلیزر در این زمینه می گوید: همه چیز از استخدام شروع می شود. من فکر می کنم تصور غلطی وجود دارد که هر کسی می تواند به صورت غیرحضوری کار کند، اما ما دریافته ایم که از میان 200نفر چگونه یک نفر با توانایی انجام این کار را پیدا کنیم. شرکت ما به دنبال مشخصات ویژه ای در هر نامزد می گردد: آیا شخص موردنظر قبلا به صورت غیرحضوری کار کرده است؟ آیا او به یادگیری علاقه شدیدی نشان می دهد؟ آیا او توانایی تصمیم گیری مستقل را دارد؟

گلیزر در این باره می گوید: معمولا شرکت ما علاقه مند به استخدام نامزدهایی است که به کار از راه دور به دلیل تمایل به انجام کارهای دلخواه خود در زندگی مانند سفر کردن، ورزش کردن یا نگهداری از بچه علاقه مند هستند نه نامزدهایی که به دنبال شیوه زندگی راحت تری هستند. این امر باعث ایجاد زندگی بهتر برای کارمند و اضافه شدن عضوی پرانرژی تر به شرکت می شود.

اما هنوز هم ساختار یک امر ضروری است. در حالی که موقعیت جغرافیایی و ساعت های کاری در شرکت ما انعطاف پذیر هستند اما شرکت از دستیابی به نتیجه با سخت گیری در اهداف عملکردی اطمینان حاصل می کند. مدیران بیشتر خروجی و رضایت مشتری را رصد می کنند. نمودار پاسخگویی برای هر کارمند پنج تا از مهم ترین مسئولیت های او را نشان می دهد و هر کارمند اهداف عملکردی خود را براساس اهداف سه ماهه شرکت انتخاب می کند. پیشرفت در آخر هر سه ماه بررسی می شود. حسابداری شرکت به گونه ای شفاف است که هر کسی می تواند ببیند درآمد خالص افراد دیگر چگونه محاسبه می شود.

این سیاست به شرکت اجازه می دهد تا شکاف جنسیتی را با کشف کردن استعدادها کمتر کند و به زنان کمک می کند تا بتوانند توازنی بین خانواده و کارشان ایجاد کنند. زنان 80 درصد نیروی کار شرکت را با قوانین یکسان وابسته به نقش مدیریتی آنها تشکیل می دهند.

مطلب مرتبط: معنای واقعی دورکاری

شرکت ما تنها استارتاپی نیست که بهره وری و رشدی قابل ملاحظه از طریق نیروی کاری پراکنده به دست آورده است. سایت تاپ تال، که شبکه ای از توسعه دهندگان و طراحان نخبه را اداره می کند از زمان تاسیس در سال 2010 به چند صد کارمند تمام وقت در سطح جهانی دست یافته است. این سایت این ساختار را برای رسیدن به بهترین استعدادهای قابل دسترس انتخاب کرده است.

راجیو جیاکومار، رئیس سابق سایت تاپ تال بیان می کند: در حوزه خلیج سان فرانسیسکو در همین زمان، برای استخدام مهندسان حرفه ای و اجاره فضای کاری، شما سرمایه اولیه خود را در چند ماه اول از دست خواهید داد. به جای کوتاه آمدن در استانداردهای در نظر گرفته شده، تاپ تال تصمیم گرفت تا بازارهایی که رقابت در آنها کمتر است را در اختیار بگیرد.

جیاکومار اضافه می کند که تهیه ابزارهای دیجیتالی متناسب به منظور همکاری از راه دور در موفقیت سایت تاپ تال بسیار حائز اهمیت بوده است. چیز عجیبی وجود ندارد: شرکت از Slack به منظور ارتباطات غیررسمی، google drive برای پروژه های مبتنی بر همکاری، zoom برای تماس های تصویری و از یک بستر آنلاین به نام wrike برای مدیریت پروژه استفاده می کند. استفاده از کارمندان جدید همواره باید با اطمینان حاصل کردن از نصب ابزارهای موردنیاز آنها و یادگیری طریقه استفاده از آنها همراه باشد.

قواعد رفتاری و فرهنگی ای در کار غیرحضوری وجود دارد که هر کسی باید آنها را رعایت کند. برای مثال، تاپ تال یک نام قراردادی برای گروه هایی که در Slack تشکیل می شوند دارد یا در جلسات اعضا تشویق می شوند تا در ویدئو کنفرانس شرکت کنند تا بتوانند یکدیگر را ببینند. جیاکومار اضافه می کند: من سابقه فعالیت در شغل های غیرحضوری را دارم و احساس می کردم که یک کارمند دسته دوم هستم. کارهای زیادی از دست می روند به این دلیل که همه به فکر شغل های غیرحضوری نیستند. او همچنین بیان می کند که ارتباط گیری مستقیم به منظور ایجاد شبکه ارتباطی گسترده بسیار مهم است که باعث می شود شرکت پول موردنیاز برای اجاره اداره را صرف پروژه های روی زمین مانده کند. با به کارگیری سیستم درست، شرکت های غیرحضوری توانایی کسب موفقیت خود را نشان داده اند.

سایت Automattic که سایت وردپرس از انشعابات آن است، شرکتی موفق در زمینه فراهم آوردن محیط کار غیرحضوری است که از سال 2005 در حال فعالیت است. این شرکت 774 کارمند در 67 کشور دارد. مانند تاپ تال، این شرکت نیز از ابزارهای ارتباطی دیجیتال استفاده می کند. تیم ها از یک سری بلاگ داخلی برای برقراری ارتباط استفاده می کنند مانند Slack،Trolloو Mural و کل شرکت هر ساله برای یک ملاقات گروهی دور هم جمع می شوند. Automattic همچنین دریافته است که پیش بینی اینکه چه کسی در فرهنگ کار غیرحضوری موفق ظاهر می شود کار سختی است. پس هر تازه کار چند هفته به صورت قراردادی در یک سیستم آزمایشی شروع به کار می کند.

با همه این تفاسیر، آیا یک شرکت نیاز دارد ذاتا غیرحضوری باشد تا بتواند در کار غیرحضوری موفق بشود؟ دکتر بردفورد بل، استادیار مطالعات منابع انسانی و مدیرگروه کار و صنعت دانشگاه کورنل اینطور فکر نمی کند. تحقیقات اخیر نشان داده است که داشتن کارمندان بیشتر در بخش کار غیرحضوری باعث بهبود درآمد کلی شرکت می شود در عین حال دو نکته خیلی مهم در بالا بردن بازدهی کارمندان غیرحضوری وجود دارد.

مطلب مرتبط: 3 روش برای بهبود مدیریت عملکرد

شرکت هایی که در کار غیرحضوری موفق هستند در انتخاب کارمندان خود سخت گیر هستند. از قبیل چیزهایی که برای این نوع شرکت ها مهم است تناسب شخصی نامزد با کار موردنظر و نتیجه آنالیزهای مختلف است. در واقع از روندی رسمی برای ارزیابی درخواست های استخدام و درنظر گرفتن پارامترهایی مانند اینکه ارتباط ما با کارمند موردنظر چگونه برقرار می شود یا کار موردنظر در چه مکانی انجام می شود استفاده می شود.

مشخصه مهم دیگر در تعیین موفقیت یا شکست، موافق بودن رهبران شرکت با این روش است. بل اضافه می کند: داشتن رهبران و مدیرانی که باور دارند می توان خارج از اداره نیز موفق شد می تواند تفاوت چشمگیری در استفاده شرکت از کار غیرحضوری ایجاد کند. به گفته بل خیلی از آنها معتقدند که استفاده از این ابزار برای جذب کارمندان ارزشمند کارآمد است اما کار کردن در خانه با کار نکردن فرق چندانی نمی کند. این طرز تفکر قطعا به شکست منتهی خواهد شد. اینکه کارمند نمی تواند در این روش کار خود را به خوبی انجام دهد صرفا یک پیش بینی شخصی و نادرست است.