ویدئوکنفرانس حرفه ای با 3 نکته حیاتی

یکی از روش‏ های جدید در زمینه تولید محتوا، ایجاد ویدئوکنفرانس است. اگرچه از این امر بیشتر برای ارتباط استفاده می‎ شود، با این حال شما می‎ توانید کاربردهای به مراتب بیشتری را داشته باشید. این امر خصوصا پس از شیوع ویروس کرونا، مورد توجه جهانی قرار گرفته است. به همین خاطر هم ‎اکنون بهترین زمان برای صحبت کردن در رابطه با این موضوع است. با این حال برای موفقیت در هر اقدامی، نکاتی وجود دارد که بدون توجه به آنها، شانس شما با کاهشی شدید مواجه خواهد شد. در این راستا بدون شک تمامی افراد با اصول اولیه ایجاد ویدئوکنفرانس نظیر انتخاب پلتفرم مناسب، آشنا هستند. به همین خاطر در این مقاله به بررسی نکاتی خواهیم پرداخت که معمولا مورد توجه قرار نمی ‎گیرد. نکته ‎ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که این اقدام، صرفا به شرایط حال حاضر محدود نبوده و به علت مزیت‎ هایی نظیر از بین بردن مرزها، بدون شک حتی در دوران پساکرونا نیز با روند رو به رشد خود همراه خواهد بود. به همین خاطر بهبود در این زمینه، به نفع آینده شرکت نیز است.

1-ضبط و به اشتراک‎ گذاری جلسه

به هر ترتیب ممکن است برخی از افراد در زمان تعیین شده، موفق به حضور در جلسه نشوند. در این راستا ضروری است تا فایل ضبط شده را در اختیار آنها قرار دهید. به صورت کلی معمولا تمامی پتفرم‎ها امکانات ضبط را دارند، با این حال شما می‎ توانید از نرم‎افزارهای جانبی نیز در این رابطه استفاده نمایید. در نهایت با آرشیو کردن موارد، شما می‎توانید موارد را در دسته‎ بندی ‎های گوناگون قرار داده و در فعالیت ‎های آتی خود از آنها استفاده نمایید.

2-رعایت اصل تعامل

اگرچه برای برگزاری یک ویدئوکنفرانس حالت‎ های مختلفی وجود دارد، با این حال توصیه می ‎شود که به نحوی رفتار کنید که امکان ارتباط تصویری افراد وجود داشته باشد. این امر باعث خواهد شد تا خروجی اقدامات شما، به مراتب بیشتر شود. در این رابطه توصیه می ‎شود که از قبل افراد را نسبت به موارد مورد نیاز توجیه نمایید. برای مثال وجود یک و بکم باکیفیت در کنار توجه به نور محیط، از اساسی ‎ترین نکات در راستای تصویری مناسب محسوب می ‎شود. همچنین این اقدام کمک خواهد کرد تا از حضور تمامی افراد اطمینان داشته باشید. درواقع در موارد متعدد مشاهده شده است که برخی صرفا وارد محیط کنفرانس شده و پس از آن اقدام به انجام سایر فعالیت ‎های خود می‎ کنند. این امر باعث می ‎شود تا نتیجه موردنظر را از اقدام خود به دست نیاورید.

مطلب مرتبط: ویدئو کنفرانس 20 هزار نفری امکان جدید مایکروسافت

3-به VoIP توجه داشته باشید

منظور از این بخش انتقال همزمان مکالمات از طریق بستر اینترنت است که باعث خواهد شد تا امکان مکالمه صوتی، مهیا باشد. با این حال معمولا افراد در ویدئوکنفرانس‎ ها با مشکل صدا مواجه هستند. علت این امر نیز به خاطر استفاده از میکروفون‎ های مختلف است. در این راستا توصیه می ‎شود که از افراد بخواهید تا حتما از هندزفری یا هدست استفاده کنند تا صدا کیفیت لازم را داشته باشد. همچنین شما باید برنامه زمانی مشخصی را داشته باشید تا امکان گفت و گوی عادلانه برای تمامی افراد مهیا باشد. در غیر این صورت بی ‎نظمی حاکم خواهد شد که زمینه نارضایتی‎ های گسترده را به همراه دارد. همچنین به افراد نحوه تغییر تنظیمات صدا را آموزش دهید تا خروجی کار، کاملا رسا باشد. در کنار این موضوع ضروری است تا امکان چت نیز وجود داشته باشد. درواقع تنوع بخشیدن به روش ‎های ارتباطی باعث خواهد شد تا از ایجاد ترافیک جلوگیری شود. برای مثال در هنگام صحبت‎ های یکی از اعضا، فردی دیگر می ‎تواند سوال خود را تایپ نماید. این امر سرعت کار را افزایش خواهد داد. در این راستا بهتر است که در زمان مشخص، کنفرانس را به پایان برسانید . درواقع سایر صحبت‎ ها را می ‎توان در شبکه ‎های ارتباطی دیگر نظیر واتس ‎اپ، ادامه داد. این امر باعث می ‎شود افرادی که تمایلی به بحث ‎های فرعی ندارند، بتوانند به برنامه روزانه خود برسند.

در نهایت با رعایت این سه اصل، شما می ‎توانید نسبت به موفقیت ‎آمیز بودن اقدام خود، اطمینان بیشتری داشته باشید.