چگونه تعداد ساعت بیشتری را در طول روز داشته باشیم

آیا شما هم از آن دسته افرادی محسوب می شوید که با معضل کمبود ساعت مواجه هستند؟ بدون شک در این رابطه راهکارهای زیادی را نیز امتحان کرده اید با این حال تغییر خاصی صورت نگرفته است. علت اصلی این امر به این خاطر است که اکثر افراد برای رفع مشکل خود، به دنبال یک راه حل هستند. این امر در حالی است که برای رفع چنین معضلی، ضروری است تا چندین روش را به صورت همزمان به اجرا درآورید. در این رابطه انجمن کارآفرینان جوان، 14 راهکار را معرفی کرده است که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

1-اقدامات غیرضروری را متوقف کنید

در لیست روزانه هر فردی، اقداماتی به چشم می خورد که ابدا ضرورتی برای آنها وجود نداشته و این امر باعث می شود تا در نهایت برای کارهای مهم تر زمان کافی وجود نداشته باشد. همواره این جمله را به خاطر داشته باشید که هر فرد باید تعیین کند که در راستای چه هدفی می خواهد زندگی کند. تحت این شرایط شما دیگر قدرت انتخاب همه چیز را نخواهید داشت. به همین خاطر شناسایی اصل های حیاتی کاملا مهم بوده و لازم است که همین الان بررسی مجددی را نسبت به اقدامات روزانه خود انجام دهید.

مطلب مرتبط: 6 راهکار ساده برای استفاده بهینه از زمان

2-انجام چندین کار به صورت همزمان را جدی بگیرید

اگرچه در حین انجام فعالیت های مهم، توصیه می شود تا تمام تمرکز خود را صرف آن کنید، با این حال برای اقدامات کم اهمیت ولی ضروری این سیاست بدون مانع خواهد بود، برای مثال می توان در زمان ناهار، فایل صوتی موردنظر خود را گوش کنید. این امر کمک خواهد کرد تا در زمان شما صرفه جویی شود.

3-برای هر اقدام محدودیت زمانی مشخص کنید

این امر باعث خواهد شد تا از پرداختن به اقدامات فرعی جلوگیری شده و پرونده یک فعالیت در زمانی درست بسته شود. درواقع تحقیقات روان شناسی این نکته را اثبات می کند که ایجاد وقفه های متعدد به علت این امر که تمرکز فرد را از بین می برد، باعث خواهد شد تا انجام فعالیتی که تنها به نیم ساعت زمان نیاز دارد، فرد را چندین ساعت درگیر نگه دارد. به همین خاطر نیز برای هر اقدام ضروری است تا یک محدودیت زمانی منطقی تعیین کنید و در نهایت برای ارتقای سطح کاری و مهارت خود، می-توانید پس از مدتی زمان تعیین شده را کاهش دهید. این امر باعث می شود تا همواره به دنبال راهکارهای خلاقانه تری برای انجام کارهای خود باشید. همچنین این امر که تمامی خوراکی های موردنیاز در دفتر کار وجود داشته باشد، نیاز به خارج شدن از دفتر را از بین خواهد برد، با این حال توجه داشته باشید که بهتر است تا هر یک ساعت، از جای خود بلند شده و چند تمرین کششی را انجام دهید. در غیر این صورت سلامت شما با تهدیدی جدی مواجه خواهد شد.

4-از دستیار صوتی استفاده کنید

استفاده از تکنولوژی های به روز، هوشمندانه ترین اقدامی است که هر فردی می تواند در زندگی خود انجام دهد. برای مثال دستیار صوتی یکی از این موارد محسوب می شود که باعث خواهد شد تا سرعت انجام بسیاری از کارها افزایشی چشمگیر را پیدا کند. برای مثال در حالت عادی شما برای تماس گرفتن با فردی نیاز دارید تا شماره فرد را جست وجو کنید، با این حال یک دستیار صوتی، این اقدام را در کمترین زمان ممکن انجام خواهد داد، با این حال توجه داشته باشید که این مورد تنها یک مثال ساده محسوب شده و کاربرد آنها فراتر از این موارد محسوب می شود.

5-محدودیت هایی را برای استفاده از اینترنت قائل شوید

اینترنت بزرگ ترین قاتل زمان افراد محسوب می شود. در این رابطه مواردی ساده نظیر چک کردن ایمیل ها نیز زمان زیادی را از افراد خواهد گرفت. به همین خاطر ضروری است حتی برای میزان استفاده از شبکه های اجتماعی نیز محدودیت زمانی خاصی را تعیین کنید، با این اقدام از زمانی که در طول روز اضافه می آورید، متعجب خواهید شد.

6-تا حد امکان اقدامات خود را خودکار کنید

با کمک تکنولوژی انجام بسیاری از اقدامات به صورت خودکار امکان پذیر شده است. به همین خاطر ضروری است تا مواردی را که می تواند در کار و زندگی شخصی شما کاربردی باشد را شناسایی کرده و از آنها برای کاهش حجم کاری خود استفاده کنید. فراموش نکنید که برخی از کارهای هرچند ساده، زمانگیر محسوب می شوند. برای مثال IFFFT یک ابزار برای خودکار کردن اقدامات تکراری محسوب می شود که باید استفاده از آن را در دستور کار خود قرار دهید.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

7-اولویت بندی داشته باشید

این امر که اقدامات خود را براساس یک اولویت بندی درست انجام دهید، باعث خواهد شد تا در پایان روز، تمامی اقدامات مهم انجام شده باشد. به همین خاطر ضروری است تا بر طبق اولویت ها برنامه ریزی کنید.

8-از دیگران کمک بگیرید

هیچ دلیلی وجود ندارد که شما مجبور باشید همه کارها را به صورت تنهایی انجام دهید. به همین خاطر نیز ضروری است تا کار تیمی را در دستور کار خود قرار داده و از کمک گرفتن از سایرین، واهمه نداشته باشید. بدون شک با کمک افراد دیگر، سرعت و سهولت همه کارها بیشتر خواهد بود.

9-از تکنیک پرومودورو استفاده کنید

این فن توسط فردی به نام فرانچسکو چیریلو ابداع شده است. بر طبق آن بهترین محدوده زمانی برای انجام یک فعالیت تنها 25 دقیقه است. پس از آن فرد باید سه الی پنج دقیقه به خود استراحت بدهد. علت این نام گذاری به این خاطر است که برای تهیه سس ایتالیایی پرومودورو نیز دقیقا به همین میزان زمان نیاز است. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که پس از چهار پرومودورو، شما باید زمان بیشتری را به استراحت اختصاص دهید. اگرچه این تکنیک بیش از حد ساده و حتی خنده دار به نظر می رسد، با این حال کافی است تا تنها دو روز آن را انجام دهید. بدون شک متوجه تغییرات مثبتی خواهید شد.

10-سریعا اقدام کنید

این امر که وقفه ای را در انجام کارهای خود ایجاد نکنید، باعث می شود تا انجام آنها بیش از حد طولانی نشده و زمان شما هدر نرود. به همین خاطر ضروری است تا همه چیزهایی که ممکن است شما را منحرف سازد، کنار گذاشته و سریعا اقدامی که برای آن برنامه ریزی کرده اید را انجام دهید.

11-به زمانی کمتر فکر کنید

همواره برای خود یک جدول داشته باشید تا اقدامات مثبت و منفی خود را در آن یادداشت کرده و در آخر هفته با توجه به عملکردی که داشته اید برای خودتان جایزه و یا تنبیه تعیین کنید. برای مثال یکی از اقدامات دارای امتیاز مثبت شما می تواند انجام اقدامات در زمانی کمتر از حد تعیین شده باشد، با این اقدام نه تنها مهارت خود را افزایش خواهید داد، بلکه در زمان نیز صرفه جویی می شود. درواقع هر چیزی که حالت بازی داشته باشد، احتمال رعایت آن افزایش پیدا خواهد کرد.

12-ساعت های اوج کاری خود را بشناسید

بدون شک برای هر فردی، زمان هایی وجود دارد که در آن با بالاترین حجم کاری رو به رو هستند. شناسایی آنها باعث خواهد شد تا برنامه ریزی بهتری داشته و حتی امکان از بین بردن آنها وجود داشته باشد. برای مثال می توانید برخی از اقدامات را در زمانی دیگر انجام دهید تا از حجم کارها کاسته شده و احساس خستگی بیش از حدی را نداشته باشید. همچنین این امر که زمان های اوج سطح انرژی خود را بشناسید، کمک خواهد کرد تا با انتقال سخت ترین اقدامات به آن زمان ها، برنامه ای کاملا حرفه ای را داشته باشید.

13-به جای نوشتن ویس ارسال کنید

بدون شک حتی بهترین تایپیست ها نیز نمی توانند سرعت صدای افراد را داشته باشند. این امر در حالی است که تایپ کردن خود سختی و فشار بیشتری را در مقایسه با ارسال ویس در پی دارد. به همین خاطر توصیه می شود تا صدای خود را جایگزین آن کرده و برای ارسال پیام های خود از این جایگزین استفاده کنید. همچنین این امر که از افراد دیگر بخواهید تا همه چیز را در قالب ویس برای شما راسال کنند، باعث خواهد شد تا در هنگام گوش دادن، از انجام کارهای دیگر نیز غافل نشوید.

مطلب مرتبط: چگونه از وقت خود درست استفاده کنیم؟

14-از نه گفتن واهمه نداشته باشید

این امر که توانایی نه گفتن به هر چیزی که خارج از برنامه شما هست را داشته باشید، باعث خواهد شد تا امکان حفظ و رعایت برنامه فراهم شود. به همین خاطر ضروری است تا از توانایی نه گفتن خود اطمینان حاصل کنید، با این حال توجه داشته باشید که نباید بیش از حد افراطی نیز عمل کرد. در غیر این صورت این فشار خود عاملی برای خستگی و حتی مریض شدن خواهد بود. درواقع خودتان باید تصمیم بگیرید که در چه مواقعی، تغییر در برنامه مشکلی را در پی نخواهد داشت.