اخراج به سبک حرفه ای ها

حتی اگر بهترین شیوه های مدیریتی را نیز مورد استفاده قرار دهید، شرایطی رخ خواهد داد که مجبور به قطع همکاری با کارمندی از شرکت خواهید بود، با این حال آیا تاکنون به این موضوع فکر کرده اید که چگونه باید یک اخراج حرفه ای داشته باشید؟ آمارها بیانگر آن است که بسیاری از مدیران به خاطر عدم توجه به این بخش به ظاهر ساده، با مشکلات بسیاری مواجه می شوند. درواقع یک اخراج بد، حتی در روحیه سایر کارمندان شرکت هم تاثیر منفی به همراه خواهد داشت. این نکته را همواره به خاطر داشته باشید که اخراج کردن ابدا نباید تصمیمی یک شبه باشد. به همین خاطر حتی از مدت ها قبل لازم است تا اقداماتی را در دستور کار خود قرار دهید که در ادامه به صورت کامل تمامی موارد موردنیاز، بررسی خواهد شد.

1-هرگز کارمندی را قبل از جلسه اخراج نکنید 

اخراج کردن به معنای ایجاد دشمنی نبوده و شما همچنان باید احترام فرد مذکور را به عنوان یکی از اعضای تیم شرکت، نگه دارید. به همین خاطر ضروری است تا جلسه ای را به صورت دو نفری برگزار نمایید و در رابطه با تصمیم خود صحبت نمایید. در این زمینه فراموش نکنید که همواره براساس آمار و اطلاعات صحبت نمایید. برای مثال نمایش آمار عملکردی کمک خواهد کرد تا کارمند نیز به درستی بتواند دلایل تصمیم شما را درک کند. در این راستا فراموش نکنید که شما در حال انتقال یک پیام ناراحت کننده هستید. به همین خاطر توصیه می شود که جلسه را در زمانی برگزار نمایید که آرامش کافی را دارید تا لحنی مناسب را داشته باشید. در نهایت سعی کنید تا شرایطی را مهیا کنید که کارمند اخراج شده، روزهای سختی را تجربه نکند. برای مثال شرکت هایی را که نیاز به نیروی جدید دارند، معرفی نمایید. در این زمینه برخی از مدیران حقوق کامل کارمندان را تا پایان ماه واریز می کنند تا فرد با مشکل مالی کمتری مواجه شود. در این رابطه سعی کنید تا با کمی ملاطفت، در نهایت کارمند شرکت بدون دلخوری از مجموعه کنار برود. در موارد بسیاری مشاهده شده که یک اخراج بد، زمینه نارضایتی را به همراه داشته که خود ضدتبلیغ برای شما و برندتان محسوب می شود. به صورت کلی در این بخش هرچه بیشتر اخلاق گرا باشید، نتایج بهتری را به همراه خواهد داشت. 

مطلب مرتبط: چگونه اخراجی حرفه ای داشته باشیم

2-حداقل 2 بار اخطار دهید

در بسیاری از شرایط کارمندان از نارضایتی شما اطلاعی ندارند. تحت این شرایط جلسه اخراج به نظر آنها منصفانه نخواهد بود. در این زمینه شما باید نشان دهید که نسبت به کارمند خود، صبر کافی را داشته اید. به همین خاطر در زمان های مناسب، به کارمندان خود اخطار دهید. این امر باعث خواهد شد تا سایر کارمندان هم بدانند که شما تلاش خود را برای تغییر شرایط انجام داده اید. درواقع شما باید هشدارهای لازم را بدهید که کارمند، در وضعیت خود تغییر ایجاد نماید و در صورت عدم انجام آن، طبیعی است که اخراج گزینه ای کاملا منطقی باشد. بهتر است که در این بخش از همان روز به کارمندان خود اعلام کنید که در چه صورتی اخطار اخراج را دریافت خواهند کرد. این امر باعث می شود که آنها خط قرمز شرکت را بدانند. در رابطه با هشدار دادن، بهتر است که کارمند را رها نکنید و آمادگی خود نسبت به کمک کردن برای اعمال تغییرات را اعلام نمایید. 

درواقع شما به عنوان مدیر شرکت، لازم است تا مشکلات را برطرف نمایید. درواقع اخراج کردن همواره باید آخرین گزینه باشد. 

3-گفت و گو را بیش از حد طولانی نکنید 

در بسیاری از موارد طولانی شدن صحبت ها نیز نارضایتی به همراه خواهد داشت. درواقع شما باید تلاش کنید که این جلسه، بیش از 15 دقیقه طول نکشد. درواقع طولانی شدن یک امر، ممکن است باعث مطرح شدن مسائلی شود که به غیر از دلخوری، نتیجه دیگری را به همراه ندارد. در نهایت مختصر بودن، کمک خواهد کرد که نه تنها شما به سایر اقدامات خود برسید، بلکه کارمند نیز بتواند برای ادامه روز خود برنامه ریزی نماید. درواقع خالی کردن دفتر کاری نیز امری زمانبر محسوب می شود و هیچ کارمند اخراج شده ای تمایل ندارد که یک روز دیگر را به این امر اختصاص دهد. در نهایت فراموش نکنید که کارمند اخراج شده، به زمانی برای تنها بودن نیاز دارد. به همین خاطر اگر گفت و گو طولانی شود، ممکن است با رفتارهای احساسی از سوی کارمند خود مواجه شوید. درواقع شما تنها کافی است که این موضوع را مطرح کنید که اخطارهای لازم را داده اید و با نمایش آمارهای موجود، این نکته را به اثبات برسانید که دیگر امکان ادامه همکاری وجود ندارد. در این زمینه انتقاد شما نباید طولانی شود. این امر بدون شک بیش از حد ناراحت کننده خواهد بود. 

4-جلسه را ضبط نمایید 

این موضوع کمک خواهد کرد تا کارمند اخراج شده نتواند مشکلی را برای شما ایجاد نماید. همچنین می توانید با مشاهده مجدد جلسه اخراج، نسبت به عملکرد خودتان امتیاز بدهید و در صورت نیاز تغییراتی را اعمال نمایید، با این حال به صورت کلی این اقدام برای رهایی از مشکلات آتی نظیر تهمت زدن است. در این زمینه هیچ چیز بهتر از فیلم گرفتن نخواهد بود. 

مطلب مرتبط:7 نوع از کارمندانی که مستحق اخراج هستند

5-قاطع باشید 

برخی از مدیران در جلسه اخراج درگیر احساسات خود شده و این امر باعث می شود که کارمند به این فکر کند که هنوز هم شانسی برای بازگشت وجود دارد، با این حال قاطع نبودن مشکلات بسیاری را برای شما به همراه خواهد داشت. درواقع اگر کارمندان شرکت حس نمایند که حتی در بدترین شرایط نیز همچنان در شرکت باقی می مانند، بدون شک راندمان کاری پسرفت پیدا خواهد کرد. به همین خاطر نیز سعی کنید که در جلسه اخراج، کاملا منطقی باشید و از تصمیم خود کوتاه نیایید. همچنین مقدمه چینی را کنار بگذارید و سریعا دلیل اصلی جلسه را مطرح کنید. نکته مهم دیگر این است که قبل از اعلام اخراج، کلیه دسترسی های کارمند باید قطع شود. این مسئله برای امنیت شرکت شما بسیار محسوب می شود. 

6-همه چیز را چک نمایید

به عنوان یک مدیر آیا می دانید که کارمند شما چه چیزهایی را از شرکت خارج کرده است؟ در این زمینه توصیه می شود که به بهانه کمک کردن، کارمند دیگری را با فرد اخراج شده همراه سازید، با این حال نباید خود را به این سطح محدود کنید. درواقع شما باید لیست تمامی ابزارها، برگه ها و به صورت کلی هر چیزی که به شرکت مربوط است و در اختیار کارمند شما بوده را از قبل داشته باشید و تا زمان چک کردن آنها، اجازه خروج کارمند از شرکت را ندهید. درواقع از کارمند خود بخواهید که بعد از جمع کردن وسایل، چند دقیقه ای را منتظر باشد. برای آن نیز می توانید مراحل دفتری کار را مطرح کنید. این امر کمک خواهد کرد تا بدون ابراز نارضایتی و حس محکوم شدن، فرصت لازم برای چک کردن همه چیز را داشته باشید. 

7-ارتباطات را به حداقل برسانید 

با توجه به این امر که کارمند اخراجی دیگر عضوی از تیم محسوب نمی شود، لازم است تا ارتباطی با سایرین نیز نداشته باشد. درواقع صحبت های وی می تواند در روحیه تیم شرکت تاثیر منفی را داشته باشد. در این زمینه حتی به کارمندان خود هشدار دهید که حتی در صورت دوست بودن با کارمند اخراج شده، حق بازگو کردن اتفاقات و اطلاعات شرکت را برای کارمند جداشده ندارند و در صورت این اتفاق، به شدت جریمه خواهند شد. در نهایت با توجه به این امر که کارمند جایگزین ممکن است به تجربه و اطلاعات سابق که در اختیار کارمند اخراجی بوده است، نیاز پیدا کند. 

این اطمینان را داشته باشید که شرایط برای حضور کارمند جدید، مهیا است. درواقع حتی ممکن است نیاز باشد که در یک روز دیگر، کارمند اخراجی تجربیات خود را برای فرد جدید توضیح دهد. در این زمینه اگر این مورد را در قرارداد ذکر نمایید، بدون شک بهترین حالت ممکن خواهد بود. 

در غیر این صورت نیاز است که توافقی صورت گیرد. درواقع نمی‎توان انتظار داشت که کارمند اخراجی بدون هیچ گونه توقعی، یک روز دیگر را برای شرکت اختصاص دهد. 

مطلب مرتبط: بهترین روش های اخراج کارمندان

8-خود را به جای کارمند قرار دهید 

در نهایت برای اینکه  بتوانید عملکرد مناسبی را در روز اخراج داشته باشید، توصیه می شود که برای چند دقیقه خود را به جای کارمند مدنظر قرار دهید. این امر باعث خواهد شد تا بهتر بتوانید دغدغه های او را درک کرده و رفتار مناسب تری را داشته باشید.