ارائه بازخورد به رئیس با استفاده از هوش هیجانی

ارائه بازخورد به رئیس برخی اوقات ذهن افراد را شدیدا درگیر می کند، زیرا هوش هیجانی کافی برای زمان بندی و ارائه بهینه را ندارند.

شرکت و محل کار شما هرچقدر هم که عالی باشد و رئیس بی نقصی داشته باشید، قطعا مواردی برای تغییر به ذهن تان خطور می کند. در اینجا صحبت کردن در مورد مشکلات یا ارائه بازخورد به رئیس، کمی استرس زا است. شما قطعا قصد ندارید به افرادی که آینده تان را در دست دارند، توهین کنید. کارشناسان معتقدند با کمی استفاده از هوش هیجانی می توان انتقاد سازنده را با رئیس در میان گذاشت.

در ادامه این مقاله راهکارها و مراحلی را برای اجرای هرچه بهتر این کار معرفی می کنیم.

اعتبار خود را حفظ کنید

مشکلات و کمبودهای مختلف، اثرات متنوعی را روی افراد دارند. اگر به اطراف خود نگاه کنید همکاران گله مند و آرام را در کنار یکدیگر مشاهده خواهید کرد. افراد آرام با آنکه مشکلات را به وضوح می بینند و حتی اذیت هم می شوند، آنها را بروز نداده و هر روز بدون توجه به این موارد به کار خود مشغول می شوند. در مقابل، افراد همیشه شاکی، کوچک ترین مشکل خود را به گوش همه افراد حاضر در شرکت می رسانند. نکته مهم اینکه قطعا رئیس شما هم این افراد همیشه شاکی را می شناسد.

مطلب مرتبط: چگونه از مدیران بازخورد بگیریم

قطعا اگر شما در رخدادهای گذشته تنها مشکلات بزرگ و مهم را گوشزد کرده باشید، تاثیر بازخوردهای تان بیشتر می شود. در این حالت وقتی برای درخواست یا بازخوردی به دفتر مدیر می روید، قطعا انتظار برخورد بهتری خواهید داشت. رئیس شما می داند که حتما موضوع مهمی باعث مراجعه شما به دفترش شده است. اگر پیش از این فردی همیشه شاکی بوده اید، از این به بعد شکایت های خود را به جای فریاد زدن، بنویسید. با این کار آنها را از ذهن خود خارج کرده و از طرفی، اعتبار خود را نیز حفظ خواهید کرد.

جلسه ای خصوصی برای طرح مشکل تنظیم کنید

قطعا رئیس شما کمتر از آنچه که فکر می کنید، شکایت و گله می شنود. بسیاری از کارمندان تنها به فکر تاثیر مثبت روی مدیران خود هستند. آنها در میان همکاران خود شکایت و گله مندی می کنند، اما کمتر کسی این شکایت ها را مستقیما به گوش مدیر می رساند. قطعا یکی از دلایل حل نشدن مشکلات نیز پنهان کردن آنها از مدیران است. به هرحال اگر تصور می کنید مشکل مورد نظر شما مهم بوده و باید به گوش مدیران برسد، ترس را کنار بگذارید و به جلو بروید.

البته نحوه ارائه بازخورد و مشکل ارتباط مستقیمی به روحیات مدیر و شناخت شما از او دارد. قطعا همه مدیران در برابر بازخورد روی خوش نشان نمی دهند و برخی از آنها در دسته مدیران دیکتاتور قرار می گیرند. به هرحال برای بهبود شرایط، جلسه ای خصوصی و بدون عوامل مزاحم و تنش زا با مدیر پیشنهاد می شود. با اختصاص زمان کافی برای این کار، در محدودیت های مکانی و زمانی برای صحبت نخواهید بود و استرس کمتری خواهید داشت.

عموم افراد برای مطرح کردن مشکلات تا لحظات پایانی جلسات صبر می کنند. آنها به مقدار زیاد به مشکل و نحوه بیان آن فکر کرده و به دنبال کسب شجاعت پیش از صحبت کردن هستند. با اختصاص زمان مشخص جلسه با مدیر، دیگر بهانه ای برای فکر کردن ندارید و تمام تمرین ها را پیش از جلسه مرور می کنید.

جزئیات را به خوبی شرح دهید

اگر موضوع بازخورد در مورد تغییر بخشی خاص است، در صحبت های خود به طور جزئی به آن بپردازید. اگر در مورد یک حادثه یا اتفاق صحبت می کنید، روی رخداد پیش آمده و افراد درگیر تمرکز کنید. تنها از حقایق برای بیان نظر استفاده کنید. موقعیت را شرح داده و تاثیر آن روی کار خود و پیامدهای بعدی اش را به روشنی بیان کنید. از حدس زدن در مورد دیگران و انگیزه و دلیل رفتار آنها نیز خودداری کنید.

اگر در مورد جزئیات دقیق نباشید، خودتان به دنبال دلیل اتفاقات خواهید رفت که عملکردی اشتباه است. اگر شما علت اتفاق پیش آمده را برای رئیس شرح دهید، با دو مشکل روبه رو خواهید شد. مشکل اول اینکه اختمالا دانشی نسبی در مورد علت انجام کارها در شرکت دارید. در نتیجه در زمان توضیح دادن، بخش های اصلی موقعیت را در نظر نمی گیرید. رویکرد هوش هیجانی در این مرحله، نتیجه گیری و تصمیم گیری را بر عهده مدیر می گذارد چون او از دلایل آشکار و مخفی اتفاقات آگاه تر است.

شکل دوم اینکه برخی تصورات شما از دلیلی بروز مشکل، به تصورات تان در مورد رفتارها و انگیزه های دیگران مربوط است. قطعا با این رفتار و تصور انگیزه ای که فرد مقابل در خودش نمی بیند، او را به حالت دفاعی خواهید برد.

مطلب مرتبط:بازخورد جسورانه، میراث استیو جابز برای سازمان ها

با توجه به موارد گفته شده و در نظر داشتن آنها در زمان ارائه بازخورد، تا حدود زیادی از اضطراب شما در بیان کردن بازخورد کاسته می شود. با بازخورد مثبت احتمالا مدیرتان نیز تفکری دیگر در مورد شما می کند و علاوه بر قبول کردن بازخوردها، باز هم از شما طلب نظر و پیشنهاد می کند.