بهترین ویژگی های جدید جیمیل برای کسب وکار

ماه آوریل بود که گوگل تغییرات اساسی جدیدی را برای جیمیل ارائه داد و ویژگی های مختلفی را معرفی کرد. جیمیل جدید ویژگی هایی دارد که می تواند به صاحبان کسب و کارهای کوچک کمک کند بازده بالاتری از یک روز کاری خود کسب کنند. از جمله ویژگی هایی که معرفی شد می توان به قابلیت به تعویق انداختن ایمیل ها (Snooze)، قابلیت اشاره به ایمیل های مهم (Nudge) و قابلیت ارسال ایمیل های محرمانه (Confidential Email) اشاره کرد.

همچنین یک نوار وظیفه (Task Bar) به قسمت راست صفحه اضافه شده که می توانید از آنجا به تقویم خود دسترسی داشته باشید، لیست کارهای خود را ببینید و یادداشت برداری کنید. قابلیت پاسخ هوشمند (Smart Reply) نیز به روزرسانی شده و صاحبان کسب وکار می توانند به لطف این فناوری به سرعت به ایمیل های فوری دریافتی پاسخ بدهند.

با این به روزرسانی جیمیل به صورت ابزاری یکپارچه در زیرمجموعه جی سوئیت (G Suite) قرار می گیرد. کاربری جیمیل جدید عینی تر شده و کار کردن با آن ساده است، در نتیجه صاحبان کسب وکار کنترل بیشتری روی اعلانیه ها (Notifications) و سازماندهی ایمیل ها خواهند داشت. در این به روزرسانی روی ویژگی های امنیتی جدید نیز تمرکز شده که می تواند امنیت اطلاعات شرکت ها و اشخاص را تضمین کند. جیمیل جدید برای تمامی کاربران جیمیل ارائه شده است، اما از ماهیت ویژگی ها و به روزرسانی ها اینگونه بر می آید که هدف اصلی آن صاحبان کسب و کار هستند.

فعال سازی جیمیل «جدید»

اگر تاکنون پیشنهادی مبنی بر فعال سازی تجربه جدید جیمیل دریافت نکرده اید نگران نباشید. شما می توانید با کلیک بر روی آیکون تنظیمات در گوشه راست بالای جیمیل تنظیمات مربوط را خودتان به سادگی انجام دهید. بعد از کلیک کردن روی این آیکون، کافی است از منوی باز شده بر روی اولین گزینه «جیمیل جدید را امتحان کنید» (Try the new Gmail) کلیک کرده تا به روزرسانی برای شما اعمال شود. بعد از اینکه گزینه را کلیک کنید، اولین ویژگی جدید جیمیل برای شما نمایش داده می شود: قابلیت نمایش پیوست ها (Attachments) بدون نیاز به باز کردن ایمیل مورد نظر. برای فعال سازی این قابلیت باید گزینه پیش فرض (Default) را از میان نماهای موجود انتخاب کنید.

بهترین ویژگی های جدید

نسخه جدید جیمیل جمع و جور و مرتب تر است و ویژگی های تجاری تعاملی تری در خود دارد. یکی از ویژگی های کوچکی که در نسخه دسکتاپ اضافه شده این است که اکنون می توانید با کلیک روی آیکون همبرگر گوشه چپ بالای جیمیل، پنل سمت چپ را جمع کنید. در کنار نسخه دسکتاپ، یک به روزرسانی هم برای نسخه موبایل ارائه شد. این به روزرسانی قابلیت استفاده در حالت آفلاین را به همراه داشت که برای صاحبان کسب وکاری که مرتب در سفر هستند و دسترسی محدود به وایفای و داده همراه دارند ویژگی مهمی محسوب می شود.

- به تعویق انداختن ایمیل ها: اگر ایمیلی دریافت کنید که زمان خاصی می طلبد یا باید در زمانی دیگر در طول روز به آن پاسخ دهید، می توانید آن را به تعویق بیندازید. کافی است نشانگر موس خود را به انتهای سمت راست پیام ببرید تا گزینه تعویق ظاهر شود. به این طریق در عین حال که موارد مهم را اولویت بندی کرده اید، صندوق ورودی خود را هم مرتب نگاه می دارید.

- «اشاره» یکی دیگر از ویژگی های جدید جیمیل است که به طور خودکار ایمیل هایی را که گوگل دارای اهمیت تشخیص داده مجددا به شما نمایش می دهد. مثلا یکی از همکاران تان سؤالی در خصوص پروژه ای از شما پرسیده است. قبل از اینکه مهلت پاسخ به سؤال رد بشود، ایمیل دوباره برای شما نمایش داده خواهد شد. به گفته گوگل، این فناوری مشابه همان فناوری استفاده شده در پاسخ های هوشمند است.

- نوار وظیفه: گوگل در سمت راست یک نوار وظیفه جمع شونده اضافه کرده است که از طریق آن می توان به تقویم خود دسترسی داشت، یادداشت های خود را با برنامه گوگل کیپ (Google Keep) مشاهده کرد و به واسطه برنامه جدید تسکس (Tasks) کارهای ثبت شده خود را دید. این ویژگی ها جیمیل را به یک ابزار یکپارچه تبدیل می کند که به وسیله آن می توانید برنامه روزانه خود را مشاهده، یادداشت برداری و کارهای مهم را برنامه ریزی کنید. همچنین می توانید با کلیک روی آیکون به علاوه که پایین آیکون تسکس (Tasks) واقع شده برنامه های دیگری به این پنل اضافه کنید. گزینه های متنوعی در دسترس شما قرار دارد که شامل پلاگین های مختلفی چون ترلو (Trello) و اسانا (Asana) می شود.

- ایمیل های محرمانه: قابلیت ایمیل های محرمانه شما را قادر می سازد تاریخ انقضا برای ایمیل های مورد نظر خود تعیین کنید یا اینکه پس از مدت زمان مشخصی آنها را فسخ کنید. فرض کنید می خواهید ایمیلی حاوی مدارک مهم یا اطلاعات محرمانه برای کسی ارسال کنید. اکنون می توانید تنظیماتی اعمال کنید که گیرنده ایمیل پس از مدت معین یا تاریخ خاصی نتواند ایمیل را باز یا مشاهده کند. همچنین می توانید قابلیت های فوروارد، کپی، دانلود و چاپ را برای ایمیل های مورد نظر خود غیرفعال کنید. آخرین ویژگی که به آن اشاره خواهیم کرد، احراز هویت دو مرحله ای پیام هاست. می توانید با تنظیم این گزینه روی پیام ها، گیرنده را ملزم کنید هویت خود را احراز کند تا بتواند پیام را باز کند. این قابلیت مناسب شرکت هایی است که اطلاعات دارای حساسیت بالا رد و بدل می کنند.

اینها ویژگی هایی از این به روزرسانی بودند که به درد صاحبان کسب و کار می خورند. علاوه بر این به روزرسانی ها، گوگل برخی جنبه های امنیتی را در لایه پسینی (Backend) بهسازی کرده، اعلانیه های اولویت بالا (High Priority Notifications) را اضافه کرده و ویژگی های جدیدی هم به قابلیت پاسخ هوشمند افزوده است.