5تغییر ساده برای افزایش بهره وری در محیط کار

اعمال بعضی تغییرات کوچک در محیط کار، رضایت و خشنودی کارکنان و در نتیجه بهره وری آنها را افزایش خواهد داد.

به لطف گسترش برنامه های قابل حملی مثل Slack، Google Hangouts و محل کار جدیدی که توسطFacebook معرفی شده، تعداد کمتری از کارکنان برای انجام کارهای روزانه خود به حضور در دفتر کار وابسته می شوند. درنتیجه، تقریبا ۳۷درصد از نیروی کار، کار از راه دور در کمترین زمان ممکن را انتخاب می کنند و افرادی که این روش را انتخاب می کنند، نه تنها به رضایت بیشتری می رسند، بلکه بهره وری و کارایی خود را هم افزایش می دهند.

البته هنوز تمام شرکت ها سیاست انعطاف پذیر کار در خانه را نپذیرفته اند. مریسا مایر از شرکت یاهو، مجوز ارتباطات راه دور این شرکت را در سال ۲۰۱۳ به تعویق انداخت زیرا تأکید داشت وقتی کارمندان در محل کار حضور داشته باشند، مشارکت و نوآوری بیشتری خواهند داشت؛ و باوجود انتقادات فراوان به این سیاست، یاهو اعلام کرد که این روش نتیجه بخش بوده است.

مدیرها و رهبرهای شرکت های متعهد به توسعه و رشد خلاقیت و بهره وری در محیط شرکت، با یک چالش روبه رو هستند: طراحی محل کار چطور باشد که کارمند حس کند در خانه ی خود است. بهینه سازی ترکیب و فرهنگ محیط کار، یک نقطه ی شروع خوب برای افزایش بهره وری است. همین تغییرهای ساده می تواند بهره وری را در اغلب محیط های کار بالا ببرد.

مطلب مرتبط: راهی ساده و علمی برای افزایش بهره وری در محیط کار

۱. ساخت محیط های کاری برای همه

وقتی بحث طراحی یک آرایش و ترکیب بندی کاری مطرحی می شود، به زحمت می توان به یک اندازه و ابعاد منطبق با تمام محیط ها رسید. بر اساس بررسی استیرکیس، ۸۸ درصد از کارمندان، محل کار در محیط شرکت را بسته به وظایف خود انتخاب می کنند. محدود ساختن کارمندان به کار در یک دفتر باز در طبقه ی همکف یا در یک پلان مکعبی شکل خصوصی می تواند به کارایی آن ها آسیب بزند و رضایت شغلی کمتری را به دنبال داشته باشد.

راه حل این مشکل کنار گذاشتن طرح دفتر باز یا طراحی مکعبی نیست. بلکه می توانید در محیط کار فضاهای کاری وظیفه محور را بسازید که برای سبک های مختلف طراحی شده اند. برای مثال، بخش آشپزخانه می تواند محل بحث و مشارکت باشد. به جای واگذاری این مشارکت و همکاری به شانس و احتمالات، با اضافه کردن چند میز بلند و چهارپایه می توانید محلی قطعی برای بحث و مشارکت کارکنان بسازید.

برای کارهایی مثل کدنویسی یا بررسی گزارش ها در صفحات گسترده که سر همیشه به سمت پائین است، سعی کنید فضاهایی برای تمرکز آرام فراهم کنید. در صورت داشتن منابع سعی کنید یکی از اتاق های کنفرانس اضافه را به یک محیط آرام کاری تبدیل کنید. برای پیاده سازی این تغییرات نیازی به بودجه ی زیاد یا تغییرات بزرگ در دفتر کاری ندارید. کار را با اطلاع رسانی اهداف جدید به تیم و رأی گیری آغاز کنید.

۲. استراحت را به یک اولویت تبدیل کنید

شاید این طور فکر کنید: بله من از اهمیت استراحت آگاهم، ولی این به این معنی نیست که وقت کافی برای استراحت دارم. کاملا درست است؛ به نظر می رسد استراحت کاملا متضاد با تکمیل وظایف باشد؛ اما اگر هدف اصلی بهره وری و افزایش کارایی باشد، استراحت هم اهمیت بالایی پیدا می کند.

بر اساس بررسی های انجام شده، استراحت حداقل پس از هر یک ساعت کار لازم است. بااینکه این زمان برای هرکسی متفاوت است اما باید به خاطر داشته باشید که پس از بیش از یک ساعت تمرکز، مغز نمی تواند کار را مهم تلقی کند و این به معنی کاهش بازدهی و کیفیت کار است.

وظیفه شما به عنوان یک رهبر کسب و کار این است که مطمئن شوید تیم نه تنها استراحت در حین کار را قابل قبول تلقی کند، بلکه آن را قابل انتظار بداند. برای مثال درشرکت TheSquareFoot استراحت با برگزاری جلسات مدیتیشن به یک امر روتین تبدیل شده است. تبدیل استراحت به یک فعالیت گروهی به این معنی است که عذاب وجدان کنار رفتن از پشت میز کار به طور کامل از بین می رود. حالا اگر کسی جلسات مدیتیشن را از دست بدهد به این معنی است که مخالف اولویت بندی شرکت است.

۳. پیاده سازی سیستم زمان بندی اتاق کنفرانس

شاید گاهی اوقات موقعیت هایی مثل بی نظمی اتاق کنفرانس را تجربه کرده باشید. تماس اسکایپ در پنج دقیقه به پایان می رسد، گروه بعدی سعی می کند برای برگزاری جلسه وارد اتاق شود، این عجله خشونت و اضطراب را در پی خواهد داشت. اوضاع وقتی بدتر می شود که کار تیم بعدی در تلاش برای نمایش پروژه ی خود روی صفحه ی نمایش بزرگ، به تأخیر می افتد. ابزاری مثل Yarooms مخصوص سازمان دهی تصادفی اتاق کنفرانس طراحی شده اند، اما اگر تیم شما این سیستم ها را نادیده می گیرد، بهتر است مداخله کنید.

یک پیش نویس از پروتکل اتاق کنفرانس را برای هر اتاق کنفرانس در محل کار خود تهیه کنید. این پیش نویس شامل قوانین دقیق برای زمان بندی اتاق های کنفرانس و همین طور استفاده از اتاق و ترک آن پس از اتمام جلسه است. کدبندی سیستم دو مزیت دارد:

۱. وقتی بحث بیرون رفتن از اتاق های کنفرانس مطرح می شود، تردید کمتری وجود خواهد داشت و افرادی که نیاز به بیرون کردن افراد حاضر در جلسه ی قبلی دارند، احساس خشم و اضطراب کمتری خواهند داشت.

۲. اگر اطلاعاتی مثل اتصال به تلویزیون و نحوه  اتصال برای تماس های ویدئویی در دسترس باشد، جلسه آسان تر و بهینه تر شروع شده و پیش می رود.

بااینکه این ترفندها به نظر ساده می رسند اما وقت گذاشتن روی سازمان دهی این قوانین، در طولانی مدت مزیت های زیادی خواهد داشت.

۴. بهینه سازی جو و فضای دفتر برای احساس راحتی بیشتر

گرچه شما هرگز نمی توانید همه را راضی کنید، ولی اعمال تغییرات کوچک در محیط دفتر کار می تواند آثار چشم گیری بر بهره وری و کارایی کارکنان داشته باشد. اطمینان از رضایت کارکنان از دما، نور، صوت و حتی بوی دفتر روشی آسان برای احساس راحتی و آرامش آن ها است.

بگذارید دقیق تر اشاره کنیم:

دما: اغلب کارشناسان معتقدند دمای بهینه برای محیط کار مفید بین ۲۱ و ۲۴ درجه ی سانتی گراد است. تهویه، وسایل گرمایشی و پتو را نیز می توان برای محیط های بیرون تهیه کرد.

نور: نور خورشید به شکل چشمگیری به بهبود بهداشت و بهره وری کارکنان کمک می کند. بااینکه نور خورشید یکی از ضروری ترین موارد در محیط کار است، اما انعکاس نور زیاد در صفحات نمایش کامپیوتر مشکل ساز می شود. دستیابی به میزان دقیق نور برای کارایی کارکنان هم به یک چالش برای شرکت ها تبدیل شده است. شرکت های 3M و Alcoa در حال کار روی پروژه ی هدایت نور به محیط کار هستند. استفاده از لامپ هایLED که آثار نور خورشید را شبیه سازی می کنند، برای محیط های بسیار تاریک ضروری است.

صدا: هرگز نمی توان یک لیست موسیقی سازگار باسلیقه ی همه را فراهم کرد، اما بر اساس بررسی های انجام شده، موسیقی با ایجاد یک اثر مثبت به افزایش سرعت و کارایی در محیط کار کمک می کند.

بو: علاقه مندان به آروماتراپی (رایحه درمانی) سال هاست بر تأثیر بو بر محیط کار تأکید می کنند. بوها می توانند تأثیر چشم گیری بر سطوح انرژی و احساس افراد داشته باشند پس چرا نباید از این ویژگی ها برای بهره وری بیشتر در محیط کار استفاده کرد؟

۵. متفاوت فکر کنید

آیا می دانستید احتمال همکاری با کارمندانی که در طول جلسه ها فعال تر هستند، ۸/۵ درصد بیشتر از کارمندان غیرفعال در جلسات است؟ ملاقات های پیاده روی یا گفت وگو و پیاده روی در میان شرکت های فناوری سیلیکون وَلی بسیار محبوب هستند به طوری که فیس بوک یک مسیر سنگفرش را در محوطه ی خود به همین منظور درنظر گرفته است.

مطلب مرتبط: افزایش بهره وری کارمندان با یک تمرین روزانه

اما باوجود تمایل و مزایای بهداشتی متفاوت خارج شدن از دفتر، اغلب کارمندها زمان بیشتری را مقابل کامپیوترهای خود می گذرانند. شاید دلیل این تمایل این باشد که اگرچه بسیاری از کسب وکارها در سال های اخیر به سیاست محیط کاری مبتنی بر نتایج روی آورده اند، هنوز هم بعضی کارمندان برای انعطاف بیشتر به ارتباطات رودررو نیاز دارند. بنابراین، می توان اعضای تیم را به بیرون رفتن از دفتر و رفتن به جلسه ها وگفت وگوهای خصوصی تشویق کرد. رهبری اجرایی باید به جای حضور در یک اتاق، به پیاده روی با اعضای تیم برود. اغلب اوقات این گرایش ها زمانی بهترین نتیجه را دارند که به صورت بالا به پائین پیاده سازی شوند.

به روزرسانی ها و تغییرات کوچک در سیستم و محیط کاری می تواند تأثیر چشم گیری بر رضایت و بهره وری کارکنان داشته باشد. با طی کردن این مراحل، محیط کار شما به ایستگاهی برای بهره وری و کارایی بیشتر تبدیل خواهد شد.