افراد زیادی وجود دارند که مزایای برنامه ریزی را می دانند، اما از آن متنفر هستند. آشنایی با روش های ساده، انجام این کار را راحت تر خواهد کرد.

مدیرعامل ها، دکترها، وکیل ها و مدیران شرکت ها افرادی بسیار پرمشغله و متنفر از برنامه ریزی هستند، اما برنامه ریزی روزانه از روی فعالیت های هفتگی بسیار آسان است و پیشنهاد می شود اگر شما هم رابطه خوبی با برنامه ریزی ندارید، از این روش استفاده کنید.

این روش ساده ترین فرم برنامه ریزی برای طولانی مدت است که برای افراد متنفر از برنامه ریزی نیز جواب می دهد. برنامه ریزی هفتگی دید خوبی از وظایف کاری به شما می دهد و به همین دلیل برنامه ریزی روزانه را راحت تر می کند. انجام این کار همچنین برنامه ریزی برای طولانی مدت را بدون نیاز به درگیری ذهنی و صرف زمان زیاد تسهیل می کند. بسیاری از ما به این دلیل از برنامه ریزی بلندمدت متنفر هستیم که نمی توانیم تمام اتفاقات یک ماه آینده را پیش بینی کنیم.

مطلب مرتبط: 6 روش کلیدی برای برنامه‌ریزی بهتر

همچنین اتفاقات غیرمنتظره ای که در این مدت پیش می آیند، اجازه نمی دهند فرد به برنامه ریزی خود پایبند باشد و درنتیجه ممکن است احساس بدی نسبت به این موضوع پیدا کند و برنامه ریزی را کلا کنار بگذارد. اما برنامه ریزی هفتگی این مشکل را حل کرده است و نیازی به پیش بینی اتفاقات احتمالی برای یک ماه آینده ندارد. در ادامه این مقاله گام های لازم برای برنامه ریزی هفتگی را به طور کامل توضیح خواهیم داد.

قدم اول: با دنبال کردن اهداف طولانی مدت شروع کنید

اکثر ما به طور کلی می دانیم در هفته پیش رو باید روی چه موضوعی تمرکز کنیم، اما به طور دقیق نمی دانیم چه کارهایی باید انجام شوند. از طرفی زمانی که کارهای پیش بینی نشده اتفاق می افتند، نمی دانیم چه واکنشی باید نشان دهیم. برای اینکه این کارها شفاف تر شوند، بهتر است چشم انداز خود را کمی وسیع تر کنید و نگاهی به لیستی از اهداف طولانی مدت داشته باشید. کارهایی که به طور طبیعی در برنامه ریزی هفتگی جای نمی گیرند.

برای انجام این کار یک لیست مادر تهیه کنید. برای نوشتن این لیست می توانید از هر اپلیکیشنی استفاده کنید و نام آن را اهداف بلندمدت بگذارید. در این لیست اهدافی قرار می گیرند که به طور واقع بینانه نمی توانند طی هفته جاری یا هفته بعد از آن تکمیل شوند. قدم بعدی این است که کارهای ریزتر مربوط به اهداف بزرگ را به لیست اضافه کنید. اغلب اهداف بلندمدت به چند دسته اهداف شغلی، سلامتی، تناسب اندام، تفریح، توجه به خود، مالی و یادگیری مهارت جدید تقسیم بندی می شوند. به عنوان مثال بازدید از اسپانیا، هدف بلندمدت یک فرد است. کنار گذاشتن بودجه لازم، یادگیری زبان اسپانیایی و آشنایی نسبی با مکان ها دیدنی اهداف جانبی آن هستند.

با استفاده از این روش می توانید روزهای خالی هفته را با انجام بخشی از اهداف طولانی مدت پر کنید. بعد از مدتی مشاهده خواهید کرد که بخش قابل توجهی از اهداف بلندمدت انجام شده است و دیگر نیازی به رسیدگی ندارد. مزیت برنامه ریزی به این روش این است که می توانید هفته خود را با انجام کارهای مفید سپری کنید و مطمئن باشید که با انجام دادن این کارها، نه تنها زمان تان هدر نرفته، بلکه بخشی از کارهای آینده نیز انجام شده است.

قدم دوم: هر جمعه برنامه ای برای هفته آینده داشته باشید

در این مرحله باید یک دفترچه یادداشت تهیه کنید و در آخرین روز هفته، برای هفته ای که پیش رو دارید برنامه ریزی کنید. دفترچه ای که تهیه می کنید بهتر است کاغذی باشد تا یادداشت کردن روی آن راحت تر باشد. ۱۰ دقیقه زمان بگذارید و هر کاری را که برای هفته بعد به ذهن تان می رسد یادداشت کنید. انجام این کار بسیار ساده است و برای ساده تر شدن آن می توانید یک دسته بندی ۶ تایی برای ایام هفته داشته باشید:

- کارهای روزانه ای که باید انجام شوند

- کارهای مرتبط با محیط کار

- تفریح و توجه به خود

- سلامتی و تناسب اندام

- یادگیری

- کمک به دیگران

برای کامل کردن هر بخش نگاهی به عملکرد خود در هفته های گذشته داشته باشید. ببینید چه کارهایی را به طور کامل انجام داده اید، چه کارهایی ناتمام مانده اند و برای پیشرفت در هفته آینده چه برنامه ای خواهید داشت. انجام این کار کمک می کند هر هفته با انجام کارهای مرتبط یک گام به اهداف بلندمدت خود نزدیک تر شوید.

مطلب مرتبط: برنامه ریزی به سبک افراد موفق

قدم سوم: هنگام برنامه ریزی روزانه نگاهی به لیست هفتگی داشته باشید

هر روز صبح یا هر شب پیش از اینکه بخوابید، کارهایی انجام شده را در ذهن تان مرور کنید و اهداف هفتگی را نیز در نظر داشته باشد. سپس کارهای مهم تر را در اولویت قرار دهید و برنامه روز بعد را با توجه به آن تنظیم کنید. فراموش نکنید که برنامه روزانه باید شامل پنج کار ضروری باشد که باید تا آخر آن روز انجام شوند. کارهایی که ضرورتی بر انجام شان نیست باید در پایین لیست قرار بگیرند و از آنجایی که اهمیت کمتری دارند می توانند به یک روز دیگر موکول شوند. لیست کارهای انجام شده می تواند شامل تصمیم گیری های مهم نیز باشد. به عنوان مثال محدود کردن شبکه های اجتماعی و استفاده کمتر از پیام رسان ها، تصمیم های مهمی هستند که زمان لازم برای رسیدگی به کارهای مهم تر را افزایش می دهند.