کنترل کسب و کار با استفاده از ابزارهای نرم افزاری

کنترل کردن کسب و کار به معنای اطلاع کامل از روندهای در حال انجام، آمارها و گزارش هاو بازخوردهای فرآیندهای انجام شده در شرکت است.

یکی از نکاتی که عموما از تمرکز ذهنی مدیران و کارآفرینان دور می ماند، کنترل فرآیندها و ورودی ها و خروجی های شرکت است. به بیان دیگر مدیران و خصوصا آنهایی که از طریق کارآفرینی مدیر شده اند، در ابتدای کسب وکار به این نکته توجه نمی کنند و صرف کسب سود، برای آنها کافی است.

در این مطلب مصاحبه بیل فاچ، نویسنده وب سایت فوربز با مدیران یک شرکت محلی آمریکایی را بررسی می کنیم. این مصاحبه با مؤسس و مدیر شرکت QHA فعال در صنعت تهویه انجام شده است. چاد ویلیامز، مؤسس این شرکت است و توانسته در مدت ۱۵ سال، اعتباری مناسب برای شرکتش دست و پا کند و تحسین رسانه ها و مشتریان محلی را به همراه داشته باشد.

جولیت ویلیامز، همسر چاد و مدیر مالی شرکت است. او در این مصاحبه عنوان می کند که در ابتدای کار هیچ برنامه ای برای کنترل کارمندان، کارگران، هزینه ها و دیگر موارد جزئی نداشتند. آن ها با مشاهده سودآوری شرکت تصور می کردند که روندها به خوبی در حال انجام هستند؛ در حالی که اینگونه نبود.

چنین وضعیتی در بسیاری از شرکت های کوچک دیده می شود. ممکن است چنین شرکت هایی به درآمد بسیار بالایی دست پیدا کنند؛ اما در زمینه مدیریت اشکالات فراوانی داشته باشند. به عنوان مثال آن ها نمی دانند که کدام مشتری سودآوری بیشتری دارد، تمرکز شرکت باید روی چه موضوعاتی باشد و چگونه می توان سود شرکت را افزایش داد. اگر مدیری پاسخ این سؤالات را نداشته باشد، می توان نتیجه گرفت که شرکت از کنترلش خارج شده است. دلیل خارج شدن از کنترل، عموما به ندانستن اعداد و ارقام و گزارش های مستند بازمی گردد.

نداشتن اسناد مالی و گزارش های عددی معتبر، هزینه های زیادی برای شرکت دارد. حتی اگر پس از چند سال تصمیم به فروش استارت آپ بگیرید، خریداران به دنبال آمارهای مستند هستند. آن ها به دنبال اعداد و ارقام هستند و باید در جلسات مذاکره، گزارشاتی دقیق ارائه کنید.

چاد و جولیت پس از مدتی متوجه شدند که برای فعالیت منظم تر، نیاز به نرم افزارها و ابزارهای مدیریتی دقیق دارند. کسب و کار آن ها بر پایه خدمات بود و باید برای مقاصد مختلف، از ابزارهای متنوعی استفاده می کردند. اگرچه این ابزارهای مدرن بهتر از سبک سنتی بود؛ اما استفاده از چندین ابزار، چالش های خاص خود را داشت. آن ها در مصاحبه خود عنوان می کنند که پس از مدتی تصمیم به تهیه ابزاری یکپارچه و قدرتمند گرفتند که تمامی وظایف مدیریتی، حسابداری، ارتباط با مشتری و کنترل کارمندان را به طور کامل انجام دهد. این ابزار، ServiceTitan نام داشت.

جولیت در مورد ابزار جدید شرکت می گوید:

سیستم مدیریتی جدید، اطلاعات مالی مورد نیاز را برای ما فراهم می کند. در بخش مدیریتی ما می توانیم هر پروژه را به خوبی بررسی و سود و زیان آن را محاسبه کنیم. از طرفی کنترل کیفیت کاری تکنسین ها نیز امکان پذیر است و خود آن ها هم می توانند روند پیشرفت کاری را در میز کارشان مشاهده کنند. امکان مشاهده ی درآمد، سود و زیان با فیلتر تکنسین، روز و نوع پروژه نیز در این نرم افزار وجود دارد.

مثال شرکت QHA، نمونه ای ملموس از فواید استفاده از تکنولوژی در مدیریت کسب و کار است. گرچه این شرکت کمی دیر به فکر استفاده از نرم افزارهای مدیریتی ERP افتاده؛ اما همین تصمیم دیرهنگام نیز روند پیشرفت آن ها را سریع تر کرده است. به هرحال هر مدیری بسته به صنعتی که در آن مشغول است، باید ابزارها و نرم افزارهای مورد نیاز خود را شناسایی کند و هرچه سریع تر به کار گیرد. شاید برخی مدیران هزینه کردن در این بخش را اضافه بدانند؛ اما پس از مدتی که با چالش های ریز و درشت کنترل نشدن شرکت مواجه شدند، باید هزینه هایی چندبرابری برای نظم بخشیدن به فرآیندهای شرکت متحمل شوند.