قرارهای ملاقات کوتاه میزان بهره وری را تا سه برابر افزایش می دهند

بیش از ۷۸ درصد مردم معتقدند هوش مصنوعی به آن ها کمک می کند قرارهای ملاقات باکیفیت تری داشته باشند و میزان بهره وری شان بیش از یک ساعت در هفته افزایش پیدا کند.

قرار ملاقات و جلسات کاری عضو جدایی ناپذیر زندگی هر کارآفرینی هستند. بسیاری از کارآفرینان متخصص به طور متوسط ۳۱ ساعت از زمان خود را ماهانه در جلسات سپری می کنند. یعنی در یک ساعت بیش از ۱۵ روز از زمانشان به طور کامل صرف شرکت در جلسات می شود. بسیاری از مردم فکر می کنند جلسات و قرارهای ملاقات تنها به حضور در جلسات محدود می شوند؛ درصورتی که اینطور نیست. آماده شدن برای جلسات، زمان بندی در طول هفته و تهیه صورت جلسه اجزای جدانشدنی قرار ملاقات هستند و انجام آن ها بهره وری را پایین می آورد.

تحقیقی که توسط شرکت Zoom روی بیش از هزار متخصص انجام شد، نشان می دهد استفاده از تکنولوژی جدید و هوش مصنوعی می تواند در زمان انسان ها صرفه جویی کند. بیش از ۷۸ درصد افرادی که در طول هفته بیشتر از ۱۰ ساعت در جلسات شرکت می کنند معتقدند استفاده از هوش مصنوعی در طول هفته حداقل یک ساعت و حداکثر پنج تا ۶ ساعت در زمانشان صرفه جویی می کند. این یعنی در یک سال بیش از چهار هفته در زمانشان صرفه جویی خواهد شد.

در ادامه  این مقاله به بررسی بیشتر راه هایی برای افزایش بهره وری در کنار شرکت در جلسات کاری می پردازیم.

۱- جلسات را ضبط کنید

تمامی جلسات باید با صورتجلسه همراه باشند و معمولا زمان زیادی برای انجام این کار در طول جلسه و بعد از آن صرف می شود. بهترین کار استفاده از ابزارهایی برای ضبط کردن جلسه و تهیه رونوشت از آن است. با استفاده از این ابزارها دیگری نیازی به یادداشت کردن نکات مهم در طول جلسه و بعد از آن نیست. استفاده از این ابزارها نیاز به حضور در جلسه را نیز از بین می برد و به مقدار قابل توجهی در زمان صرفه جویی می کند.

همچنین نیازی به گوش دادن یا خواندن تمام رونوشت جلسه نیست. گاهی اوقات پیش می آید که در طول جلسه چندین موضوع مورد بحث قرار می گیرند یا بحث های حاشیه ای باعث می شوند جلسه به سمت موضوع دیگری پیش برود. این ابزارها امکان جستجوی لغات کلیدی را برای کاربر فراهم می کنند یعنی قسمت هایی که در مورد موضوع مورد نظر کاربر صحبت شده را شناسایی می کنند و دیگر نیازی به مرور کل جلسه نیست.

۲- زمان بندی جلسات به صورت خودکار

استخدام کردن شخصی برای زمان بندی کردن قرارهای ملاقات هزینه ی اضافه برای شرکت به همراه خواهد داشت بنابراین استفاده از اپلیکیشن های زمان بندی مانند my company و Calendar یا دستیارهای مبتنی بر هوش مصنوعی مانند Clara Labs زمانی که حجم جلسات کاری بالا باشد، مفید است. همچنین گاهی اوقات قرارهای ملاقات باید با زمان رسمی کشورهای خارجی هماهنگ شود و افراد در این مورد دچار اشتباه می شوند. اما استفاده از این ابزارها میزان اشتباهاتی از این قبیل را به صفر می رساند.

۳- تشویق تیم به استفاده از هوش مصنوعی

همان طور که می دانید مهارت های گفتاری برای سخنرانی در جلسات بسیار مهم هستند و همه ی افراد چنین مهارتی ندارند. بسیاری از افراد نمی توانند منظورشان را در کمتر از ۱۰ دقیقه بیان کنند و این باعث می شود نتوانند تأثیر خوبی روی مخاطب بگذارند. پلت فرهم هایی مانند Reason8 به همین منظور طراحی شده اند. این ابزارها دارای قابلیت پردازش زبان هستند و به اعضای یک تیم کمک می کنند ارائه ی قوی تری در جلسات داشته باشند. استفاده از هوش مصنوعی به عنوان یک مربی نه تنها میزان کارآمدی آن ها را افزایش می دهد بلکه مهارت های ارتباطی شان را نیز تقویت می کند. این پلت فرم ها همچنین به اعضای تیم کمک می کنند موقعیت ها را بهتر شناسایی کنند و درنتیجه بهره وری بالاتری داشته باشند.

۴- جلسات غیر حضوری برگزار کنید

گاهی اوقات جلساتی که در زمان مناسب برگزار شوند، نیاز به برگزاری سایر جلسات را از بین می برند. همچنین پیش می آید که تمام اعضای شرکت نتوانند در زمان مشخص در مکان مشخصی حضور داشته باشند. از طرفی تکنولوژی و هوش مصنوعی به اندازه ای پیشرفت کرده که نیاز به حضور فیزیکی در جلسات را به مقدار زیادی کاهش داده است. کارآفرینان افرادی هستند که زیاد مسافرت می کنند یا به طور پیوسته باید در سخنرانی ها و رویدادها شرکت داشته باشند. بنابراین با برگزاری جلسات به صورت ویدئویی نیاز به حضور آن ها در شرکت نیست و با صرفه جویی در زمان میزان بهره وری آن ها افزایش پیدا خواهد کرد.