چه زمانی از روز بهره وری بیشتری دارید

شناخت عادات زمانی خواب و سیکل انرژی، به شما کمک می کند برنامه ریزی و زمان بندی مؤثرتری برای کارهای شخصی و وظایف شغلی تان داشته باشید.

آیا حس می کنید در تمام طول روز، از انرژی کافی برخوردارید؟ یا فکر می کنید در به کارگیری حداکثر پتانسیل خود، با مشکل مواجهید؟ دنیل پینک، نویسنده ی کتاب «چه زمانی: اسرار علمی زمان بندی صحیح»، می گوید راز مهم بهره وری این است که کار درست را در زمان مناسب انجام دهید.

او در این کتاب می نویسد:

به هر دلیلی، ما سؤال «چه زمانی» را به اندازه ی «چگونه، چطور، چه کسی» جدی نمی گیریم. ما می دانیم باید چه کارهایی انجام دهیم، حتی یک لیست وظایف روزانه نیز تنظیم می کنیم. ما می دانیم چه کسی مسئول چه وظایفی است و بخش منابع انسانی سازمان باید روی چه اولویت هایی متمرکز شود. می دانیم کارها باید به چه شیوه ای اجرا شوند. ولی زمان همیشه اولویت بعدی است؛ زیرا به راحتی و قابلیت دسترسی سوژه ها فکر می کنیم.

مطلب مرتبط: نکاتی برای کاهش ساعت کار و افزایش بهره وری

مسئله  «چه زمانی» درست به اندازه ی «چه کسی» و «چگونه» اهمیت دارد.

ساعات زیستی خودتان را بشناسید

هر یک از ما، از الگویی شخصی مبتنی بر چرخه ی زیستی و ریتم شبانه روزی مان برخورداریم که روی فیزیولوژی و روانشناسی ما تأثیر می گذارد. به عقیده ی پینک، انسان ها برحسب کرونوتایپ (عادات زمانی خواب) به سه گروه تقسیم می شوند:

• پرندگان؛ یا افرادی که صبح زود بیدار می شوند

• جغدها؛ افرادی که شب تا دیروقت بیدارند

• پرندگان سوم؛ افرادی که جایی بین این دو گروه هستند

ساعتی را که معمولاً به خواب می روید و ساعتی که از خواب بیدار می شوید، یادداشت کنید. بعد، نقطه ی میانی آن ها را پیدا کنید. اگر جواب شما بین ساعت یک تا ۳ صبح است، جزو ۱۴ درصد از مردمی هستید که در گروه پرندگان صبح قرار دارند. اگر پاسخ بین ۶ صبح تا ظهر است، جزو ۲۱ درصد از مردمی هستید که گروه جغدها را تشکیل می دهند. اگر هم نقطه  میانگین بین ساعت ۴ تا ۶ صبح است، در گروه پرندگان سوم قرار دارید که ۶۵ درصد از مردم را تشکیل می دهند.

مطلب مرتبط: 14عادت روزانه افراد موفق چیست؟

آگاهی از اینکه در چه گروهی قرار دارید به شما کمک می کند مراحل کارایی زمانی روزتان را تشخیص بدهید: اوج، فرود و بهبودی. همه ی ما این سه مرحله را در طول روز تجربه می کنیم؛ اما افرادی که در گروه جغدها قرار دارند این مراحل را برعکس طی می کنند؛ یعنی: بهبودی، فرود و اوج.

اگر هر وظیفه را به زمان درست موکول کنید، کارایی خود را افزایش می دهید. درواقع «زمان» حدود ۲۰ درصد واریانس روی عملکرد بهینه ی شما به وجود می آورد. معمولاً سیکل عملکرد بین ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه است؛ ولی اگر به ریتم انرژی خود توجه کنید، می توانید نگاه دقیق تری به بهره وری خود داشته باشید.

پینک توصیه می کند که هر ۹۰ دقیقه، انرژی خودتان را چک کنید. به این موضوع توجه کنید که مشغول انجام چه کاری هستید. سپس به سطح حساسیت ذهنی و انرژی فیزیکی خود، از یک تا ۱۰ نمره دهید.

افرادی که در گروه پرندگان صبح قرار دارند، به منظور ماکزیمم کردن کارایی خود باید کارهای تحلیلی و تصمیم گیری ها را به صبح زود موکول کنند؛ یعنی زمانی که نقطه ی اوج نمودار انرژی آن ها محسوب می شود. کارهایی که به بینش و خلاقیت بیشتری نیاز دارند، باید اواخر بعدازظهر و اوایل عصر انجام شوند؛ یعنی زمانی که روی نمودار از نقطه مینیمم دوباره به سمت بالا حرکت می کنیم.

مطلب مرتبط: تمرین های روزانه برای شروع ذهن آگاهی

افرادی که در گروه جغدها قرار دارند، باید به شیوه ای برنامه ریزی کنند که وظایف تحلیلی و تصمیم گیری ها را اواخر بعدازظهر و اوایل عصر و وظایف خلاقانه را صبح انجام دهند. پرندگان سوم باید وظایف تحلیلی و تصمیم گیری ها را در فاصله ی صبح زود تا نیمروز و کارهای خلاقانه را اواخر بعدازظهر و اوایل عصر انجام دهند.

اگر مشخص نیست چه زمانی وظایف مهم تری به شما محول می شود، بازهم نگران نباشید. پینک پیشنهاد می کند که روی وظایف و اتفاقات جانبی کار کنید؛ زیرا همین امر هم تغییرات زیادی در زندگی شما به وجود می آورد. به عنوان مثال اگر یک پرنده ی صبح هستید و متوجه می شوید که امروز صبح، یک ساعت وقت آزاد دارید؛ به جای اینکه این زمان را با کارهای اداری مثل ایمیل زدن هدر دهید، به مهم ترین اولویت های کاری مشغول شوید.

کرونوتایپ چه مفهوم و ارزشی برای شرکت ها دارد؟

به عقیده ی پینک، کارفرمایان تا حدی وظیفه دارند که مشخص کنند چه کاری در چه زمانی انجام شود. او می گوید:

برنامه ریزی زمانی، باید یک مسئله ی استراتژیک تلقی شود نه یک موضوع اداری. مدیران باید به عادات زمانی کارمندانشان توجه کنند. به عنوان مثال یک زنجیره خرده فروشی که از ساعت ۹ صبح تا ۹ شب کار می کند، بهتر است مسئولیت کارمندان را برحسب کرونوتایپ آن ها تعیین کند.

مطلب مرتبط: کسب انرژی و شادابی صبحگاهی با 6 روش

باید اطمینان حاصل کنید که کارمندان، کار درست را در زمان درست انجام می دهند. همان طور که پینک توضیح می دهد:

اگر می دانید که کارمندانتان ساعات صبح به اوج بهره وری خود می رسند، بهتر است ساعت ۹ و نیم صبح را به یک جلسه ی بی اهمیت اختصاص ندهید یا ساعت ۲ بعدازظهر در مورد مسائل مهم محصول جدید با آن ها گفتگو نکنید. هر یک از این جلسات، ساعات مخصوص و مناسب خودش را می طلبد.

و در آخر، توصیه می کنیم هرماه یک روز به کارمندانتان اجازه بدهید که طبق برنامه ترجیحی خودشان، کارهایشان را انجام دهند.

درعین حال به یاد داشته باشید که آگاهی از کرونوتایپ، به این معنی نیست که عملکرد هر روز شما عالی و بی نقص خواهد بود. ولی اگر سعی کنید کارهای درست را در زمان مناسب اجرا کنید، گام مهمی به سمت حداکثر کردن بهره وری، خلاقیت و آسایش خودتان برداشته اید.