از اوبر گرفته تا دراپ باکس و نتفلیکس / استارت آپ های موفق از چه ابزارهای کمکی استفاده می کنند؟

 به قلم جف هادن 

همه ما دوست داریم که بیشتر خلاق و مولد باشیم. همچنین این آرزو را برای تیم کسب وکارمان هم داریم. بدون شک به همین دلیل ابزارهای کمکی بسیار زیادی در دنیای کسب وکار وجود دارد. 

اگرچه در دنیایی پر از ابزارهای کمکی گوناگون زندگی می کنیم، اما حقیقتا کدام یک از آنها به دردمان می خورند؟ یکی از بهترین راه ها برای پاسخگویی به چنین پرسشی بررسی ابزارهای کمکی مورد استفاده از سوی استارت آپ های موفق و بزرگ جهان است. این دقیقا همان کاری است که رایان رابینسون انجام داد. رایان یک مشاور حوزه بازاریابی محتوایی است که سابقه همکاری با بزرگ ترین استارت آپ های دنیا را دارد. با داشتن بیش از 200هزار کاربر ماهانه که وبلاگ و پادکست های وی را مطالعه و دانلود می کنند، رایان حرف های زیادی برای گفتن در این حوزه دارد. در ادامه به بخشی از صحبت های رایان خواهیم پرداخت. 

هنگامی که مشغول کار با ابزارهای مدیریت پروژه ای هستیم و این ابزارها زمان بیشتری از خود پروژه از ما می گیرند، بدون شک در دردسر افتاده ایم. کسب وکارهای مدرن با توانایی شان در توجه دقیق به جزییات در عین مدیریت کل پروژه به صورت متعادل به حیات شان ادامه می دهند. این امر به خصوص برای تیم های فنی اهمیت بسیار بالایی دارد. در این تیم ها حتی یک اشتباه کوچک نیز کل پروژه را زمین خواهد زد. برهمین اساس هنر توجه دقیق به پروژه و آگاهی از گام های بعدی اهمیت زیادی می یابد.

به عنوان مشاور و نویسنده، جیم ران توصیه جالبی دارد: «یا شما روزتان را مدیریت می کنید، یا آن شما را کنترل خواهد کرد». در چنین شرایطی بدون ابزارهای ضروری احساس کنترل از سوی روزهای سخت کاری را خواهیم داشت. با این اوصاف چگونه باید توان مان را چند برابر کنیم و خود را در جایگاه مناسب برای مدیریت کسب وکار به صورت مناسب قرار دهیم؟ پاسخ این پرسش بدون شک استفاده از ابزارهای کمکی مناسب است.

ابزار مدیریت کسب وکار و پروژه مطلوب به شما امکان سازماندهی تیم تان به منظور کسب بهترین نتیجه را خواهد داد. به این ترتیب امکان برنامه ریزی دقیق و تعیین کارویژه هر یک از کارمندان وجود خواهد داشت. به بیانی مختصر، چنین ابزارهایی فرصت مناسبی برای مشاهده اوضاع از نقطه نظر بالاتر را فراهم می کند. در دریای خروشان کسب وکار، این ابزارها شما را از امواج سهمگین حفظ خواهد کرد.

مطلب مرتبط:  7عامل مهم در شکوفایی کسب وکار آنلاین

اجازه دهید نگاهی به ابزارهای کمکی مشهور و مورد علاقه تیم های موفق بیندازیم. در اینجا باید پاسخی شایسته به یک پرسش مهم دهیم: چرا آنها از این ابزارها استفاده می کنند؟

کسب جایگاهی مناسب در دنیای بی ثبات کسب وکار مدرن نیازمند استفاده از عنصر خلاقیت منحصر به فرد و همچنین سرگرمی است. با این حال شیوه مدیریت کسب وکار لزوما نیازمند این عناصر نیست. البته این به معنای تقلید صرف از نحوه مدیریت داخلی کسب وکار از سوی برندهای بزرگی همچون اپل، فیس بوک یا آمازون نیست. با این حال آگاهی و الگوبرداری از شیوه مدیریت کسب وکار این غول های بزرگ جای هیچگونه شرمساری ندارد. در واقع درس های زیادی از چنین برندهای موفقی می توان گرفت. نحوه کارآمدسازی کارمندان و انجام پروژه ها با تأکید بر بودجه و محدودیت زمانی از پیش تعیین شده از مهم ترین درس های این برند هاست.

بن مزریچ در کتاب میلیاردرهای تصادفی صحبت های جالبی دارد: «کسب وکارها باید از یکدیگر درس بگیرند. موفقیت ها و شکست های دیگر برندها حتی اگر در کسب وکاری دیگر باشد، امکان پیش بینی آینده و پرهیز از اتفاق های ناگوار را افزایش می دهد». این کتاب به اندازه ای موفق شد که چندی پس از انتشار انحصاری در فیس بوک به تمام کتابخانه های الکترونیکی راه یافت.

بنابراین اجازه دهید نگاهی به برخی از نام های بزرگ دنیای کسب وکار بیندازیم و با ابزارهای کمکی شان آشنا شویم.

مطلب مرتبط: مفیدترین کمک هایی که در راه اندازی استارت آپ باید جذب کنید

اوبر

اگر مدیرعامل برند اوبر بودید، چگونه میلیون ها راننده را در سراسر جهان مدیریت، ابزارهای موردنیازشان را تهیه و وضعیت همه 69 میلیون نفرشان را هر روز بررسی می کردید؟ برای تیم فنی اوبر همه این کارها با استفاده از ابزار «آسانا» امکان پذیر شده است. این ابزار کمکی مدیریتی توسط داستین ماسکویتز، یکی از مؤسس های فیس بوک، طراحی شده است.

با استفاده از آسانا شما تمام نیازهای اساسی پروژه تان را به صورتی دقیق و کامل رفع خواهید کرد. این ابزار آنلاین به هرکدام از اعضای تیم امکان ساخت اکانت کاربری انحصاری و مدیریت پروژه های شان را می دهد. علاوه بر فراهم سازی امکان پیگیری اهداف مجزا، این پلتفرم توجه ویژه ای به تأثیر عملکرد کارمندان روی یکدیگر داشته است. به این ترتیب هوش مصنوعی آسانا در صورت تغییر واجد اهمیت در پروژه های کارمندان از سوی دیگر اعضا برای افراد پیام های ویژه ارسال می کند. این بدان معناست که شما به طور مداوم از تغییرات پروژه های مشترک و همچنین تأثیر فعالیت سایر همکاران روی کارتان مطلع خواهید شد.

اگرچه آسانا ظرفیت بسیار بالایی برای مدیریت طیف وسیعی از کسب وکارها دارد، اما اصرار بسیار زیادی که روی دریافت خطاهای احتمالی به منظور تکمیل پلتفرمش در نسخه های آتی دارد عامل اصلی در استقبال استارت آپ های میلیون دلاری مانند AirBnb و Pinterest است. بدین ترتیب همواره شاهد به روزرسانی و عملکرد بهتر این پلتفرم هستیم.

مطلب مرتبط: سرمایه گذاران در استارت آپ به دنبال چه چیزی هستند؟

CNET

با داشتن بیش از 200 میلیون خواننده ماهانه از سراسر جهان CNET بدون شک برترین رسانه آنلاین در حوزه تکنولوژی و اخبار مربوط به این حوزه است. این رسانه هوشمند از زمان تأسیس در سال 1994 به سرعت پیشرفت کرده و اکنون منبعی معتبر در زمینه اخبار حوزه تکنولوژی محسوب می شود. امروزه این برند با بارگذاری اخبار مختلف در قالب هایی نظیر متن های الکترونیکی، پادکست و همچنین حضور فعال در رسانه های اشتراک گذاری ویدئو بدل به استارتاپی گران قیمت شده است.

بدون شک هر رسانه بزرگی نیازمند ابزار مدیریت کمکی کارآمد به منظور ادامه حیات خویش است. برای CNET این ابزار حیاتی «پلانیو» نام دارد. پلانیو پلتفرمی بسیار انعطاف پذیر و چند کاربره با منبعی باز به منظور هماهنگی هرچه بهتر با کسب وکارهای مختلف است. این پلتفرم از امکاناتی ساده نظیر چت آنلاین میان اعضای گروه تا موارد پیچیده ای نظیر تأمین امنیت اسناد و پروژه ها با قفل گذاری چند لایه برخوردار است.

لویز فرارو، مشاور ارزیابی مشکلات اجرایی CNET، در مورد استفاده از پلتفرم پلانیو اظهارنظر جالبی دارد: «من با توجه به جایگاهی که دارم نیازمند کسب اطمینان از حرکت پروژه های شرکت در راستای اهداف تعیین شده هستم. براین اساس نقشه اهداف هوشمند پلانیو امکان پیگیری و آگاهی از نحوه پیشبرد پروژه ها را به راحت ترین شیوه ممکن به من می دهد».

مطلب مرتبط: چرا همه استارتاپ ها به هیأت مشاوره نیاز دارند؟

وی در ادامه بر فضای کاربری ساده این پلتفرم تأکید می کند و می افزاید: «هر نیازی که یک تیم کسب و کار داشته باشد با استفاده از پلانیو رفع خواهد شد. به همین دلیل این ابزار کاربردی انتخاب شماره یک CNET در پیشبرد هر پروژه ای است.»

به عنوان یک رسانه ویدئویی برای بارگذاری تصاویر، ویدئو و اطلاعات مربوط به آثار هنری افراد Dribbble اکنون بیش از نیم میلیون طرح مختلف را در معرض نمایش قرار می دهد. به این ترتیب این رسانه تبدیل به منبع اصلی بسیاری از هنرمندان نوپا و حتی افراد حرفه ای برای آشنایی با سایر هنرمندان و طرح های شان شده است. به منظور مدیریت بهینه حجم وسیعی از آثار و اطلاعات آنها و همچنین پاسخگویی مداوم به کاربران تیم فنی Dribbble از ابزار کمکی به نام «فلو» استفاده می کند.

فلو به طور خاص به منظور ارائه خدمات به صورت ساده و سریع طراحی شده است. شرکت توسعه دهنده این محصول را اینگونه معرفی می کند: «ابزاری ارزان برای اطلاع از هرآنچه در کسب وکارتان در جریان است و نرم افزاری حرفه ای برای پیشبرد کسب وکارها و پروژه های حرفه ای». رابط کاربری حرفه ای و در عین حال ساده فلو را به انتخاب اصلی Dribbble بدل کرده است.

مطلب مرتبط: معرفی صنایع موفق برای استارت آپ ها

مدیر بخش تولیدی Dribbble در مورد دلیل انتخاب پلتفرم فلو دلایل خاص خود را دارد: «من نیاز بسیاری به یک نرم افزار یکپارچه در راستای مدیریت امور جاری و همینطور هماهنگی میان بخش های مختلف کسب وکار دارم. علاوه بر این نیازمند برقراری ارتباط مداوم با کارمندان در بخش های مختلف نیز هستم. همه این نیازها به صورت یکجا و با استفاده از فلو رفع می شوند. در زمینه ارائه خدمات و سرویس های مختلف فلو دائما در حال بهینه سازی پلتفرمش است. برهمین اساس با هر آپدیت علاوه بر رفع نقص های قبلی، تعداد قابل توجهی سرویس جدید به سیستم اضافه می شود.»

دراپ باکس

دراپ باکس با در اختیار داشتن بیش از نیم میلیارد کاربر نیازمند سرویس کمکی بسیار ویژه و کارآمد است. گزینه انتخابی مدیران این شرکت Dropbox Paper است. همانطور که از نام این پلتفرم بر می آید، Paper محصولی داخلی و برای حل مشکلات کسب وکار شرکت مادر محسوب می شود. اگرچه این محصول برترین نوع در میان رقبا نیست، اما امکان سازماندهی اسناد و مدارک و همچنین هماهنگی پروژه های جاری را فراهم می کند. همچنین سرویس ارتباطی آن راهکار مناسبی برای برقراری ارتباط ایمن و سریع میان کارمندان و مدیران مختف دراپ باکس است.

دی جی چانگ، مدیر تولیدی برند دراپ باکس، در مورد علت تولید و استفاده از پلتفرم Paper روی نیازهای اساسی شرکت تأکید دارد: «به عنوان توسعه دهنده یک ابزار کاربردی به بیش از نیم میلیارد کاربر نیازهای کاملا خاصی داریم. در کسب وکارهای دیجیتال سرعت انتقال ایده ها، اسناد، مدارک، تصاویر و حتی اطلاعات به ظاهر کم اهمیت متغیر اساسی محسوب می شود.Paper امکان رفع نیازهای اساسی کسب وکارمان را به صورت مطلوب فراهم می کند، همچنین این نسخه تولیدی با سایر ابزارهای مورد استفاده تیم فنی مانند Slack، InVision و Trello نیز هماهنگی دارد. بدین ترتیب کاربران امکان استفاده همزمان از این پلتفرم ها را خواهند داشت.»

مطلب مرتبط: استارت آپ هایی که در سال ۲۰۱۷ شکست خوردند

Kickstarter

Kickstarter شاید بزرگ ترین برند این مقاله نباشد، اما به دلیل حمایت از ایده ها و استارت آپ های عام المنفعه و بشردوستانه به سرعت در حال رشد است. بدون شک مدیریت یک کسب وکار رو به رشد، آن هم با سرعتی فزاینده، دردسرهای خاص خود را دارد. در این زمینه تیم فنی Kickstarter از ابزار کمکی Trello استفاده می کند. این پلتفرم مدیریتی امکان ایجاد جدول های وظایف کارمندان، پیگیری میزان پیشبرد پروژه های مختلف و هماهنگی های جانبی با اعضای تیم های مختلف را به شرکت می دهد.

برخلاف بسیاری از ابزارهای کمکی که روی امکانات وسیع و یکپارچه تمرکز دارند، Trello با تأکید بر سهولت استفاده و محیط کاربری ساده وارد بازار رقابت شده است. برهمین اساس مزیت اصلی استفاده از این نرم افزار توانایی بالای آن در هماهنگ سازی خود با کمبودهای کسب وکارهای مختلف است. در این پلتفرم هر تیم یک حساب کاربری ویژه خواهد داشت. به این ترتیب در سطح کلان سازمانی امکان ارتباط میان تیم ها و نه افراد به طور منفرد برقرار می شود. در این نرم افزار فهرستی از کارهای پیش رو از سوی مدیریت کل طراحی و برای تمام تیم ها به نمایش در می آید. در هر زمانی که یکی از پروژه ها شاهد پیشرفت باشد، پلتفرم براساس گزارش تیم مرتبط فهرست نمایشی را به روز رسانی خواهد کرد.

به عنوان مثال شاید به هنگام استفاده از Trello اهداف مان را به این ترتیب طبقه بندی کنیم:

- ایده ها که شامل تبادل نظرات و افکار جدید می شود و خروجی آن ایده های شرکت خواهد بود

- تحقیقات کاربردی به منظور آزمایش امکان اجرای سودآور ایده ها

- نگارش متن تحقیقات پس از انجام تحقیقات

- انتشار نهایی فایل به منظور متقاعدسازی سطوح مختلف مدیریت و سرمایه گذارهای مختلف

به این ترتیب نرم افزار تمام اهداف را به صورت دقیق در رابط کاربری شرکت قرار می دهد، به این ترتیب همیشه از نحوه انجام کارها اطلاع خواهیم داشت. سهولت کاربرد این پلتفرم باعث علاقه بسیاری از برندهای مشهور سیلیکون ولی نظیر مدیوم، بوفر و Producthunt نسبت به استفاده از آن شده است.

مطلب مرتبط: چه نوع کسب وکاری می توانید ایجاد کنید؟

Ghostery

Ghostery استارت آپی کاربردی در جهت کاهش فضای خسته کننده و آزاردهنده اینترنت است. این افزونه اینترنتی در عین تأمین امنیت کاربران از باز شدن صفحات تبلیغاتی یا نمایش حجم وسیعی از تبلیغات در وب سایت ها نیز جلوگیری می کند. همچنین این افزونه تأثیر مشهودی در افزایش سرعت بارگذاری صفحات دارد. این استارت آپ به منظور هماهنگی مداوم خود با تغییرات فضای وب از دو پلتفرم به عنوان ابزارهای کمکی استفاده می کند: رودمارک و جیرا.

رودمارک یک اپ آنلاین به منظور ساده سازی فرآیند ایجاد نقشه های تصویری آنلاین است که برای کسب وکارهای اینترنتی اهمیت خاصی دارد. از سوی دیگر، جیرا یک ابزار مدیریت حرفه ای کسب وکار در همه سطوح است که از سوی Atlassian توسعه داده می شود.

جرمی تیلمن، رئیس بخش مدیریت تولیداتGhostery، در مورد علت اصلی استفاده از دو پلتفرم مذکور اینگونه پاسخ می دهد: «ما از رود مارک برای ایجاد نقشه های دقیق اهداف جاری و بلندمدت استفاده می کنیم. این پلتفرم برای تعیین اهداف بلندمدت کسب وکار در محدود 6 تا 12 ماه بسیار کاربردی است. همچنین مدیریت و بهینه سازی برنامه ها را در هر زمانی با استفاده از سیستم اطلاع رسانی یکپارچه اش امکان پذیر ساخته است». اگرچه رودمارک کاربردهای خاص خود را دارد، اما هنگامی که نوبت به مدیریت روزانه کسب وکار می شود، شرکت به سراغ پلتفرم جیرا می رود: «در واقع ما از جیرا به منظور تولید و مدیریت بلیت های مان استفاده می کنیم. این فرآیند می تواند شامل طیف وسیعی از فعالیت ها باشد. از رفع نواقص قبلی گرفته تا افزودن امکانات جدید به افزونه مان همگی با جیرا مدیریت می شود.»

مطلب مرتبط: چگونه مانند یک کارآفرین رشد یابید؟

اگر شما یک برند در زمینه تهیه فضای کار مشترک برای کسب وکارها را مدیریت می کردید، با چه دشواری هایی روبه رو بودید؟ شاید حتی تصور چنین شرایطی نیز برای بسیاری از افراد راحت نباشد. با این حال برند WeWork با ارزشی معادل 20میلیارد دلار به طور روزانه با مدیریت چنین مسائلی مواجه است. ارائه فضای کار مشترک یا حتی ایجاد چنین فضاهایی از مهم ترین اهداف این برند محسوب می شود. به این ترتیب مدیران این شرکت نیازمند استفاده از ابزاری مطلوب در جهت ترسیم دقیق اهداف شان هستند. همچنین این پلتفرم باید در زمیه مدیریت کسب وکار نیز کارآمد باشد. به این ترتیب برند WeWork نیز از پلتفرم جیرا استفاده می کند. 

الکس چوی، مهندس نرم افزار برند WeWork در مورد توانایی های پلتفرم جیرا اینگونه اظهارنظر می کند: «ما نیازها و انتظارات بسیار بالایی از یک پلتفرم کمکی داریم. توزیع اطلاعات موردنیاز در میان تیم ها، اطلاع رسانی سریع و اعلام وضعیت پروژه ها به صورت آنلاین تنها بخش کوچکی از نیازهای ما را تشکیل می دهد. پس از امتحان طیف وسیعی از نرم افزارهای کمکی به سراغ جیرا رفتیم. این به دلیل علاقه خاص ما به این پلتفرم نیست. در واقع جیرا تمام نیازهای ما را رفع می کند. به همین دلیل آن را انتخاب کرده ایم.» 

Groupon

اگرچه در چند سال اخیر خرده فروشی آنلاین Groupon با کاهش میزان مشتری های اش مواجه شده اما هنوز هم یکی از غول های بزرگ این عرصه محسوب می شود. این برند با ثبت ارزش یک میلیارد دلاری در 16 ماه نخست فعالیتش یکی از بهترین آمارهای توسعه کسب وکار جهان را به نام خود ثبت کرده است. در حال حاضر سالانه میلیاردها دلار درآمدزایی از طریق این فروشگاه آنلاین صورت می پذیرد. 

مطلب مرتبط: وام هایی که پس از شکست استارت آپ باید پرداخت شوند / رویای خاکستری کارآفرینی

بدون شک مدیریت کسب وکاری با این حجم توسعه سریع کار آسانی نیست. برهمین اساس Groupon برای تأمین نیازهای خود از چند ابزار کمکی در زمینه مدیریت استفاده می کند. Basecamp  یکی از اصلی ترین ابزارهای این تیم محسوب می شود. این ابزار کمکی بیش از 10 سال در زمینه مدیریت کسب وکار به افراد مشاوره می دهد. برهمین اساس تیم توسعه دهنده اش از تجربه مناسبی در زمینه سرویس دهی به کسب وکارهای کوچک و بزرگ برخوردار است. اگرچه این پلتفرم به طور مشخص برای تیم های حرفه ای طراحی نشده و هدف اصلی اش کسب وکارهای کوچک است، اما دسترسی سریع و آسانی را به منابع اطلاعاتی شرکت به کاربرانش می دهد.

به این ترتیب مشکل دسترسی ایمن به منابع اطلاعاتی شرکت با استفاده از این پلتفرم به طور کامل حل خواهد شد. توجه به امنیت اطلاعات و در کنار رابط کاربری ساده از جمله دلایل اصلی موفقیت Basecamp محسوب می شود. همین امر موجب استفاده شرکت های بزرگی نظیر 9GAG و هاروست شده است. 

نتفلیکس

نتفلیکس به عنوان یکی از بزرگ ترین رسانه های تولید و پخش محتوا نیازمند بیش از یک ابزار کمکی است. این برند علاوه بر تولید سریال های متنوع و با ارزش مخاطب های پرشماری نیز دارد. براساس آمارهای رسمی این برند در حال حاضر نزدیک به 100 میلیون کاربر در نقاط مختلف جهان دارد. به این ترتیب نتفلیکس برای مدیریت و سرویس دهی مطلوب به این مشترکان نیازمند برنامه ریزی و استفاده از ابزارهای هوشمند و کارآمد است. 

تیم فنی نتفلیکس به منظور پیشبرد هرچه بهتر امور از ابزار کمکی Confluence  استفاده می کند. این پلتفرم که از سوی گروه Atlassian طراحی شده در زمینه ایجاد شبکه داخلی و مدیریت کسب وکار خدماتی با کیفیت بالا ارائه می دهد. Confluence  امکان ایجاد اسناد به صورت تیمی یا فردی، طبقه بندی بازخوردهای مشتریان شرکت از طریق آنالیز کانال های مختلف ارتباطی و اعلام و به روز رسانی مداوم برنامه های جاری شرکت به تمام کارمندان را به کاربران خود می دهد.

مطلب مرتبط: معرفی صنایع موفق برای استارت آپ ها

به این ترتیب در هر بازه زمانی امکان بررسی نحوه عملکرد تیم های مختلف شرکت و تعریف اهداف جدید برای آنها از سوی نتفلیکس امکان پذیر خواهد بود. تیم توسعه دهنده Confluencer  علاوه بر سایر موارد فنی به بحث امنیت کاربران خود نیز توجه کرده است. به این ترتیب سیستم محافظت چند لایه در محصول این شرکت مورد استفاده قرار گرفته تا از سرقت اطلاعات کاربران و شرکت ها جلوگیری شود.