5 نکته مهم برای پاسخ به یک پرسش / چه زمانی باید کنفرانس کسب وکارمان را راه اندازی کنیم؟

   به قلم دان مال

  کارآفرین و مدیر اجرایی

امروزه برگزاری کنفرانس ها در حوزه های گوناگون کسب و کار امری بدیهی به نظر می رسد. کنفرانس هایی نظیر Microsoft Ignite، Oracle OpenWorld و همچنین همایش سالانه وب سایت Salesforce. com تحت عنوان Dreamforce نام هایی آشنا محسوب می شوند. نکته مهم در خصوص چنین کنفرانس های بزرگی، اطمینان برگزارکننده از وجود طیف وسیعی از مخاطب ها و حضور قطعی شان در مراسم است. با این حال در اینجا باید تکلیف یک نکته بنیادی را روشن کنیم: این کنفرانس ها برای چه برگزار می شوند؟ در پاسخ به نیت فروشندگان از برگزاری چنین گردهمایی هایی با محوریت مشتریان می توان به چند هدف زیر اشاره کرد: 

- آموزش، ترغیب و تشویق بازاریاب ها، نت ورکر ها و به ویژه مشتریان نسبت به کسب وکارشان

- ایجاد شهرت از طریق فرآیند برندسازی که خروجی مهم کنفرانس های عریض و طویل محسوب می شود

- فراهم سازی بهترین تجربه و همچنین پشتیبانی برای مخاطب و مشتریان بالقوه از طریق معرفی و آموزش نحوه استفاده از محصولات جدید.

اگرچه در حال حاضر نقطه مرکزی بحث معطوف به کنفرانس های حوزه IT است، با این حال نباید کنفرانس ها را فقط به این بخش از کسب وکار محدود کرد. در هر حوزه ای که شمار مناسبی از مشتریان وجود داشته باشد، امکان برگزاری چنین کنفرانس هایی وجود خواهد داشت. به عنوان مثال کنفرانس های حوزه مراقبت های درمانی یکی از پرطرفدارترین گردهمایی های سالانه به حساب می آید.

با توجه به آنچه تا بدین جا گفته شد، این پرسش مطرح می شود که آیا کسب وکار شما نیز باید نسبت به برگزاری کنفرانس اقدام کند؟ پاسخ مثبت است. دلیل اصلی این امر خروجی بسیار مثبت و تأثیر انکارناپذیر برگزاری کنفرانس به شیوه صحیح در جلب اعتماد مخاطب و فرآیند برندسازی تان است.

اگرچه باید نسبت به برگزاری کنفرانس توجه داشت، اما اقدام زودهنگام برای این گام مهم نتیجه معکوسی به همراه می آورد. از سوی دیگر، شکیبایی بیش از حد نیز موجب دلسردی مخاطب از برندتان خواهد شد. بنابراین در اینجا با یک مسئله دشوار و به عبارت بهتر پارادوکس مواجه هستیم. در این میان زمان بندی و شناسایی زمان مناسب برای برگزاری کنفرانس اهمیت بالایی دارد. توجه به این نکته ضروری است که برگزاری کنفرانس از سوی رقبا لزوما به معنای پیروی از آنها نیست. برهمین اساس در ادامه پنج نکته مهم در فهم زمان مناسب راه اندازی کنفرانس مورد بررسی قرار می گیرد. این نکات به منزله نشانه هایی مبنی بر فرا رسیدن زمان مناسب تلقی می شوند.

تقاضای مشتریان

تقاضای مشتریان مبنی بر برگزاری یک کنفرانس از سوی شما به روشنی بیانگر وجود طرفداران مناسب برای برندتان است. بنابراین تلاش برای برگزاری یک کنفرانس در چنین شرایطی هیچ ضرری نخواهد داشت. به هنگم برنامه ریزی کنفرانس باید نسبت به شمار طرفداران مان توجه داشته باشیم. براین اساس سالن کنفرانس باید به گونه ای طراحی شود که به هنگام برگزاری پر شود. مشاهده سالنی نیمه پر پیامی منفی را نسبت به ماهیت کسب وکارتان به مخاطب منتقل خواهد کرد.

به منظور برنامه ریزی کنفرانسی هرچه بهتر توجه به تجربه خوشایند مخاطب ضروری است. براین اساس راه اندازی یک کمپین دعوت از مشتریان از طریق ایمیل گزینه مناسبی به نظر می رسد. به این ترتیب هم راهکاری برای دریافت بازخورد مخاطب فراهم خواهد شد و هم تعداد تخمینی شرکت کنندگان به دست می آید. اگر خودتان در برنامه ریزی کنفرانس تخصصی ندارید، راهکار منطقی کمک گرفتن از مدیران اجرایی شرکت است. این گروه از مدیران به دلیل رابطه نزدیک با مشتری درک بهتری از انتظارات و واکنش های احتمالی آنها خواهند داشت.

مطلب مرتبط: چگونه کسب و کار خود را برای دنیای در حال تغییر آماده کنیم

کسب اطلاعات بیشتر از سوی مشتریان در کنفرانس

شاید محصول شما ویژگی یا امکاناتی داشته باشد که مشتری نسبت بدان بی اطلاع است. در این صورت زمان مناسب برای نمایش توانایی های محصول و شایستگی برندتان فرا رسیده است. مزیت راه اندازی کنفرانس در چنین شرایطی سهولت در اقناع مخاطب خواهد بود. فرض کنید با این تبلیغ از سوی برند فولکس واگن مواجه شوید: «هرآنچه در مورد خودروی جدیدمان نمی دانید».

این تیتر به صورت خودکار خیل عظیمی از افراد را به خود جلب می کند. بدون شک استفاده از این شیوه بسیار راحت تر از تلاش برای اقناع مخاطب به صورت چهره به چهره و انفرادی است.

در گام بعدی به هنگام برگزاری کنفرانس تلاش عمده شما باید در ایجاد تجربه ای لذت بخش برای شرکت کنندگان باشد. به عبارت ساده، مخاطب باید نفع حاصل از حضور در کنفرانس تان را به صورت مشهود درک کند. حضور کارشناس های حرفه ای به منظور ارائه مشاوره و کمک به مشتریان در محل برگزاری کنفرانس ایده جانبی جذابی برای جلب رضایت مخاطب محسوب می شود. به عنوان مثال در کنفرانس Personifest که از سوی برند Personify (فعال در حوزه تولید نرم افزار) برگزار می شود،تعداد قابل ملاحظه ای مشاور حوزه IT به منظور خدمت رسانی به شرکت کنندگان در محل برگزاری حضور دارند.

هنگامی که خروجی کنفرانس از گفت وگوی فردی بیشتر است

بدون شک هیچ چیز جایگزین بازاریابی  و نت ورک فردمحور نمی شود. در این میان هرچقدر علاقه مشتریان نسبت به برندتان بیشتر باشد، دلیل محکم تری برای کنار هم گذاشتن شان وجود خواهد داشت. حتی کسانی که صحبت واضحی در مورد میزان علاقه شان به برندتان نیز نمی کنند در صورت برگزاری یک کنفرانس و مشاهده حضور تعداد قابل توجهی از افراد تمایل بسیار زیادی به حضور در کنار آنها پیدا خواهند کرد.

یک مثال مناسب در این زمینه کنفرانس پالس است. این کنفرانس که از سوی برند Gainsight برگزار می شود هدف اصلی خود را اینگونه تعریف کرده است: «همایش فوق العاده موفقیت در مدیریت مشتریان». این برند که در زمینه پلتفرم های مختلف مدیریت و بهینه سازی روابط میان شرکت ها و مشتریان فعالیت دارد، امکان یادگیری از طریق حضور در کنفرانس و مشاهده سخنرانی برترین کارآفرینان را برای کاربران خود فراهم می کند. همچنین در بخشی از این کنفرانس ویدئوهای مصاحبه با مشتریان در مورد تجربه شان از خرید یا دریافت خدمات برندهای مختلف پخش می شود.

زمانی که توان ایجاد تعادل میان آموزش، بازاریابی و تفریح را دارید یک کنفرانس به صورت مستقیم فرهنگ و هنجارهای جاری برندتان را منعکس می کند، برهمین اساس گردآوری مجموعه ای حاوی اطلاعات ارزشمند و عنصر سرگرمی به منظور جلب نظر مخاطب ضروری خواهد بود. به این ترتیب محیط شرکت و نحوه تعامل با کارمندان تان را به صورت عینی در مقابل دیدگان مشتریان قرار خواهید داد.

کنفرانس بازاریابی National Summit که از سوی برند Marketo برگزار می شود، یکی از بهترین نمونه های تلفیق سرگرمی و انتقال اطلاعات است. در کنفرانس سال گذشته این برند از شخصیت های مشهوری نظیر ویل اسمیت و جزی جف برای سرگرمی سازی مخاطب در خلال گفت وگوهای تخصصی استفاده شد.

بدون شک همه کنفرانس ها مانند Marketo نیست. در واقع نیازی هم به این امر وجود ندارد. در زمینه سرگرمی باید به یاد داشت که از ماهیت و هویت اصلی برندمان دور نشویم. برهمین اساس تنها باید کمی فضا را از حالت خشک و رسمی خارج کنیم. تقدیر از کارمندان نمونه و همچنین تلاش برای برقراری رابطه ای صمیمانه با مشتریان نمونه های کم خرج و منطقی برای تأمین تفریح مخاطب محسوب می شود. به یاد داشته باشید در چنین کنفرانس هایی انجام هر کاری که از یک سو مخاطب را سرگرم می سازد و از سوی دیگر به هویت برندتان وفادار خواهند ماند، مجاز است. به این ترتیب خاطره ای تکرارنشدنی را برای مشتریان رقم خواهید زد.

مطلب مرتبط: سخنانی از کارآفرینان مشهور درمورد کارآفرینی / سخنانی الهام بخش از بهترین بهترین ها

وقتی فرصت مناسب دارید

تمام جزییات کنفرانس بیانگر خصوصیات برند برگزار کننده است. برهمین اساس تنها زمانی باید نسبت به برگزاری چنین همایش هایی اقدام کنیم که بودجه و برنامه مناسب را در اختیار داشته باشیم. پذیرش ریسک در چنین مواردی هزینه های جبران ناپذیری را برای کسب وکارتان به همراه خواهد داشت.

شروع فرآیند برنامه ریزی کنفرانس تنها زمانی که بودجه و منابع مناسب در دسترس است، منطقی می نماید. از سوی دیگر، نباید در مرحله برنامه ریزی عجله کرد. به طور معمول چنین فرآیندهایی حدود دو ماه به طول خواهد انجامید. باید توجه داشت که برگزاری یک کنفرانس سه یا چهار روزه شیرازه عملکرد و دسترنج یک سال برندتان را به نمایش خواهد گذاشت، بنابراین ریسک بر سر این موضوع به هیچ وجه توجیه پذیر نیست.

پس از آنکه فرآیند برنامه ریزی به پایان رسید، باید فکری به حال هماهنگی درونی و اطمینان نهایی از برگزاری بهینه مراسم کرد. براین اساس صرف شام مشترک با کارمندان و اعضای شرکت در مقطع نزدیک به برگزاری مراسم فرصت مناسبی را برای هماهنگی های نهایی میان بخش های مختلف فراهم می کند. به این ترتیب با آمادگی کامل به استقبال مشتریان خواهیم رفت.