چگونه از گفت وگوهای طولانی با دیگران پرهیز کنیم / پنج راهکار برای صرفه جویی در زمان

در عرصه کسب وکار هرچه بیشتر موفق شویم، زمان بیشتری نیاز خواهیم داشت. برهمین اساس در این مقاله پنج عضو برجسته مؤسسه اوراکلز به بیان اینکه زمان شان را به چه کسانی و تحت چه شرایطی اختصاص می دهند، خواهند پرداخت.

آماده ساختن پاسخ های منفی کاربردی

به عنوان نخستین توصیه به گفتار بارابارا کورگوران، موسس گروه کورگوران و Shake On خواهیم پرداخت.

من همیشه با صاحبان کسب وکار جوانی که تقاضای یک ساعت از وقتم را دارند، مواجه هستم. برهمین اساس به دلیل محدودیت زمانی ام سیستم کارآمدی از پاسخ های منفی را که اطلاعات اندکی در اختیار مخاطب قرار می دهد توسعه داده ام. به این ترتیب طرف مقابل با خوشحالی صحنه را ترک می کند و من نیز در وقت خود صرفه جویی کرده ام.

مردم علاقه ای به رد درخواست یا منتظر ماندن ندارند. از آنجا که اغلب پیام ها از طریق ایمیل به دست من می رسد، از پیش پاسخ معینی را آماده دارم. این پاسخ شامل تشکر از طرف مقابل، قدردانی از مراجعه به من، بیان دلایل ناتوانی در راهنمایی یا اختصاص زمان و از همه مهم تر ارجاع فرد موردنظر به محل یا شخص مناسب برای دریافت کمک است.

اگرچه اکنون سیستم منسجمی برای صرفه جویی در زمان ابداع کرده ام، با این حال تا چند سال پیش زمان خود را در اختیار همه افراد قرار می دادم. همین کار را در مورد درآمد خود نیز انجام می دادم. به این ترتیب در طول زمان اگرچه دیگران را خوشحال می کردم، اما در تعقیب اهداف و شادی شخصی ام ناتوان شدم. من از دل این تجربه دردناک یادگرفتم که برای موفقیت در زندگی باید پیش از همه به خودم اهمیت دهم.

طراحی فیلترهای چندگانه

کام میرزا به عنوان فردی با 500 میلیون دلار سرمایه و مدیرعامل هلدینگ میرزا در ابتدای راه در شش شرکت با شکست مواجه شد. با این حال وی عرصه کسب وکار را ترک نکرد و اکنون مجموعه ای شامل 9 زیرمجموعه با بیش از 600 کارمند را اداره می کند. بدون شک چنین فردی راهکار خاص خود را در زمینه صرفه جویی زمان دارد.

ابتدا از مراجعه کنندگانم تقاضای تماس در ساعتی دیگر را می کنم. به این ترتیب امکان مشاهده میزان علاقه آنها به صحبت با من بررسی می شود. اگر در این مرحله دیگر تماس نگرفتند، هیچ گونه ارتباطی با آنها برقرار نخواهم کرد. در گام دوم از آنها تقاضای مراجعه در زمانی دیگر را خواهم داشت. اگر پس از این دو مرحله طرف مقابل همچنان علاقه مند صحبت با من بود، درخواست ارائه موضوع گفت وگو به صورت مکتوب می کنم، به این ترتیب امکان ارزیابی موضوع فراهم خواهد شد. در هر صورت هر بحثی ارزش اختصاص زمانم را ندارد. در صورت عبور از این دو مرحله در گام بعد گفت وگوی تلفنی 10دقیقه ای با آنها خواهم داشت.

این گفت وگو به منظور بیان عمیق تر موضوع بحث و دغدغه آنهاست. اگر دغدغه آنها پس از این مکالمه کوتاه به نظر جذاب برسد، امکان ملاقات حضوری فراهم خواهد شد. خوشبختانه بسیاری از دغدغه های افراد جذابیت لازم را ندارد. برهمین اساس به جز گفت وگوهای گاه وبی گاه 10دقیقه ای خبری از ملاقات نیست.

بدون یک فیلتر مناسب مردم به صورت غیرقابل باوری زمان شما را هدر خواهند داد. این به معنای تنفر من از دیگران نیست. به عنوان یک کارآفرین موفق افرادی را که انگیزه بالایی برای صحبت با من دارند، ستایش می کنم. به عنوان مثال یکی از این افراد به مدت شش ماه به دنبال گفت وگوی رودررو با من بود، در نهایت نیز ترتیب این ملاقات را دادم.

اهمیت آمادگی قبلی و داشتن برنامه

شوان رالز یکی از معدود نویسندگان حاضر در این مقاله است. در واقع او به عنوان مربی انگیزشی، رهبر سازمانی، کارآفرین و مدیرعامل مرکز مشاوره خودش فعالیت دارد.

در اختیار داشتن ساختار و سیستم مشخص برای حرکت مسمتر به سوی اهداف به اندازه مؤثر و متمرکز باقی ماندن، اهمیت دارد. برهمین اساس رفتار مانند یک رئیس ضروری به نظر می رسد. منظور من از این جمله آگاهی از تکه کلام ها و دیالوگ های معینی است که در کمترین زمان اطلاعات موردنیاز از طرف مقابل را در اختیارمان قرار می دهد. برهمین اساس ارزیابی اهمیت موضوع بحث طرف مقابل بسیار راحت تر خواهد شد. الگوی گفت وگوی مناسب درست مانند یک آهنگ راک پرفروش است: همیشه یک آهنگ مشخص را بنواز و فرصت های مناسب به دست بیاور.

پس از این مرحله باید یک برنامه مشخص نیز آماده کرد. برنامه کسب وکار منسجم و دقیق امکان ارزیابی و یافتن سریع افرادی را که شرکت مان باید با آنها ارتباط برقرار کند فراهم می کند. به همین ترتیب فهم اینکه زمان مان را باید به چه نوع افرادی اختصاص دهیم نیز آسان تر خواهد شد.

در آخر نیز از همه چیز و همه کس فهرستی تهیه کنید. این کار به شما در راستای آگاهی هرچه بیشتر از امکانات موجود کمک خواهد کرد. بدین ترتیب در زمان موردنیاز گزینه های متعددی از افراد به درد بخور در کنارتان خواهید داشت.

پاسخ مطلوب به افراد مناسب

به عنوان چهارمین شگفت انگیز دنیای کسب وکار تای لوپز، سرمایه گذار و مشاور کسب وکار، از شیوه های بهینه سازی زمانش صحبت خواهد کرد. لوپز یکی از موفق ترین افراد در ساخت کسب وکار چند میلیون دلاری در شبکه های آنلاین است. حساب های رسمی وی در اسنپ چت، فیس بوک، اینستاگرام و یوتیوب فضاهای مناسبی برای برقراری ارتباط با وی محسوب می شود.

کلید اصلی در جلب توجه افراد به بهترین شکل ممکن برخوداری از یک قدرت مشخص و ممتاز است. اشتباه بیشتر مردم در برقراری ارتباط با دیگران اشاره مستقیم به هدف اصلی است. به عنوان مثال جمله های کلی نظیر «من در همه چیز خوب هستم» یا «می توانم در همه امور بهتر» شوم کلیشه رایج این دسته از افراد محسوب می شود. برای دستیابی به اهداف مان در زمینه ارتباط با دیگران باید تا جای ممکن خاص باشیم.

اگر به طور تصادفی در خیابان کارآفرین موفقی را مشاهده کردید، هرگز سؤالی شبیه به «سلام امکان دارد پنج دقیقه از وقت تان را بگیرم؟» مطرح نکنید. به جای آن از چنین جمله ای استفاده کنید: سلام ایلان ماسک. یک سؤال سریع، کتاب موردعلاقه ات چیست؟

زمانی «جیم ران» معلم و مربی برجسته جمله مهمی را بیان کرد: «امروز برای فردا آماده شوید». تمرین آنچه در مشاهده تصادفی یک فرد مشهور با وی در میان خواهید گذاشت، بهترین راه برای پیروی از توصیه جیم خواهد بود. چنین تمرینی با همکاری یک دوست صمیمی یا یکی از اعضای خانواده به راحتی قابل اجراست. شاید در این راستا نیاز به یادداشت مداوم تکه کلام های خلاقانه داشته باشید. در هر صورت به عنوان یک کارآفرین ترجیح می دهم فردی با یک جمله از پیش تهیه شده به سراغم بیاید. هیچ کس افراد دستپاچه را دوست ندارد.

برنامه ریزی ملاقات های کوچک

تیم دراپر به عنوان موسس انجمن دراپر و همچنین برند Dfj کارآفرین جذابی برای خاتمه این مقاله است.

هنگامی که با افراد مشتاق روبه رو می شوم، معمولا به بیان اینکه چرا ایده شان برای من جذاب نیست یا در حالتی بهتر درخواست اطلاعات بیشتر می پردازم. هنگامی که قصد ملاقات با فردی را دارم نیز به جای ملاقاتی یک ساعته حداکثر 20 یا 30 دقیقه از وقتم را به وی اختصاص خواهم داد.

توجه داشته باشید که زمان شما محدود است. بنابراین مراقبت از آن اهمیت زیادی خواهد یافت. این امر تنها از طریق برنامه ریزی دقیق مهیا خواهد شد. برهمین اساس شاید برخی زمان ها عدم پاسخگویی به دیگران (برخلاف میل باطنی تان) ضروری به نظر برسد. در هر صورت پاسخگویی به همه درخواست ها ممکن است حتی خواب شب را نیز از شما بگیرد.