هوشمندانه تر کار کنیم، نه سخت تر!

هوشمندانه کار کردن، ارتباط چندانی به تلاش و زمان ندارد، بلکه بیشتر به نظم و انضباط مربوط می شود.

اصلی ترین دلیل «هوشمندانه تر، نه سخت تر» کار کردن این است که با تلاش کمتر کار بیشتری انجام دهیم، تا با روشی کارآمدتر از قبل، سریع تر به نتیجه پایانی برسیم. به عبارت دیگر «به جای آنکه 10 مرد را به کار بگیریم تا یک سنگ بزرگ را حمل کنند، چطور است 10 چرخ بسازیم تا سنگ را حمل کنند و یک نفر هم آن را هدایت کند؟»

کلید «هوشمندانه تر» کار کردن این است که با روش های خلاقانه راه حل هایی پیدا کنیم که برخلاف آزمون و خطا باشند: «سخت کار کردن». عده زیادی طولانی کار کردن را با هوشمندانه کار کردن اشتباه می گیرند. آنها سخت تلاش می کنند، استرس می گیرند، دستپاچه می شوند و فکر می کنند که همه اینها نشانه درست کار کردن آنهاست. گاهی اوقات همین طور است، اما بعضی وقت ها برعکس آن است. اینها می توانند نشانه آن باشند که شما راه دشوارتر را انتخاب کرده اید. شما سعی می کنید همه کارها را خودتان انجام دهید.

مدیران، کاپیتان ها و رهبران ارکستر همگی خصوصیت مشابهی دارند: آنها آلات موسیقی را نمی نوازند، آنها ارکستر را رهبری می کنند. کسانی که کارهای سخت و دشوار انجام می دهند، سنگ تراش ، وزنه بردار یا ویولونیست نیستند، بلکه کسانی هستند که به خوبی می دانند برای کارشان به چه چیزهایی نیاز دارند و فرد مناسب برای انجام آن را پیدا می کنند.

بنابراین وقتی ویولونیست اول می گوید «چرا شما رهبر گروه هستید؟ من در کاری که انجام می دهم بهترین هستم» رهبر گروه جواب می دهد «من مسئولیت دارم تا به شما فرصت بدهم در کاری که انجام می دهید، بهترین باشید. من این امکان را برای شما فراهم می کنم.»

برای آنکه «هوشمندانه» کار کنید باید بدانید که چه چیزهایی را نمی دانید. باید با میل و رغبت بگویید: «این کار در مهارت من نیست و من به کسی نیاز دارم که بتواند این کار را برای من انجام دهد.» باید آنقدر بدانید تا جزییات ریز اجرای کار را درک کنید، اما نه آنقدر که خودتان را در هر کاری کارشناس بدانید و بگویید که به کمک هیچ کس نیاز ندارید. با این ذهنیت به هیچ کجا نمی رسید. نتیجه اش آن می شود که مجبور می شوید تا دیروقت در محل کارتان بمانید و کارهای دیگران را انجام دهید، چون به جای آنکه تماشاگر جنگل باشید، بیش از حد روی درخت ها تمرکز کرده اید.

برای آنکه در زندگی هوشمندتر کار کنید نه سخت تر به این نکات توجه کنید:

1- سپردن کارها به دیگران: ساعت ها را مدیریت کنید

این مؤثرترین راه برای انجام سریع تر، بیشتر و بهتر کارها است. سپردن مسئولیت به دیگران. به جای آنکه سعی کنید تمام کارها را خودتان انجام دهید، از کمک کسانی که دور و بر شما هستند، بهره بگیرید. فکر کنید اگر بخواهید 10 جعبه را از اتاق خواب خود به نزدیک در ورودی ببرید چقدر طول می کشد. حالا تصور کنید که اگر این کار را به 9 نفر بسپارید. 10 بار رفت و آمد به یک بار تبدیل می شود. به خصوص در جهان کسب کار که «محصول» شما اغلب مدیریت ساعت ها است، سپردن کارها به دیگران مؤثرترین راه کار است.

2- یک بار تولید کنید/ کار قبلی را دوباره هدف گذاری کنید

به جای آنکه هر کاری را از ابتدا آغاز کنید، ببینید از آنچه قبلا ساخته اید، می توانید دوباره استفاده کنید (دوباره و دوباره). منظور اصلی از کارایی این است که کاری را یک بار انجام دهیم و بیش از یک بار از آن استفاده کنیم. هر چه تعداد استفاده از آن بیشتر باشد، «هزینه ساخت» تئوری خود را پایین تر می آورید، چرا که می توانید در انتها چیز متفاوتی بسازید.

3- وظایف خود را دسته بندی کنید

داشتن یک لیست وظایف از 50 کار مختلف، آزاردهنده است و بدتر از آن اینکه تلاش کنیم بین حالت های فکری مختلف در نوسان باشیم: لیست وظایف می تواند خلاقانه یا تحلیلی یا غیره باشد. اگر به طور تصادفی به پایین لیست بروید، انرژی زیادی را به خاطر پرداختن به تقاضاهای مختلف از دست خواهید داد. شما می توانید لیست وظایف خود را دسته بندی کنید. برای مثال کارهای خلاقانه، امورمالی /ارقامی و غیره. این کار به شما کمک می کند تا سریع تر و به شکل مؤثرتری از یک کار به سراغ کار دیگر بروید.

4- از قبل برنامه ریزی کنید

منظور این است که از قبل بدانید که قرار است در آن روز چه کارهایی انجام دهید. اگر برای شما مشخص شود که قبل از قدم گذاشتن به داخل اداره، قبل از باز کردن ایمیل در آن روز، قبل از پرداختن به تقاضاهای دیگران به چه چیزهایی نیاز دارید، به طور حتم می توانید مؤثرتر عمل کنید. اگر بتوانید از قبل برای روز، هفته، ماه یا حتی سال خود برنامه ریزی کنید، متوجه می شوید که کجا قرار است بروید و حتی درک بهتری از رفتن به آنجا را خواهید داشت و همین باعث می شود که لیست وظایف خود را به صورت معنادارتری بسازید. وقت خود را صرف کارهایی کنید که شما را سریع تر به اهداف تان می رسانند.

5- هوش جمعی خود را ارتقا دهید

هدف از مطرح کردن خلاقانه مسائل این است که بدانیم ما پاسخ های کاملی برای آنها نداریم. چگونه می توانیم این مسائل را حل کنیم؟ دانش عمیق و تخصصی، یک چیز نادر و ارزشمند است. به جای آنکه سعی کنیم تمام کارها را خودمان انجام دهیم (سخت کار کردن)، باید با افرادی در ارتباط باشیم که کارشناس هستند و تخصص آنها را به کار بگیریم (هوشمندانه کار کردن). هوش جمعی که ما آن را «اتاق ایده ها» می نامیم در واقع تلفیقی است از بهترین و درخشان ترین ها در حوزه صنعت/ جاویژه که مشاوره هایی را ارائه می دهند که برای ارتقای پروژه به سطحی که ممکن است خارج از عهده یک فرد باشد، لازم هستند. به طور خلاصه: ما می دانیم که چه چیزهایی را نمی دانیم و این نکته خوبی است.