چگونه شرکتم را کنترل کنم؟

این جمله ای است که بسیاری از مدیران در موقع رویارویی با مسائل و مشکلات به وجود آمده از درون یا برون شرکت از خود می پرسند تا بتوانند با ایجاد استراتژی های بازدارنده و کنترلی از به وجود آمدن بحران در شرکت جلوگیری کنند.

باید بدانید شرکت شما بسته به بزرگی یا کوچکی آن از بخش ها یا واحدهای مستقلی تشکیل شده که هر کدام وظایف و کارهای مشخص شده خودشان را انجام می دهند و در تعامل با دیگر بخش ها و واحدهای دیگر برای تبادل اطلاعات یا کامل کردن اطلاعات برای رسیدن به هدفی مشترک که همان فروش بیشتر و سودآوری در شرکت است هستند و شما مدیر شرکت به عنوان ناخدای این کشتی وظیفه راهنمایی و کنترل این کشتی را به عهده دارید.

شما باید کاملا هوشیار، مدیر و مدبر باشید و تمام زوایای کار را در نظر داشته باشید تا مورد یا نکته ای از نظر شما بدون بررسی گذر نکند. شرکت شما از واحدهای مالی، اداری، انبار، خدمات پس از فروش، بازاریابی، فروش و. . . تشکیل شده است که این واحدها اجزای تشکیل دهنده شرکت شما هستند.

شما با نگاهی عقلانی باید تمام حرکات این واحدها را در کنترل خود داشته باشید، در ضمن باید استراتژی های عمومی و مدیریتی را نیز در حیطه کاری خود قرار دهید تا این پازل تکمیل شود. همه مدیران نگاه متفاوتی به واحد مالی و حسابداری شرکت خود دارند بدین جهت که تمام تراکنش های مالی ورودی و خروجی از این واحد گذر می کند و کنترل این واحد از حساسیت خاصی برخوردار است.

حال سوال اینجاست که چگونه به صورت حرفه ای این واحد را کنترل کنم، حتی اگر تحصیلاتم مالی نیست یا از حرفه مالی زیاد معلومات ندارم تا این کنترل، کنترلی حرفه ای باشد تا کارکنان واحد مالی به شما به عنوان یک مدیر توانا، دقیق و عالم به امور نگاه کنند، پس همراه باهم تعدادی از موارد کنترلی و نظارت بر واحد مالی شرکت ها را بررسی می کنیم.

شما به عنوان مدیر شرکت باید نظارت بر فعالیت های حسابداری شرکت و روش ها و خط مشی ها و برنامه های مربوط به فعالیت های حسابداری مالی، حسابداری اعتبارات اسنادی و حسابداری کالای امانی داشته باشید، بررسی آیین نامه ها و سیستم های مالی شرکت و ارائه راهکارهای مناسب به منظور حصول بیشترین منافع برای شرکت- نظارت بر دفاتر قانونی شرکت (دفاتر روزنامه و کل) باید گرفتن دفاتر سال آینده توسط کارکنان واحد مالی در زمان مناسب انجام گیرد تا در پایان سال دچار سردرگمی و کمبود زمان برای گرفتن دفاتر قانونی نشوید و همچنین نظارت بر نوشتن دفاتر قانونی تا به مشکلی از لحاظ مالیاتی برخورد نکنید_کنترل موجودی های نقدی و غیرنقدی (وجوه نقد، بستانکاری ها، بدهکاری ها، وجوه سررسیدشده و... )_ نظارت بر بسته شدن حساب ها در پایان سال مالی که قبلا تعیین و تصویب شده است و نیز آمادگی شرکت برای هرگونه ممیزی سالانه یا دوره ای _ نظارت بر اجرای صحیح تصویب نامه ها، مقررات و روش های مالی مورد عمل در شرکت و هماهنگ کردن کلیه فعالیت های مالی و حسابداری شرکت با توجه به مقررات جاری و تصویب  نامه های فوق _ نظارت بر انجام کلیه فعالیت های برنامه ریزی مالی بودجه شرکت شامل بررسی وام ها و کنترل منابع و مصارف مالی _ نظارت بر تنظیم بودجه های کنترل هزینه های سرمایه ای و اجاره ای_ نظارت بر برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل های آماری_ نظارت بر تهیه آمار و گزارش های تلفیقی مالی و بررسی قیمت ها_ نظارت بر حسابداری طرح ها و کنترل روندهای جاری در شرکت_ نظارت بر تدوین، کنترل و هماهنگی مقررات مالی _ نظارت و بررسی مسائل مالیاتی شرکت_ نظارت بر امور طراحی، اجرا و کاربرد روش ها و سیستم های یکنواخت مالی و صنعتی در سطح شرکت_ نظارت، بررسی و ارائه راهکار بهبود سیستم بودجه شرکت_ نظارت بر چگونگی جریان نقدینگی و مخارج شرکت و ارائه پیشنهادات در جهت استفاده بهینه از منابع شرکت_ بررسی و نظارت بر تنظیم گزارشات مالی مهم شرکت _ بررسی و نظارت بر ارسال اظهارنامه های مالیات بر ارزش افزوده و صورت معاملات فصلی_ بررسی و نظارت بر ارسال اظهارنامه مالیات بر عملکرد سالانه شرکت این موارد برای شرکت شما از اهمیت حیاتی برخوردار است.

بررسی و نظارت بر تهیه لوایح مالیاتی جهت ارائه در مراحل مختلف حل اختلاف مالیاتی _ نظارت و مدیریت بر جلوگیری از تعلق جرایم پیش بینی شده در قوانین مالیاتی_ بررسی و نظارت بر تعیین مغایرات بودجه و عملکرد، ریشه یابی مغایرت ها و ارائه پیشنهاد اقدامات اصلاحی_ بررسی و نظارت بر تدوین بودجه بر مبنای فعالیت شرکت_ نظارت بر برنامه ریزی میزان تعهد قابل پذیرش (پیش دریافت)، تعیین و پیشنهاد ترکیب بهینه فروش سالانه از منظر کسب بالاترین سود برای شرکت.

نظارت و بررسی بر گزارشات و اقدامات مرتبط با الزامات قانون مالیات ها و ارزش افزوده_ بررسی و نظارت بر تدوین دستورالعمل های سنجش اعتبار در مورد مشتریان اعتباری با فرآیند پیگیری، فرآیند تعیین مطالبات معوقه، مشکوک و سوخته شده و دستورالعمل پیگیری و وصول مطالبات معوقه و نحوه تعیین ذخایر مربوطه_ نظارت و بررسی مستمر در مورد اطمینان دهی در خصوص اقدامات و کنترل های مربوط به وجوه نقد و بانک _ نظارت بر مدیریت سرمایه در گردش و استفاده از صورت گردش وجوه نقد (Cash Flow) _نظارت بر ارزیابی ریسک های درون و برون سازمانی مرتبط با وجوه نقد شامل سطوح ریسک قابل قبول و نحوه دستیابی به آن_ بررسی و نظارت بر تدوین بودجه و برنامه ریزی خرید کالا و خدمات_ نظارت و بررسی بر تعیین میزان بهینه حداقل موجودی و نقطه تجدید سفارش مواد و کالا این موارد را به صورت مستمر از واحد مالی درخواست کنید تا خللی در انجام این امور از جانب واحد مالی متصور نشود، بررسی و نظارت بر پیگیری و به روز رسانی مانده حساب های سنواتی را از یاد نبرید- بررسی دقیق هزینه ها و سعی در کاهش منطقی آنها در جهت بالا بردن توان مالی شرکت، درخواست ارائه تجزیه و تحلیل صورت های مالی از واحد مالی، این مورد دید وسیعی در عملیات و تبادلات شرکت به شما خواهد داد، گزارش گیری از میزان ضایعات تولید و تصمیم گیری در رابطه با آنها _ بررسی و نظارت بر میزان تولید ایده آل با تولید انجام شده و پیگیری تحلیل تفاوت بین آنها_ بررسی و نظارت بر میزان ذخیره کالا در انبارها و مدیریت آنها_ بررسی و نظارت بر هزینه ها و ایجاد ارزش آفرینی در سازمان _ درخواست ارائه از واحد مالی مبنی بر تجزیه و تحلیل حاشیه سود و حاشیه سود هر واحد و برنامه ریزی جهت افزایش فروش کالاهایی که حاشیه سود بیشتری برای سازمان ایجاد می کنند_ بررسی و نظارت بر هزینه حمل و نقل کالاها و محصولات_ بررسی و نظارت بر کنترل هزینه های سربار، تجزیه و تحلیل و فعالیت در جهت کاهش قیمت تمام شده محصولات تولیدی یا وارداتی و بالا بردن سود سازمان_ نظارت و بررسی بر هزینه های انجام شده در نمایشگاه ها و تجزیه و تحلیل بازخورد آن _ نظارت و بررسی بر هزینه های تبلیغات و بازاریابی و تجزیه و تحلیل بازخورد آن و تلاش در جهت بهبود مستمر آن _ نظارت و بررسی بر روند گرفتن چک از مشتریان و نحوه اعتبارسنجی آنها (این مورد از اهمیت بسزایی برخوردار است)، ارائه راهکار در جهت کاهش مطالبات مشکوک الوصول و لاوصول، بررسی روند واگذاری اسناد پرداختی یا چک های شرکت به اشخاص حقیقی و حقوقی. اینها نمونه هایی از مواردی بود که شما مدیر توانا برای کنترل واحد مالی شرکت خود باید در برنامه کاریتان قرار داده تا از به وجود آمدن بحران در واحد مالی شرکت تان جلوگیری به عمل آورید- نظارت و پیگیری دقیق شما باعث بلوغ واحد مالی شما خواهد شد و از هدر رفتن نقدینگی و سرمایه در گردش شرکت جلوگیری به عمل خواهد آمد و درنهایت سودآوری شرکت را به ارمغان خواهد آورد.

DBA  با گرایش برنامه ریزی استراتژیک