انجام هم زمان کارها بهره وری شما را افزایش نمی دهد

حجم بالای برنامه های روزانه و سرعت پروسه های کاری باعث شده است انجام هم زمان کارهای مختلف به عادتی فراگیر تبدیل شود ولی این عادت ممکن است بهره وری شما را کاهش دهد.

به گزارش زومیت، کارآفرینان و صاحبان کسب وکارهای کوچک، افرادی هستند که به طور پیش فرض می توانند پروژه های متعدد را اداره کنند، به خوبی با دیگران کار کنند و هم زمان به وظایف مختلفی بپردازند. با گسترش ابزارهای مولتی تسکینگ و بهره وری، راحت تر می توانید تمام جوانب کسب وکارتان را زیر نظر قرار دهید. رسانه های اجتماعی هم به عنوان پلتفرم های موثر به توسعه کسب وکار شما کمک می کنند.

احتمالا وقتی این مقاله را مطالعه می کنید مشغول کار دیگری نیز هستید. این طور نیست؟ پرداختن هم زمان به چند کار، جزئی از عادات ما شده است؛ ولی آیا بهره وری  ما را هم بالاتر می برد؟

طبق مطالعات سایکونومیک بولتن، تنها ۲.۵ درصد از افراد می توانند در طولانی مدت چندین وظیفه هم زمان را به خوبی تکمیل کنند. تحقیقات و مطالعات متعدد نشان می دهند که این روند، اغلب باعث خستگی و فرسودگی کارمندان می شود و البته این امر در مورد کارآفرینان اهمیت بیشتری پیدا می کند. شما به عنوان یک کارآفرین، موتور محرک کسب وکارتان هستید و سعی می کنید با انجام هم زمان کارهای مختلف، به رشد و توسعه کسب وکار کمک کنید. بااین حال خودتان هم می دانید که اگر در یک زمان به کارهای بسیار زیادی مشغول شوید، کیفیت کلی پروژه هایتان را پایین می آورید.

نتیجه مطالعات علمی، ازجمله تحقیقاتی که در دانشکده ساسکس انگلستان انجام  شده است، نشان می دهد افرادی که هم زمان به وظایف متعددی مشغولند، تمرکز کمتری روی کارهایشان دارند.

این عدم تمرکز می تواند خودش را در جلوه های مختلفی مثل فراموش کردن پیگیری مشتریان بالقوه، پرداخت مالیات های دوره ای یا شبکه سازی موثر با سرمایه گذاران نشان دهد. به علاوه استراتژی چندوظیفه ای بودن ممکن است به کاهش بهره وری، سودآوری و رشد آینده شرکت شما منجر شود.

نتیجه تحقیقاتی که اخیرا توسط انجمن روانشناسی آمریکا صورت گرفته است، می تواند بیش از این هشداردهنده باشد. این تحقیقات نشان می دهد هرچه بیشتر به این روند روی بیاورید، در طول یک روز یا یک دوره زمانی خاص، بیشتر دچار حواس پرتی می شوید و کارایی تان به شدت پایین می آید.

مدیریت زمان و همچنین افزایش قدرت تمرکز روی پروژه هایی که واقعا برای کسب وکار شما از اهمیت بیشتری برخوردارند، می توانند از این آسیب ها جلوگیری کنند. چه قدم هایی در این راه موثرند؟

بیایید نگاهی به چند نکته ساده داشته باشیم که قدرت یادآوری و تمرکز ما را بهبود می دهند:

تمرکز کردن را به روش روزانه خود تبدیل کنید

سعی کنید بخشی از وقت خود را به این اختصاص دهید که برنامه کاری هفته یا ماه بعدتان را تنظیم کنید. به این ترتیب سازماندهی موثرتری خواهید داشت. نوشتن اهداف و راهکارهای آنها باعث می شود در آینده دچار سردرگمی نشوید. به علاوه وقتی تمرکز، قسمتی از روتین همیشگی تان باشد، پروژه ها را با دقت بیشتری تکمیل می کنید، حتی اگر هفته کاری شلوغی داشته باشید.

وظایف تان را برحسب ضرورت و اهمیت درجه بندی کنید

خلاصه نویسی وظایف، یک روش رهبری است که توسط دوایت آیزنهاور و بسیاری از رهبران مطرح دیگر مور داستفاده قرار می گرفت. شما باید بتوانید وظایف مهم و مسائل ضروری را از هم تشخیص بدهید. مسائل ضروری ممکن است چنین مواردی را شامل شود: نارضایتی مشتریان، مدیریت رقابت های جدید و همچنین رسیدگی به مسائل مربوط به حمل ونقل و ارسال خدمات.

از طرف دیگر وظایف مهم شما ممکن است کارهایی از این قبیل را در بر بگیرد: سازمان دهی تقویم، تهیه و تنظیم فهرست مشتریان، رسیدگی به امور فروشندگان، شبکه سازی یا سرمایه گذاری روی رویدادهای منطقه ای.

اجازه ندهید رسانه های اجتماعی باعث فشار روانی بیشتری شوند

رسانه های اجتماعی ابزارهایی هستند که هم می توانند به رشد کسب وکار شما کمک کنند و هم ممکن است تمرکز و بهره وری تان را کاهش دهند. کارشناسان توصیه نمی کنند رسانه های اجتماعی را کاملا کنار بگذارید؛ چراکه این ابزارهای قدرتمند می توانند دسترسی به منابع سرمایه گذاری را راحت تر کنند.

بااین حال اگر زمانی که مشغول بررسی تقاضای مشتریان، چک کردن اسناد و مدارک یا جمع آوری اطلاعات مالیاتی شرکت هستید، هم زمان به توئیت کردن و ارسال ویدئوی زنده یا پیام  صوتی بپردازید، احتمال خطای شما بالا می رود و بهره وری، کارایی و سودآوری شرکت را به خطر می اندازید.

مولتی تسکینگ یا پرداخت هم زمان به کارهای مختلف، بخشی از ذهنیت هر کارآفرین است و ابزارهای جدید مدیریتی می توانند در مقیاس های کوچک به بهبود آن کمک کنند ولی به یاد داشته باشید که عدم تمرکز روی مسائل ضروری که در اولویت بالاتری قرار دارند به قیمت از دست دادن زمان، پول و حتی مشتریان شما تمام خواهد شد. کمی از مولتی تسکینگ فاصله بگیرید، وظایف خود را برحسب ضرورت، سازماندهی و اولویت بندی کنید و تلاش کنید وقت متعادلی به رسانه های اجتماعی اختصاص دهید. این روند باعث بهبود عملکرد، بهره وری و سودآوری شما می شود.