ایجاد کنترل های مالی مطلوب تر در شرکت ها

مدیران باتجربه می توانند بگویند که وقت زیادی صرف این گونه مشکلات کرده اند. اوضاع همیشه بر وفق مراد نیست. قانون مورفی کاملا صادق است  (اگر احتمال دارد اتفاق بدی بیفتد، می افتد و معمولا در بدترین زمان ممکن). برای حل مشکل ابتدا باید بپذیرید که مشکلی دارید. اگر در مورد مشکل چیزی ندانید، نمی توانید آن را حل کنید. مدیران حلال مشکلاتند و موظفند به سرعت مشکلات موجود را برطرف کنند. خلاصه اینکه مدیران مؤسسه باید کنترل های مالی بهتری برقرار کنند.

کنترل های مالی مانند سیم مخفی های آژیر خطر است و برای جلب توجه مدیران پرچم قرمز نشان می دهد. بسیاری از کنترل های مالی بر مبنای اصول حسابداری هستند. برای مثال، بهای تمام شده واقعی با بهای تمام شده بودجه بندی شده یا با بهای تمام شده پایان دوره مقایسه می شود؛ اختلاف های جدی برای جلب توجه فوری مدیران مشخص شده است. درآمد حاصل از فروش واقعی برای خط تولید با اهداف بودجه بندی شده یا ارقام پایان دوره مقایسه می شود.

گردش وجوه نقد حاصل از سود در هر دوره با مبلغ بودجه ای گردش وجوه نقد که در این دوره حاصل شده مقایسه می شود. این کنترل های مالی بسیار متفاوت همین طور اتفاقی صورت نمی گیرد. ابتدا باید تعدادی از عوامل اساسی را که باید مورد بررسی دقیق قرار گیرد، معلوم کنید و اصرار داشته باشید که در گزارش های حسابداری داخلی این ارقام و نرخ های عملیاتی مشخص شوند.

فقط شما، مدیر مؤسسه، می توانید مهم ترین اعدادی را که باید دقیقا بررسی شوند، مشخص کنید تا بدانید امور داخلی مؤسسه چگونه پیش می رود. حسابدار شما نمی تواند فکر شما را بخواند. اگر گزارش های حسابداری معمول شما شامل انواع دقیقی از اطلاعات کنترلی که نیاز دارید نباشد، بهتر است با حسابدارتان بنشینید و در مورد آنچه می خواهید بدانید، به تفصیل بحث کنید. هیچ گونه جواب منفی را نپذیرید. اجازه ندهید حسابدارتان دعا کند که کامپیوتر این اطلاعات را نگه نداشته باشد. می توان کامپیوترها را طوری برنامه ریزی کرد تا هرگونه اطلاعاتی که می خواهید در اختیارتان قرار گیرد.

مدل حسابداری سود، نقطه جالبی برای شروع است. باید دقیقاً به حاشیه فروش و سود کالاهای خود نظر دقیقی بیندازید. هرگونه انحراف از وضعیت نرمال حتی انحرافی نسبتا اندک فوراً باید مورد توجه قرار گیرد. به یاد داشته باشید که حاشیه هر واحد ضرب در حجم فروش می شود. اگر 100.000 واحد کالا بفروشید، تنها افت 50ریال سبب می شود کل حاشیه فروش به 500.000 تومان تنزل کند. البته به حجم فروش نیز باید دقیقاً توجه کرد. هزینه های ثابت باید در ماه های اولیه سال دقیقاً بررسی شود تا متوجه شوید این هزینه ها طبق برنامه پیش رفته و طی سال نیز به همین ترتیب است.

وصول حساب های دریافتنی باید کاملاً تحت نظر قرار گیرد. میانگین روزهای قبل از مطالبه حساب ها، نسبت کنترلی خوبی است که باید آن را در نظر داشته باشید و فهرستی دقیق از حساب های معوق مشتریانی که بدهی خود را پرداخت نکرده اند تهیه کنید. موجودی کالا همواره مشکل مهمی بوده است. به دقت میانگین روزهایی را که کالا قبل از اینکه فروخته شوند در انبار بوده ، بررسی کنید و فهرستی از کالاهایی که به کندی به فروش می روند، تهیه کنید. تجربه بهترین آموزگار است. به طور کلی، شما آموخته اید که کنترل های مالی مهم ترین مواردی هستند که در گزارش های حسابداری داخلی به چشم می خورند.

نکته اینجاست که باید اطمینان حاصل کنید که حسابدارتان این اطلاعات را تهیه و ارائه کرده است. از طرف دیگر، مدیران ارشد در شرکت های سهامی خاص ممکن است پاداش هایی تشویقی ترتیب دهند که بستگی به سود ویژه ثبت شده دارد. به هر حال، مدیران و سرمایه گذاران موسسات باید در مورد هموار کردن نوسانات سود و نحوه انجام دادن آن نکاتی را بدانند.

هموار کردن سود بیشتر از طریق انتقال هزینه ها و درآمدها به سال های دیگر صورت می گیرد نه با ثبت معمولی آنها. برای مثال، اگر رئیس مؤسسه بخواهد سود سالانه بیشتری گزارش کند، می تواند رئیس حسابداری را طوری تعلیم دهد که برخی از درآمدهای حاصل از فروش را، که به طور طبیعی در سال بعد هم گزارش نمی شوند، ثبت کند یا ثبت برخی هزینه ها را که به طور معمول باید در سال جاری ثبت شود، تا سال بعد به تأخیر بیندازد. دلیل اصلی برای هموار کردن نوسانات سود، نزدیک تر کردن آن به سود پیش بینی شده و کاهش نوسانات آن است.

مدیران باید برای چندین هزینه مهم از میان روش های حسابداری گوناگون یکی را انتخاب  کنند. در زمان انتخاب این روش ها، مدیران می توانند برای محاسبه سود، روش محافظه کارانه  (حد پایین) یا مبالغه آمیز (حد بالا) را برگزینند. هموار کردن نوسانات سود، فراتر از انتخاب روش های حسابداری است یعنی اینکه مدیران به روش های حسابداری منتخب مؤسسه اهمیت نمی دهند و درآمدها را افزایش یا هزینه ها را کاهش می دهند تا سود بیشتری طی دوره برای مؤسسه گزارش دهند. اصطلاح «حساب سازی» و «حسابداری ساختگی» یعنی اینکه دخالت مدیران به قدری بدون ظرافت صورت می گیرد که رو ش های حسابداری شرکت منجر به تهیه صورت های مالی جعلی می شود.

هم مدیرانی که «حساب سازی» می کنند و هم سرمایه گذارانی که به آن صورت های مالی متکی هستند که در آنها هموار کردن سود صورت گرفته، دقیقا باید نکته ای را بدانند که این ترفندها مثل این کلاه آن کلاه کردن است، یعنی از یک قرض گرفتن و به دیگری دادن. حسابداران به این تکنیک ها اثرات جبرانی می گویند یعنی اثرات سال بعد اثرات امسال را جبران می کند. هزینه کمتر امسال با هزینه بیشتر سال بعد جبران می شود. درآمد حاصل از فروش که امسال ثبت شده یعنی درآمد حاصل از فروش کمتری در سال بعد.

ارتباط با نویسنده: PEYMAN.AHMADY@YAHOO.COM

DBA با گرایش برنامه ریزی استراتژیک