بررسی نحوه تعامل با استرس کارمندان از سوی هاروارد بیزینس / استرس کارمندان را بکش

همه ما تجربه همکاری یا حداقل آشنایی با کسانی که به طور متداوم دچار نگرانی هستند داشته ایم. براساس تعریف مرکز روان شناسی فرانسه، افرادی که توانایی کنترل استرس شان را نداشته و از آن رنج می برند، به اختلال روانی اضطراب فزاینده دچار هستند. در عرصه کسب وکار، همکاری با چنین کارمندانی به عنوان همکار یا مدیر تجربه ناخوشایندی خواهد بود. با این حال در بیشتر مواقع چاره ای جز تلاش برای بهبود فضا و تعامل با این گونه کارمندان نیست.

نکته مهم در این میان نحوه تعامل با کارمندان دارای استرس است. آیا باید به طور مستقیم به آنها گوشزد کنیم که استرس فزاینده ای دارند؟ یا اینکه با استفاده از برخی روش ها در راستای کمک به کاهش اضطراب شان بکوشیم؟ از اینها مهم تر، چگونه خود را در برابر استرس این افراد که می تواند بر ما نیز تأثیر گذارد، محافظت کنیم؟

متخصصان چه می گویند؟

کارولین وب، روان شناس و نویسنده کتاب چگونه یک روز خوب را تجربه کنیم، معتقد است استرس جزئی از طبیعت زندگی روزانه است: «همه ما در طول روز و حتی زندگی مان در دوره هایی پر از استرس قرار می گیریم. این دوره ها ممکن است 10دقیقه، 10روز یا 10 ماه باشد. با این حال برای برخی از افراد استرس جزئی از عادت شان است. چنین افرادی به طور معمول غیرقابل کنترل هستند و به سرعت از کوره در رفته و مضطرب می شوند.» وب در مورد همکاری با چنین افرادی در محیط کار این گونه ادامه می دهد: «همکاری با این افراد بسیار دشوار است، اما بدون شک روش هایی به منظور کاهش استرس و دشواری چنین تجربه ای برای همکاران این افراد وجود دارد.»

هنگامی که در مورد راهکارهای تعامل با افراد پراسترس صحبت می کنیم، نام هالی ویکس، روان درمان و نویسنده کتاب ناکامی در برقراری ارتباط، ایده های بسیاری را در مورد موضوع بحث تداعی می کند. ویکس معتقد است در چنین مواقعی نباید برای تغییر این افراد تلاش کرد: «اگر از بد حادثه همکار یکی از این افراد شده اید، بی فایده ترین کار ممکن آن است که در مورد تغییر چنین فردی فکر و برنامه ریزی کنید. بهتر است به این فکر کنید که محیط موجود را به چه طریق پویاتر و بهتر سازید.»

در ادامه به راهکارهایی که هالی ویکس و کارولین وب به منظور پویایی و بهبود شرایط پیشنهاد کرده اند، خواهیم پرداخت.

قضاوت نکنید

پیش از هرگونه اقدام یا حتی صحب با فرد نگران ماجرا اطمینان حاصل کنید که شیوه برخورد و صحبت های تان حاکی از قضاوت نیست. ویکس در این مورد معتقد است که مورد قضاوت قرار گرفتن برای هر فردی آزار دهنده است: «بنابراین تنها در صورتی که روان شناس یا روان درمان هستید، که در بیشتر مواقع چنین نیست، می توانید و حق دارید که نحوه تعامل یک فرد با استرس را مورد داوری قرار دهید.»

وب در این خصوص معتقد است که فرد نگران به دلیل کسب این شیوه رفتار در گذر زمان به آن عادت کرده و حتی به نظرش این روش طبیعی است. بهترین راه برای درک شرایط طرف مقابل این است که خود را به جای وی گذاشته و رفتارش را تحلیل کنیم: «علاوه بر این باید خاطر نشان کرد که دنیای پرفشار کسب وکار امروز تا حدی استرس را به همه ما وارد ساخته است. این یک شرایط غیرقابل تغییر است، اگرچه بحث ما در مورد درصد بسیار بالای استرس جریان دارد.»

تصدیق استرس

القای این حس به فرد نگران که استرس وی از سوی دیگران دیده و درک می شود، اهمیت زیادی دارد. وب توصیه می کند که صحبت با طرف مقابل را این گونه آغاز کنیم: «می دانم که شب گذشته تا دیر وقت مشغول کار روی این پروژه بوده ای و این نخستین بارهم نیست که چنین فشار کاری را تجربه کرده ای. کارها چطور پیش رفته است؟» پس از آنکه طرف مقابل شروع به صحبت درمورد استرس زیادی که انجام این پروژه به وی منتقل کرده است، می کند، در پایان بهتر است به وی بگویید که این شرایط بسیار دشوار و نگران کننده است. نیازی نیست که به طور قطع معتقد باشید که این شرایط نگران کننده است، بلکه تنها هدف، برقراری رابطه صمیمانه تر است.

همچنین ویکس توصیه می کند با اظهار جملاتی مانند «نمی دانم چگونه این شرایط را تحمل می کنی، انگار شرکت دارد تا حد مرگ از تو کار می کشد»، «واقعا اوضاع بد و نگران کننده ای داری» و «درک می کنم فعالیت در چنین شرایطی چقدر دشوار است»، به صمیمی تر شدن بحث کمک کنید.

پیشنهاد کمک ارائه دهید

یکی از راهکارهای مؤثر برای بهبود همکاری با چنین افرادی آن است که پس از صمیمی ساختن فضا به آنها پیشنهاد دهید که در پیشبرد پروژه به آنها کمک می کنید. می توان این پیشنهاد را این گونه مطرح کرد: «آیا کار یا کمکی هست که من قادر به انجام آن باشم؟»

وب معتقد است اگرچه پیشنهاد شما به طور قطع نتیجه دلخواه تان را در مورد شکل ایده آل همکاری در پی نخواهد داشت، اما دست کم طرف مقابل را به فکر وامی دارد تا از کمک و توانایی شما به هر نحو ممکن استفاده کند: «پس از آنکه در مرحله قبل رابطه صمیمانه ای را با همکار موردنظر برقرار کردید، به نظر چندان دور از ذهن نیست که طرف مقابل از کمک شما سود ببرد.» در واقع نکته مهم در این مرحله آن است که اختیار را به دست فرد نگران بسپاریم تا وی تصمیم گیری کند. به این ترتیب برخلاف زمانی که به اجبار در طرح فرد موردنظر مداخله کنید، اوضاع راحت و سریع تر پیش خواهد رفت.

درخواست  تان را خرد کنید

برای یک فرد نگران موضوع همکاری با دیگران بسیار دشوار است. در واقع این نوع افراد می خواهند پروژه را شخصا به سرانجام برسانند. بر همین اساس هر درخواستی که دارید باید به صورت درخواست های خرد و کوچک مطرح کنید. این بدان معناست که خواسته تان را در چند مرحله اجرایی کنید.

وب در این مورد این گونه اظهارنظر کرده است: «درخواست شما اگرچه شاید بسیار ساده و بدیهی باشد، اما بهتر است به صورت درخواست های متعدد و کوچک ارائه شود. به این ترتیب احتمال دستیابی به خواسته تان افزایش خواهد یافت. این عمل تأثیر روانی مثبتی روی دیدگاه فرد نگران خواهد داشت و به تدریج می توانید درخواست های خود را به صورت کامل و یکجا طرح کرده و مطمئن باشید مورد پذیرش قرار خواهد گرفت.»

کارهایی که باید انجام دهید

- به همکارتان پیشنهاد کمک دهید و از وی بپرسید که آیا کار یا کمکی هست که بتوانید انجام دهید.

- تصویر ذهنی همکارتان از خودش را با تمجید از وی نشان دهید.

-  برای کاهش عملکرد منفی طرف مقابل به دلیل نگرانی بالا چاره ای بیندیشید. بهترین راهکار، تقسیم پروژه پیش رو به بخش های قابل مدیریت است. در هر حال چنین افرادی توانایی مدیریت پایینی دارند.

کارهایی که نباید انجام دهید

- قضاوت همکارتان ممکن است استرس وی را افزایش داده و سطح اعتماد متقابل را کاهش دهد. پرهیز از قضاوت، پیش نیاز به کارگیری هر شیوه ای برای تعامل مؤثر با این افراد و به طور کلی هر فردی است.

- سعی کنید همکارتان را نسبت به استرس فزاینده اش آگاه سازید. در واقع فرد نگران به دلیل کسب این نوع رفتار در طول زمان طولانی دیگر نسبت به غیرطبیعی بودنش آگاه نیست. بر همین اساس با آگاه ساختن وی می توانید به روند بهبود رفتار همراه با استرسش کمک کنید.

- همیشه تلاش برای ارتباط نزدیک با همکارها مفید نیست، به ویژه اگر همکارتان فردی با نگرانی شدید باشد. یکی از توصیه های مؤثر ویکس آن است که از فرد مورد نظر به اندازه کافی فاصله بگیریم. در واقع همان قدر که نزدیکی به وی برای کمک و پیشبرد امور مهم است، رعایت فاصله مناسب برای حفظ آرامش شخصی نیز اهمیت دارد. به صورت خلاصه، شما روان درمان نیستید و فقط برای پیشبرد بهتر کارتان اقدام به انجام توصیه های یاد شده خواهید کرد.