مدیران رده بالای سازمانی باید در سفرهای کاری خود نگاه متفاوتی به برنامه ریزی داشته باشند، زیرا یک تصمیم اشتباه در انتخاب زمان پرواز، محل اقامت یا برنامهریزی جلسات میتواند باعث اتلاف زمان، افزایش هزینهها و حتی از دست رفتن فرصتهای مهم تجاری شود.
معمولا مدیران حرفهای با برنامهریزی دقیق، انتخاب مسیر و زمان سفر مناسب، مدیریت هوشمند زمان، رزرو اقامت نزدیک محل جلسات و پیشبینی شرایط احتمالی، تلاش میکنند سفر را به ابزاری برای افزایش بهرهوری تبدیل کنند. در ادامه این مطلب با ۸ نکته مهم آشنا میشوید که بسیاری از مدیران باتجربه برای داشتن یک سفر کاری موفق به آنها توجه ویژهای دارند.
۸ نکته برای سفر کاری مخصوص مدیران حرفه ای
معمولا سفرهای کاری مدیران ارشد با جلسات مهم، مذاکرات تجاری و تصمیمهای کلان سازمانی همراه است، به همین دلیل، برنامهریزی این سفرها باید به گونهای باشد که کمترین اتلاف زمان و بیشترین بهرهوری را به همراه داشته باشد. موارد زیر از جمله نکات مهم و حیاتی هستند که مدیران حرفه ای و رده بالای سازمانی باید رعایت کنند:
قبل از سفر، همه چیز را برنامهریزی و هماهنگ کنید
مدیران حرفهای قبل از خروج از محل کار، وضعیت پروژهها را مشخص میکنند و مسئولیتهای ضروری را به اعضای تیم میسپارند. همچنین مدارک، فایلها و اطلاعات موردنیاز جلسات را آماده میکنند. بیشتر مدیران باید نسخهای از اسناد مهم در فضای ابری یا حافظه جانبی ذخیره کنند تا در صورت بروز هرگونه مشکل، دسترسی به اطلاعات از بین نرود. این آمادگی باعث میشود تمرکز مدیر در طول سفر فقط روی اهداف کاری باشد.
پرواز مستقیم را انتخاب و بلیط را زودتر رزرو کنید
معمولا مدیران ارشد برنامه زمانی فشردهای دارند و باید در مدتزمان کوتاهی به مقصد برسند. همچنین تاخیرهای ناشی از توقف در مسیر یا تغییر وسیله حملونقل میتواند روی کیفیت جلسات و مذاکرات تاثیر بگذارد. در چنین شرایطی، انتخاب پرواز مستقیم علاوه بر صرفهجویی در زمان، خستگی سفر را کاهش میدهد و احتمال بروز اختلال در برنامههای کاری را کمتر میکند.
برای مثال، اهواز بهعنوان یکی از مهمترین قطبهای نفت، گاز، پتروشیمی و صنایع بزرگ کشور، همواره مقصد سفرهای کاری مدیران، کارشناسان و هیئتهای سازمانی است. اگر قرار است برای شرکت در یک جلسه، بازدید از پروژه یا مذاکره تجاری به این شهر سفر کنید، بهتر است بلیط هواپیما تهران به اهواز را از چند روز قبل رزرو کنید تا علاوه بر انتخاب ساعت پروازی مناسب، بدون دغدغه و با آمادگی کامل در مقصد حاضر شوید.
زمان سفر را با برنامه جلسات هماهنگ کنید
مدیران باتجربه زمان سفر را طوری تنظیم میکنند که فرصت کافی برای استراحت، جابهجایی داخل شهر و آمادگی ذهنی داشته باشند. شما باید پروازی را انتخاب کنید که در ساعات روز به مقصد برسد، زیرا دسترسی به هتل، حملونقل شهری و محل جلسات در روز آسانتر است و استرس کمتری ایجاد میکند.
هتل را بر اساس محل جلسات انتخاب کنید
در سفرهای کاری، موقعیت مکانی هتل اهمیت بیشتری نسبت به امکانات لوکس آن دارد. اقامت در هتلی که فاصله کمی تا محل جلسات یا مراکز اداری دارد، علاوه بر صرفهجویی در زمان، احتمال تاخیر ناشی از ترافیک را کاهش میدهد. این موضوع زمانی اهمیت پیدا میکند که در طول یک روز چند جلسه در نقاط مختلف شهر داشته باشید.
مطلب مرتبط: تکنیک های برنامه ریزی برای سفرهای کاری و یافتن مشتریان جدید
برای اتفاقات پیشبینی نشده زمان در نظر بگیرید
اتفاقاتی مانند تاخیر پرواز، ترافیک، شلوغی فرودگاه یا حتی طولانی شدن تحویل بار، میتوانند برنامه سفر را تغییر دهند. مدیران حرفهای همیشه زمانبندی خود را با در نظر گرفتن چنین شرایطی انجام میدهند. همچنین بهتر است مدارک ضروری، لپتاپ و لباس موردنیاز جلسه را داخل کیف دستی همراه خود قرار دهید تا در صورت تاخیر در تحویل چمدان، برنامه کاری شما مختل نشود.
سلامت و استراحت را در اولویت قرار دهید
عملکرد مطلوب در جلسات مهم، ارتباط مستقیمی با وضعیت جسمی و ذهنی شما دارد. در واقع خواب کافی پیش از سفر، نوشیدن آب در طول پرواز، صرف غذای سبک و سالم و استراحت کوتاه قبل از جلسات، تمرکز و قدرت تصمیمگیری را افزایش میدهد. اگر سفر طولانی است یا برنامه فشردهای در پیش دارید، بهتر است کمی زودتر به مقصد برسید تا فرصت کافی برای بازیابی انرژی داشته باشید.
هزینههای سفر را بهصورت منظم ثبت کنید
در بیشتر اوقات مدیران ارشد باید گزارش دقیقی از هزینههای ماموریت ارائه دهند، بنابراین ثبت هزینههای حملونقل، اقامت، غذا و سایر پرداختها در همان لحظه، از فراموش شدن اطلاعات جلوگیری میکند و فرایند تسویه با واحد مالی سازمان را سادهتر خواهد کرد. استفاده از اپلیکیشنهای مدیریت هزینه هم میتواند این کار را سریعتر و دقیقتر انجام دهد.
آرامش و تمرکز خود را حفظ کنید
با اینکه فشردگی برنامهها، تغییر محیط و جلسات متعدد میتوانند استرس سفر کاری را افزایش دهند، اما مدیران موفق نباید اجازه دهند این عوامل بر کیفیت تصمیمگیری آنها اثر بگذارد. داشتن چکلیست روزانه، مرور برنامهها قبل از هر جلسه و تمرکز بر اولویتهای اصلی، باعث میشود حتی در شرایط پیشبینینشده هم کنترل امور را در دست داشته باشید.