امروز، مطالبات را نقد کنید

پیشنهاد روز: پیش از تصمیم برای افزایش فروش، یک بار وضعیت پول‌هایی را بررسی کنید که از فروش‌های قبلی هنوز وارد حساب شرکت نشده‌اند.

در بسیاری از بنگاه‌ها، گزارش فروش با جزئیات بررسی می‌شود، اما گزارش مطالبات مشتریان تنها زمانی توجه مدیرعامل را جلب می‌کند که شرکت برای پرداخت حقوق، خرید مواد اولیه یا تسویه با تأمین‌کننده دچار مشکل شده باشد.

این در حالی است که رشد فروش اعتباری می‌تواند هم‌زمان با کاهش موجودی نقد شرکت اتفاق بیفتد. بنگاهی که امروز سفارش بیشتری دریافت می‌کند، ممکن است در هفته‌های آینده برای اجرای همان سفارش‌ها به سرمایه در گردش بیشتری نیاز داشته باشد.

بنابراین تصمیم امروز به‌جای تمرکز بر افزایش تعداد مشتریان، بر آزادسازی نقدینگی موجود در مطالبات گذشته متمرکز است.

مسئله مدیریتی

فرض کنیم یک شرکت در هر ماه فروش قابل توجهی ثبت می‌کند، اما بخشی از مشتریان با تأخیر تسویه می‌کنند. در ظاهر، عملکرد واحد فروش مطلوب به نظر می‌رسد؛ با این حال، واحد مالی ناچار است بخشی از هزینه‌های جاری را از منابع دیگر تأمین کند.

اگر این وضعیت ادامه پیدا کند، شرکت ممکن است برای جبران کمبود نقدینگی از تسهیلات گران‌تر استفاده کند یا پرداخت به تأمین‌کنندگان را به تعویق بیندازد.

در هر دو حالت، هزینه پنهان فروش افزایش می‌یابد.

مسئله فقط مشتری بدحساب نیست. گاهی خود شرکت در صدور صورتحساب، تحویل مدارک، تأیید صورت‌وضعیت یا پیگیری مؤدبانه پرداخت‌ها تأخیر دارد.

این دسته از مشکلات را می‌توان بدون مذاکره دشوار با مشتریان و حتی بدون تغییر شرایط تجاری، تا حدی اصلاح کرد.

بینش امروز

فروش زمانی به توان مالی بنگاه کمک می‌کند که به جریان نقدی تبدیل شود.

برای مدیریت بهتر، باید میان سه مفهوم تفاوت گذاشت: فروش ثبت‌شده، طلب قابل وصول و پول دریافت‌شده.

هر سه شاخص اهمیت دارند، اما برای پرداخت تعهدات روزانه، موجودی نقد و زمان واقعی وصول مطالبات تعیین‌کننده‌اند.

یکی از ابزارهای ساده، محاسبه متوسط دوره وصول مطالبات است: دوره وصول برابر است با «متوسط حساب‌های دریافتنی تقسیم بر فروش اعتباری دوره، ضرب‌در تعداد روزهای دوره».

برای استفاده معتبر از این فرمول، باید دوره‌های محاسبه یکسان باشند و فروش نقدی از فروش اعتباری تفکیک شود.

اگر متوسط دوره وصول افزایش یابد، مدیر باید بررسی کند آیا علت به تغییر شرایط قراردادها، تأخیر مشتریان یا نقص فرآیند داخلی مربوط است.

اقدام اجرایی امروز

مدیر مالی و مدیر فروش باید فهرست ده مطالبه مهم شرکت را بر اساس مبلغ و مدت تأخیر تهیه کنند.

برای هر مطالبه، چهار موضوع روشن شود: مبلغ قابل وصول، تاریخ قراردادی پرداخت، آخرین اقدام پیگیری و مانع فعلی تسویه.

سپس مطالبات به سه گروه تقسیم شوند.

گروه نخست مطالباتی هستند که موعد آنها رسیده و مانع مستندی برای پرداخت وجود ندارد. برای این گروه، پیگیری مستقیم و حرفه‌ای با توافق بر تاریخ مشخص پرداخت مناسب است.

گروه دوم مطالباتی‌اند که به دلیل نقص سند، اختلاف حساب یا ابهام قراردادی پرداخت نشده‌اند. در این موارد، فشار بر مشتری بدون رفع مانع ممکن است نتیجه معکوس داشته باشد. مسئول رفع هر نقص باید مشخص و زمان انجام آن ثبت شود.

گروه سوم مطالباتی هستند که احتمال عدم وصول آنها وجود دارد. این موارد باید با توجه به شرایط قرارداد، مستندات و ریسک حقوقی برای تصمیم‌گیری مدیریتی یا پیگیری قانونی بررسی شوند.

هدف جلسه امروز صرفاً گزارش‌گرفتن نیست؛ باید برای هر مورد یک اقدام، مسئول و موعد روشن تعیین شود.

آزمایش هفت‌روزه

برای سنجش اثر این تصمیم، شرکت می‌تواند تا هفت روز آینده تعداد مطالبات تعیین‌تکلیف‌شده، مبلغ نقد وصول‌شده و متوسط زمان پیگیری را ثبت کند.

بهتر است میان پولی که واقعاً دریافت شده و وعده‌ای که مشتری برای پرداخت داده است تفاوت گذاشته شود. وعده پرداخت نباید به‌عنوان وجه وصول‌شده در گزارش نقدینگی محاسبه شود.

همچنین بهتر است واحد فروش برای حفظ رابطه با مشتری و واحد مالی برای کنترل ریسک به‌صورت مشترک عمل کنند. برخورد صرفاً تنبیهی با مشتریان می‌تواند به رابطه تجاری آسیب بزند، در حالی که پیگیری بدون چارچوب نیز ممکن است به ادامه تأخیر منجر شود.

ابزار عملی

برای اجرای این تصمیم، یک جدول ساده با ستون‌های «مشتری»، «مبلغ»، «سررسید»، «علت تأخیر»، «مسئول پیگیری»، «اقدام بعدی» و «تاریخ توافق‌شده» کفایت می‌کند.

نیازی نیست پیش از آغاز کار نرم‌افزار تازه‌ای خریداری شود. اگر سیستم مالی موجود امکان تهیه گزارش مطالبات سررسیدگذشته را دارد، همان گزارش مبنای اقدام قرار گیرد.

تصمیم نهایی امروز: تا پایان ساعت کاری، ده مطالبه مهم شرکت باید دارای وضعیت مشخص و برنامه پیگیری باشند. موفقیت این تصمیم نه با تعداد تماس‌ها، بلکه با مبلغ وصول‌شده و کاهش ابهام در زمان دریافت پول سنجیده می‌شود.

کنترل هفتگی و پیشگیری از تکرار تأخیر

پیگیری ده مطالبه فقط نخستین گام است. پس از وصول یا تعیین تکلیف آنها، باید علت‌های تکرارشونده تأخیر به فرآیند فروش بازگردانده شود. اگر مشتریان به دلیل نبود صورت‌حساب دقیق دیر پرداخت می‌کنند، باید زمان صدور و ارسال اسناد اصلاح شود. اگر شرایط پرداخت مبهم است، متن قراردادهای آینده به بازنگری نیاز دارد. اگر فروش اعتباری بدون بررسی سابقه پرداخت انجام می‌شود، واحد مالی باید پیش از پذیرش تعهدات بزرگ در ارزیابی مشتری مشارکت کند.

نتیجه قابل انتظار از این تصمیم، یک جهش تضمین‌شده در نقدینگی نیست؛ بلکه تبدیل مطالبات نامشخص به برنامه‌ای قابل مدیریت است. مدیر باید به‌جای اتکا به قول شفاهی، هر هفته فهرست مطالبات سررسیدگذشته و علت تغییر آنها را مرور کند. تنها در این صورت می‌توان فهمید کدام اقدامات به دریافت وجه منجر شده‌اند و کدام سیاست‌ها نیازمند اصلاح هستند.