چرا کارمندان به راحتی عقیده خود را ابراز نمی کنند

فقدان فرهنگ آزادی بیان در هر شرکتی، علاوه بر اینکه باعث دلسردی کارمندان می شود، مشکلات بنیادین را هم پنهان و ناگفته نگه می دارد.

به گزارش زومیت، یکی از توصیه های همیشگی مشاوران و کارشناسان کسب و کار به مدیران برای بهبود پروسه های شرکت، این است که فضایی مهیا سازند تا کارمندان در آن آزادانه نظرات خود را بیان کنند. اگر می خواهیم همه اعضای شرکت خودشان را به کار متعهد بدانند و نسبت به وظایف خود مسئولیت پذیر باشند، باید کاری کنیم که خودشان باشند و بدانند که ایده های آنها برای شرکت باارزش است.

اثر مستقیم مشارکت و اعتمادبه نفس کارمندان در فرآیندهای شرکت بر فروش و سودآوری، مشخص و بدیهی است. پس چرا کارمندان حاضر نیستند به راحتی با مدیر یا سرپرست خود صحبت کنند و عقایدشان را به زبان بیاورند؟

دلایل اصلی عدم اظهارنظر کارمندان

۱- ترس از تلافی یا تحقیر شدن: ممکن است کارمندان به خاطر ضعف اعتمادبه نفس، از این بترسند که انتقاد یا دیدگاه صریح آنها با واکنشی انتقام جویانه پاسخ داده شود. درعین حال ممکن است کارمندان واهمه داشته باشند که اگر ایده های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند، ناکارآمد و نالایق به نظر برسند؛ به ویژه هنگامی که از اطلاعات خود اطمینان کامل ندارند.

۲- اقتدار چالش برانگیز: ممکن است کارمندان به شیوه ای تعلیم دیده باشند که فکر کنند نباید هرگز نیروی مافوق را زیر سوال ببرند. به همین دلیل آنها فکر می کنند بهترین سیاست این است که همیشه با رئیس خود موافقت کنند.

۳- تجربیات بد گذشته: اگر کارمندان در گذشته سرپرست بی کفایتی داشته اند یا کسی که از آنها بازخورد می گرفته، هرگز به این بازخوردها عمل نکرده است؛ احتمالاً فکر می کنند تلاش برای اظهار حقیقت، ارزشی نخواهد داشت.

۴- بی تجربگی در معاشرت های اداری: کارمندانی که تجربه ای از ارائه بازخورد به شیوه های صحیح، محترمانه و قابل  اعتماد ندارند، ممکن است نگران باشند که اظهارات آنها بی ادبانه یا ناخوشایند تلقی شود.

۵- شما واقعاً اهمیتی به نظر کارمندان نمی دهید: اینکه شما از کارمندان بخواهید ایده ها و بازخوردهای خود را مطرح کنند، با این موضوع که شما واقعاً در دسترس باشید متفاوت است. اطمینان حاصل کنید که درهای اتاق شما همیشه به روی آنها باز است. حتی بهتر است به جای تکرار عباراتی نظیر«ما همیشه از انتقادات استقبال می کنیم»، این موضوع را در عمل به کارمندان نشان دهید.

موضوع هرچه باشد، بهتر است رهبران و سرپرستان تیم را طوری آموزش دهید که شنوندگان خوبی باشند. خودتان هم باید برای آنها الگویی باشید تا فضایی بر شرکت حاکم شود که در آن کارمندان به راحتی قادر به بیان ذهنیات خود باشند.

چند روش برای تشویق کارمندان به صحبت و تعامل بیشتر

- به افرادتان بگویید که از آنها انتظار بازخورد دارید و این خواسته را بارها تکرار کنید. مثال هایی عمومی و واضح از احترام به نظرات مختلف بیاورید؛ به طوری که آنها باور کنند شما به نظرات و پیشنهاد ات آنها نیاز دارید و در ضمن اعتماد کافی برای مراجعه به شما به دست بیاورند.

- اصول گوش دادن مؤثر از جمله تکرار بخش هایی از صحبت افراد را تمرین کنید. این کافی نیست که منتظر شوید تا نوبت به صحبت کردن خودتان برسد!

- در هنگام گفت وگو با کارمندان، تلفن همراهتان را کنار بگذارید و لپ تاپ خود را ببندید.

- به شیوه ای روشن و صحیح با کارمندان ارتباط برقرار کنید. مزایا و محاسن این فرآیند را برای آنها توضیح دهید و مراقب باشید عکس العملی نشان ندهید که آنها احساس بی ارزشی کنند.

- حتی اگر به زمانی برای فکر کردن نیاز دارید، باز هم سعی کنید در کوتاه ترین زمان ممکن پاسخ آنها را بدهید.

- در دسترس باشید. اگر مدیری باشید که هیچ وقت در دفتر کارش حضور ندارد، همیشه در جلسه است یا درهای اتاقش به روی کسی باز نیست، نمی توانید انتظار دریافت بازخورد داشته باشید. همه افراد باید دلگرم باشند که می توانند به هر وسیله ای، از ایمیل گرفته تا تلفن یا حتی مراجعه حضوری، با شما تماس داشته باشند.

وقتی فرهنگ آزادی بیان را در شرکت تان توسعه می دهید، به کارمندان خاطرنشان کنید که مطرح کردن مشکلات شرکت نشانه ای از قدرت و پنهان کردن آنها نقطه ضعف تیم شما است.

هرچه بیشتر به کارمندان تان گوش دهید، بهتر متوجه می شوید که به چه افرادی می توانید اعتماد کنید و هنگامی که کارها خوب پیش نمی روند، از چه افرادی می توانید کمک بگیرید. به این ترتیب کسب وکار شما پیشرفت بهتری خواهد داشت.