مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات با کمک نرم افزار

مفهوم مدیریت جلسات

در یک جمله، مفهوم جلسه را می توان به نشست دو نفر یا بیشتر تعبیر کرد که هدف آن ها رسیدن به یک مفهوم و نتیجه‌ی واحد در خصوص موضوع مطرح شده در جلسه است. ارتباطات در یک جلسه می تواند به صورت شفاهی و کتبی شکل بگیرد و در نهایت وظایف افراد مشخص در بازه زمانی مشخص به آن ها محول شود.

از نگاهی دیگر عواملی همچون بزرگ شدن سازمان ها، تغییرات ساختاری آن ها و دیگر عوامل تأثیر گذار، استفاده از یک سیستم نرم افزاری جهت برگزاری جلسات مکانیزه که به صورت کاملاً کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه شامل هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه‌ی گزارشات مربوطه را در بر داشته و نقشی ارزنده و تسهیل گر داشته باشد، به شدت مورد نیاز سازمان ها خواهد بود.

نرم افزار مدیریت جلسات

نرم افزار مدیریت جلسات همتاک با امکانات متنوعی که در ادامه به تشریح آن ها خواهیم پرداخت انجام تمامی فعالیت های مرتبط با فرآیندهای برگزاری جلسات را امکان پذیر می سازد؛ فعالیت هایی شامل: برنامه ریزی زمان جلسه تا ارسال دعوت نامه، دستور جلسه و در نهایت ثبت صورت جلسات و پیگیری مصوبات آن. این سیستم با نگاهی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان­ ها را تسهیل نموده و می­تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت­ کنندگان و سایر افراد باشد.

علاوه بر قابلیت های ذکر شده می توان در خصوص ارزش افزوده هایی که استفاده از این سیستم برای سازمان ایجاد می کند به موارد زیر اشاره کرد:

1. تسهیل فرآیند برنامه ریزی

برنامه ریزی و اطلاع رسانی ساده و سریع از طریق ایمیل و اعلانات با صرف کم ترین هزینه و زمان.

2. تقسیم کار و وظایف جلسه

تعیین مجریان هر یک از مصوبات و تنظیم مهلت اجرای آن ها و تعیین شخص پیگیری کننده برای هر یک از مصوبات.

3. برگزاری جلسه فقط با دستور جلسه

تنظیم دستور جلسه پیش از برگزاری و اطلاع رسانی به مدعوین.

4. تجزیه و تحلیل جلسه

• مشاهده کلیه‌ی مصوبات و آخرین وضعیت جلسات برگزار شده
• مشاهده تمامی مصوبات مرتبط با هر کاربر
• تعیین فرصت لازم برای اجرای مصوبات محوله
• ارسال یادآوری به تمام اعضای مرتبط با جلسه

ثبت جلسه

در فرم ثبت جلسه، با وارد کردن نام اعضا و محل برگزاری جلسه، در صورت تداخل زمانی، سیستم به شما هشدار می دهد که فرد به جلسه همزمان دعوت شده یا محل برگزاری جلسه، از قبل رزرو شده است. با استفاده از گزینه زمان های پیشنهادی، سیستم می تواند با توجه به تقویم افراد عضو جلسه و برنامه اتاق های جلسات قابل استفاده، زمان های پیشنهادی که همه اعضا می توانند در جلسه شرکت کنند را پیشنهاد دهد. بعد از ثبت نهایی جلسه، دعوتنامه جلسا برای اعضا پیامک و ایمیل خواهد شد.

می توان مهمانانی خارج از سازمان را به جلسه دعوت کرد. با وارد کردن مشخصات و شماره تماس مهمانان، دعوت به جلسه و یادآوری های مربوط به جلسه برایشان پیامک خواهد شد.

بعد از ثبت جلسه، اعضای دعوت شده به جلسه می توانند در سیستم وضعیت حضور یا عدم حضور خود را مشخص کنند و در صورت عدم حضور جانشین خود را برای حضور در جلسه معرفی کنند.

همچنین دبیر جلسه می تواند در زمان های دلخواه و بلافاصله قبل از شروع جلسه، برای اعضا یادآوری ارسال کند. این یادآوری می تواند به صورت نوتیفیکیشن درون سیستمی، ایمیل و پیامک ارسال شود.

دستور جلسات پیشنهادی برای هر جلسه می توانند از قبل توسط اعضا به دبیر یا به جلسه پیشنهاد شوند و دبیر از بین دستورجلسات پیشنهادی انتخاب کند، یا دستور جلسات جدیدی وارد کند.

مصوبات جلسه

مصوبات جلسه در تب مخصوص مصوبات وارد می شوند. برای هر مصوبه یک انجام دهنده و یک پیگیری کننده تعیین می شود. انجام دهنده می تواند یک فرد یا گروهی از افراد باشند. به طور مثال می توان گروهی تحت عنوان واحد قراردادها تعریف کرد و یک مصوبه را به همه‌ی اعضای این واحد اختصاص داد.

هر فرد در کارتابل خود می تواند لیستی از همه مصوباتی که به محول شده، مصوبات جهت انجام، مصوبات منتظر تایید، منتظر بررسی مجدد، تایید شده، با تاخیر را ببینید.

پیگیری مصوبات

همانطور که گفته شد، برای هر مصوبه علاوه بر انجام دهنده، یک پیگیری کننده هم مشخص می شود تا تا عملکرد فرد انجام دهنده را تایید کند. هر تعداد پیگیری که روی مصوبات انجام شود تا به مرحله انجام برسند، در گزارشات قابل ردیابی است.

دستور جلسه

قبل از پایان جلسه، طبق اطلاعات وارد شده در سیستم، شامل اعضای جلسه، دستور جلسات و مصوبات، صورتجلسه طبق فرمت های مختلفی ایجاد می شود که هم قابل پرینت گرفتن است و هم می تواند به صورت الکترونیکی توسط اعضا در سیستم امضا شود.

گزارشات

در قسمت گزارشات می توانید با کمک فیلترهای مختلف، از جلسات، مصوبات، تخصیص ها و پیگیری ها گزارش های متنوعی استخراج کنید و در قالب خروجی اکسل تحویل بگیرید.

برای مثال گزارش از:

• تمام مصوبات به تاخیر افتاده‎ی یک شخص
• تمام جلساتی که در یک بازه‌ی زمانی مشخصی برگزار شده و یک شخص بخصوص رئیس جلسه بوده است.
• تمام مصوبات مربوط به جلسات با یک برچسب خاص
• تمام مصوباتی که وضعیت پیگیری آن ها "رد شده" است.

داشبورد پیشرفته

در داشبورد پیشرفته، می توان وضعیت کلی جلسات و مصوبات را در قالب نمودار و جدول مشاهده کرد.

در این داشبورد می توان در یک نگاه وضعیت پرسنل را در انجام مصوبات مشاهده و مقایسه کرد و با استفاده از فیلترها این نمودارها را هدفمندتر کرد.

به طور مثال در این داشبورد می توان مشاهده کرد که:

جلسات کدام شخص یا واحد، بیشترین مصوبات انجام نشده را دارد.

به چه شخص یا واحدی بیشترین یا کمترین مصوبه اختصاص داده شده و چه تعداد ازا ین مصوبات انجام شده اند یا با تاخیر انجام شده اند.

جلسات کدام شخص یا واحد بیشترین تعداد حاضرین یا غایبین را داشته است.

و به این ترتیب می توان جلسات غیر ضروری را شناسایی کرد.

یکی از پر تکرارترین کارهای مدیران در هر سازمانی، حضور در جلسات است. مهمترین تصمیمات سازمان در جلسات گرفته می شوند و برگزاری جلسات یکی از پر چالش ترین هماهنگی ها محسوب می شود. از طرفی مهمترین خروجی جلسات، مصوبات آن است. اگر موارد مصوب شده در جلسات به موقع اجرایی نشوند، می توان ادعا کرد بخش قابل توجهی از زمان صرف شده برای جلسات، بی حاصل از بین رفته است.

همه‌ی این موارد نشان دهنده اهمیت در نظر گرفتن مکانیزمی برای مدیریت جلسات، مدیریت مصوبات و مدیریت کارها است. با مراجعه به سایت سپهر ماهان به آدرس sepehrmahan.com می توانید با ویژگی های نرم افزار مدیریت جلسات خوب آشنا شوید.