هر کسب و کاری برای انجام فعالیت های روزانه خود از انواع فرم های اداری استفاده می کند. برخی از این فرم ها عمومی تر بوده و در سازمان ها بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند. در ادامه به معرفی 9 فرم آماده اداری می پردازیم که کسب و کارها بیشتر با آنها سر و کار داشته و در پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر در اختیار شما قرار دارند.

9 فرم آماده در اتوماسیون اداری فراگستر

فرم اداری، سندی است که در آن نوشته هایی همراه با جای خالی برای پرکردن آنها وجود دارد و از آنها برای تهیه اسنادی خاص مانند برگه درخواست مرخصی استفاده می شود. کاربرد فرم ها در کسب و کارها متنوع است و از آنها استفاده های متفاوتی می شود. اما برخی فرم های اداری، عمومی هستند و در تمامی سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند، مانند فرم اضافه کاری و فرم درخواست مرخصی.

تهیه کردن و به گردش انداختن این فرم ها برای هر کسب و کاری زمان بر است. اتوماسیون اداری فراگستر برای رفع این نیاز، تعدادی از این فرم ها را به صورت آماده و سریع در اختیار سازمان ها قرار می دهد. با بکارگیری نرم افزار پیشخوان کارکنان فراگستر شما می توانید بدون نیاز به کاغذبازی، از انواع فرم های اداری آماده که به صورت الکترونیکی در این پیشخوان قرار داده شده اند، در سازمان یا کسب و کار خود استفاده کنید.

کارکنان مجموعه نیز می توانند فرم های مربوط به درخواست های روتین خود (مانند درخواست ثبت ماموریت، درخواست مرخصی، درخواست ثبت اضافه کار و …) را به صورت الکترونیکی در کامپیوتر یا موبایل خود پر کرده و در بستر کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر به گردش دربیاورند و وضعیت آنها را پیگیری کنند.

این فرم های آماده و سریع که در اغلب کسب و کارها مورد نیاز هستند، جزو رایج ترین انواع فرم های اداری بوده و عبارتند از:

• فرم درخواست ثبت مرخصی
• فرم درخواست ثبت ماموریت
• فرم درخواست ثبت اضافه کار
• فرم درخواست اصلاح کارکرد
• فرم درخواست وام
• فرم درخواست پرداخت
• فرم درخواست خودرو
• فرم درخواست کالا
• فرم درخواست خدمات

نحوه استفاده از فرم های آماده در اتوماسیون اداری فراگستر

برای استفاده از فرم های آماده مذکور در اتوماسیون اداری فراگستر باید زیر سیستم پیشخوان کارکنان (ESS) فراگستر را تهیه و نصب کرده باشید. در این صورت، این فرم ها در کارتابل اتوماسیون اداری و در فهرست مربوط به قالب های نامه جدید در اختیار شما خواهند بود.

به علاوه برای استفاده از این فرم ها نیاز به هیچگونه پیش طراحی آنها از سوی شما وجود ندارد. به عبارتی، فرم های این سامانه آماده بوده و امکان طراحی ندارند. این عدم نیاز به طراحی فرم ها باعث می شود تا برای استفاده از آنها نیازی به آموزش نیروی انسانی نیز نداشته باشید.

بنابراین فرم های آماده در پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر مناسب سازمان هایی است که نمی خواهند درگیر طراحی فرم ها با استفاده از ابزارهای پیشرفته تر شوند. به عنوان نمونه، کسب و کارهای دارای ابعاد متوسط و کوچک می توانند با کمک این ابزار، بدون نیاز به طراحی فرم های اختصاصی خود، به کارکنان خود این امکان را بدهند تا درخواست های روزمره خود را به سادگی با استفاده از فرم های از پیش آماده، به سرعت تهیه و ارسال کنند.

البته باید توجه کنید که این ابزار یکی از زیرسیستم های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است و بطور مجزا از آن قابل استفاده نخواهد بود..

آیا می توان فرم های آماده در اتوماسیون فراگستر را تغییر داد؟

خیر. فرم های موجود در پیشخوان خدمات کارکنان اتوماسیون اداری فراگستر، فرم های آماده و غیرقابل تغییر هستند. در واقع، ماهیت اصلی این ابزار ارائه فرم های آماده است که برای استفاده از آنها نیازی به هیچ نوع طراحی یا تنظیمات نباشد. همچنین، شما امکان خودکارسازی مسیر گردش فرم های آماده در پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر را نیز ندارید و برای انجام این کارها نیاز به ابزارهای دیگری خواهید داشت.

چگونه می توانیم فرم های مورد نیاز خود را طراحی کرده یا تغییر دهیم؟

در مواردی که نیاز به ایجاد فرم های خاص برای سازمان خود دارید، باید از یکی دیگر از زیرسیستم های اتوماسیون اداری فراگستر به نام نرم افزار فرم ساز استفاده کنید. با زیرسیستم فرم ساز اتوماسیون اداری فراگستر می توانید بدون نیاز به دانش برنامه نویسی، در یک محیط کاملاً گرافیکی با قابلیت Drag and Drop، خیلی سریع و ساده انواع فرم های مورد نیاز خود را طراحی کرده و آنها در بستر اتوماسیون اداری فراگستر و در میان کاربران آن به گردش دربیاورید.

البته در نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر نیز ابزاری برای تهیه فرم های اختصاصی وجود دارد که با استفاده از آن می توانید علاوه بر طراحی فرم های مورد نظر خود، مسیر گردش آنها را نیز مشخص کرده و آنها را به طور خودکار در مسیر تعیین شده به گردش بیندازید.

سخن پایانی

فرم های اداری، تهیه اسنادی را که محتوای مشابه دارند آسان تر می کنند و به همین دلیل در کسب و کارها و سازمان های مختلف استفاده می شوند. استفاده از فرم های آماده اتوماسیون اداری فراگستر، مانند فرم مرخصی و یا فرم ثبت ماموریت، باعث آسان تر شدن هر چه بیشتر این فرآیند شده و مقدار زیادی در زمان و هزینه های سازمان شما صرفه جویی می کند.