چگونگی مهاجرت از مدیریت سنتی خیریه به مدیریت نوین برپایه نرم افزار خیریه و جمع سپاری

بر اساس تحقیقاتی که شرکت مایکروسافت انجام داده است، حدود 75 درصد از سازمان ها و موسسات خیریه در آمریکا برای انجام حداقل 3 فعالیت اصلی خود یعنی ذخیره سازی اطلاعات، جلب مشارکت مردمی و مدیریت کمپین ها و رویدادها از سیستم نرم افزار خیریه استفاده می کنند.

در این مطالعه همچنین به این نکته اشاره می کند که موسسات خیریه کوچک هنوز برای استفاده از نرم افزارهای مدیریت خیریه دچار تردید هستند. این مسئله به 2 دلیل امکان دارد صورت گیرد: اول اینکه بودجه آنها ممکن است محدود باشد و به نظر آنها هزینه کردن برای نرم افزار مدیریت خیریه، امر واجبی نیست. دومین دلیل نداشتن اطلاعات کافی در خصوص چگونگی مهاجرت از سیستم سنتی خیریه به نرم افزارهای مدیریت خیریه می باشد.

مکانیزه کردن روند کاری خیریه ها

مکانیزه شدن روند کاری موسسات خیریه به معنی بکارگیری سامانه خیریه و آنلاین کردن فرآیندهای مختلف در موسسه می باشد. در سال های اخیر و به خصوص همزمان با اپیدمی ویروس کرونا، خیریه های مختلف تا مرز تعطیلی پیش رفتند. یکی از اصلی ترین عوامل این مسئله، عدم وجود شرایط جلب مشارکت های مردمی به صورت آنلاین و سیستمی بود.

همان طور که در ابتدای مطلب بیان شد، اغلب موسسات خیریه در کشورهای پیشرفته، فرآیندهای جذب حامی، جلب مشارکت مردمی و مدیریت مددجویان خود را با استفاده از فناوری های نوین و آنلاین انجام می دهند. در ادامه با ما همراه باشید تا در خصوص مراحل مهاجرت از سیستم مدیریت سنتی خیریه به سوی سامانه های خیریه، اطلاعات بیشتری در اختیار شما قرار دهیم.

نرم افزار خیریه؛ راه حلی نوین برای مدیریت خیریه

یکی از روش های مدیریت خیریه که البته بهترین روش هم می باشد، استفاده از نرم افزار جامع موسسات خیریه است. شرکت های نرم افزاری در سال های اخیر با توجه به احساس نیازی که در این زمینه وجود داشته، اقدام به تولید نرم افزارهای گوناگونی کرده اند که هر کدام قابلیت های مخصوص به خود را دارا هستند. این سامانه ها، پورتال ها و پلتفرم ها به شما کمک می کنند تا فرآیندهای مالی (ثبت قبوض، صندوق صدقات، گزارشگیری بیلان و ...)، جذب نیکوکاران، خدمت رسانی به مددجویان، ساخت کمپین و سایر خدمات مورد نیاز را به راحتی انجام دهید و به اصلاح روندها را هوشمند سازی کنید.

به طور معمول یک نرم افزار جامع در حوزه نیکوکاری دارای بخش های تفکیک شده نیکوکاری، مددکاری، مالی و ... می باشد. اغلب این نرم افزارها به صورت ماژولار طراحی می شوند و چندین ماژول مختلف برای انجام کارهای گوناگون در آنها تعبیه شده است.

موسسات خیریه در طی روند مکانیزاسیون باید یک سری پیش نیاز را داشته باشند. اولین و مهم ترین مورد، تغییر نوع دیدگاه مسئولان و مدیران خیریه و شکل گیری رویکردی همه جانبه برای تغییر روند مدیریت سنتی خیریه ها است. پذیرش این مسئله که استفاده از فناوری های نوین و نرم افزارهای خیریه یکی از الزامات در پیشبرد و پیشرفت خیریه است، اصلا کار آسانی نمی باشد. زیرا اکثر مدیران موسسات، چندین سال با روش سنتی این کار را انجام داده اند و مقاومت زیادی در برابر تغییر روند مدیریت خواهند داشت.

برای درک بهتر اهمیت مهاجرت از سیستم سنتی به نرم افزار مدیریت خیریه، مدیران باید مطالعه و بررسی بیشتری در زمینه بکارگیری تکنولوژی در سایر موسسات خیریه داشته باشند. همچنین باید نتایج و موفقیت های سایر موسسات را در پیشبرد اهداف و بهبود عملکرد کارکنان و ... را مورد بررسی قرار دهند.

ویژگی های یک سامانه خیریه

همان طور که پیش تر گفته شد، هر کدام از نرم افزارهای خیریه دارای امکانات و کاربردهای مختلفی هستند. اما به طور کلی در یک نرم افزار جامع موسسات خیریه، شما امکان استفاده از ویژگی های مختلفی را دارید که در زیر به برخی از آنها ذکر شده است:

• مدیریت مکانیزه نیکوکاران
• ثبت، جستجو و گزارشگیری قبوض کمک های دریافتی
• مدیریت صندوق صدقات
• ثبت پرونده مددجویان و گزارشگیری از خدمات ارائه شده
• توانمند سازی مددجویان و توزیع عادلانه خدمات و کمک ها
• برگزاری کمپین و پروژه با امکان جمع سپاری
• دسترسی راحت به سامانه به صورت آنلاین
• عدم نیاز به کاغذ بازی های مرسوم
• دریافت آنلاین کمک های نقدی
• و ...

خداحافظی با سیستم سنتی پیش از انقراض!

همه ما میدانیم که سیستم های مدیریتی سنتی دیر یا زود از بین می روند و سیستم های مدرن و مکانیزه جایگزین آنها می شوند. مثال کاملا ملموس این مورد، تاکسی های تلفنی هستند. زمانی که تاکسی های اینترنتی شروع به فعالیت کردند، اغلب مدیران تاکسی های تلفنی، شاید حتی کرایه تاکسی به روش اینترنتی را تمسخر می کردند. اما در کمتر یک سال، اکثر دفاتر تاکسی تلفنی نابود شدند و ناگزیر فعالیت خود را تعطیل کردند.

در حال حاضر، موسسات خیریه ای که از سیستم های نرم افزاری و آنلاین استفاده می کنند، همانند تاکسی های اینترنتی رشد قابل توجهی نسبت به موسسات سنتی داشته اند. به طور قطع در سال های آینده و با رشد بیش از پیش موسسات خیریه مدرن، سایر موسسات سنتی ملزم به تعطیلی خواهند شد. پس بهتر است پیش از آنکه مجبور به تعطیلی موسسه خود شویم، با تغییر رویکرد مناسبی به سمت استفاده از نرم افزار آنلاین خیریه برای بهبود عملکرد موسسه خود برویم.

سخن پایانی

تکنولوژی بصورت بی رحمانه ای کسب و کارهای سنتی را از بین می برد و کسانی که با آن همراه نشوند، محکوم به از بین رفتن خواهند شد. این موضوع در خصوص موسسات خیریه نیز صدق می کند و به زودی دیگر جایی برای موسسات خیریه سنتی در کمک رسانی نیکوکاران و خیرین وجود نخواهد داشت.

استفاده از نرم افزار جامع موسسات خیریه علاوه بر مکانیزه شدن کارها و فعالیت های موسسه به کاهش چشمگیر خطای انسانی در ثبت و گزارشگیری موارد مختلف به شما کمک می کند. همچنین دیگر لازم نیست نگران حذف شدن اطلاعات باشید، زیرا اطلاعات به صورت آنلاین ذخیره سازی می شود. انجام کارهای مشخصی که به دلیل تعداد بالا، بسیار وقت گیر بوده را می توانید صرفا با زدن یک کلیک انجام دهید.

در آخر باید به شما بگوییم که مهاجرت از سیستم سنتی به سمت استفاده از نرم افزارهای آنلاین، شاید در روزهای ابتدایی دشوار باشد. اما در بلند مدت قطعا چندین برابر روند کارهای موسسه خیریه شما را بهبود می بخشد.